Lorsqu'une séance est annulée automatiquement, personne ne doit en être de sa poche. Les remboursements fonctionnent exactement comme lorsque vous annulez une séance vous-même en tant que studio — tous ceux qui avaient réservé récupèrent la totalité du montant, sans frais d'annulation. Cet article explique comment chaque moyen de paiement est remboursé et ce que vous et vos clients voyez.
La totalité du montant est remboursée, sans frais
L'annulation automatique compte comme une annulation par le studio. Tous ceux qui avaient réservé récupèrent donc 100 % du prix, quel que soit le temps restant avant le début. Les frais d'annulation ne s'appliquent pas — ils ne concernent que les réservations que les clients annulent eux-mêmes.
Comment chaque moyen de paiement est remboursé
Carte — le montant est remboursé automatiquement sur la carte utilisée par le client. Selon la banque, il apparaît généralement en 5 à 10 jours.
PayPal — le montant est remboursé automatiquement sur le compte PayPal du client.
Crédits — les crédits reviennent sur le compte du client, qui peut les utiliser pour une autre réservation.
Carnet — l'entrée utilisée revient sur le carnet, et le client peut la réutiliser.
Abonnement — la réservation est libérée et l'abonnement reste valable, de sorte que le client peut réserver un autre cours.
Virement bancaire — si le paiement est déjà arrivé, la commande est marquée en attente de remboursement dans la section Commandes et vous remboursez le client directement. Si le virement n'est pas encore arrivé, il n'y a rien à rembourser.
Paiement sur place — si le client n'a pas encore payé, ce qui est habituel pour les paiements sur place, il n'y a rien à rembourser. Si vous avez déjà enregistré le paiement comme reçu, la commande est marquée en attente de remboursement et vous remboursez le client directement.
Les paiements par carte, PayPal, crédits, carnet et abonnement sont donc traités pour vous. Ce n'est que pour les virements et les paiements sur place déjà effectués que vous remboursez à la main — exactement comme pour une annulation de séance classique par le studio.
Ce que vous voyez
Pour chaque séance annulée automatiquement, vous recevez un e-mail d'information dont l'objet est Cours annulé automatiquement (pour les événements, Événement annulé automatiquement). Il vous indique :
quelle séance a été annulée et quand elle devait commencer,
combien de personnes étaient inscrites, quel était le minimum, et la capacité,
une note indiquant que les paiements en ligne ont été intégralement remboursés et que les paiements par virement et sur place sont marqués comme en attente de remboursement dans la section Commandes.
Ce que voient les clients inscrits
Les clients qui avaient réservé reçoivent la même notification d'annulation que pour tout autre cours ou événement annulé. Vous n'avez pas à leur écrire vous-même — Zenamu les prévient pour vous.
Quand un remboursement en ligne échoue
Si un remboursement échoue pour l'un des paiements (à cause d'une erreur du prestataire de paiement, par exemple), la séance reste annulée et les autres paiements sont remboursés normalement. Le paiement en échec reste signalé dans la section Commandes pour que vous puissiez le régler à la main. Un seul paiement n'empêchera pas d'annuler toute la séance.