Les modifications manuelles des crédits et des entrées sont des opérations sensibles. Cet article définit un processus cohérent pour que les corrections restent traçables, tant sur le plan opérationnel que comptable.
Quand effectuer une correction manuelle
Corriger un solde ajouté ou déduit par erreur.
Traiter un remboursement ou une réclamation validé.
Accorder une compensation conformément à vos règles internes.
Quelles actions utiliser
Augmenter : ajouter des crédits ou des entrées au compte d'un client.
Diminuer : ajuster manuellement le solde à la valeur correcte.
Modifier la validité : changer la date d'expiration des crédits ou des entrées.
Processus étape par étape
Confirmez quel client est concerné par la correction.
Effectuez l'ajustement.
Si nécessaire, ajoutez une note interne précisant la raison.
Vérifiez le profil du client pour vous assurer que les chiffres sont corrects.
Important : Consignez toujours la raison d'une correction manuelle dans les notes internes du client. Sans cette information, retrouver l'origine d'un écart par la suite sera beaucoup plus difficile.
FAQ
Comment savoir s'il faut ajuster les crédits ou les entrées ?
Cela dépend du type de carnet que le client utilise pour ses réservations et commandes.
Quand faut-il aussi modifier la validité ?
Lorsque l'objectif est à la fois une compensation et une prolongation, et pas seulement un ajustement du solde.
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