Cet article concerne les rendez-vous (séances 1:1 avec un praticien) : comment les clients paient un rendez-vous et comment les frais d'annulation et la fermeture des annulations s'appliquent aux réservations de rendez-vous. Les règles d'annulation des cours collectifs sont expliquées dans Fermeture des annulations et frais d'annulation pour les réservations de cours et de rendez-vous ; les cycles et les événements ont leurs propres règles.
Moyens de paiement
Lors de la réservation d'un rendez-vous individuel, les clients peuvent payer de la manière suivante :
Paiement par carte en ligne
Le client règle immédiatement par carte lors de la finalisation de la réservation. Le paiement est traité automatiquement. Voir « Configuration des paiements par carte avec Stripe ».
PayPal
Le client est redirigé vers PayPal pour effectuer le paiement. Voir « Configuration des paiements avec PayPal ».
Virement bancaire
Le client reçoit les coordonnées bancaires (numéro de compte, référence). Le paiement est traité manuellement après réception sur votre compte. Voir « Configuration des paiements par virement bancaire » et « Rapprochement automatique des virements ».
Paiement sur place
Le client règle à son arrivée — en espèces, par carte ou par un autre moyen directement chez vous.
Crédit / Carnet d'entrées / Abonnement
Si le client dispose d'un crédit, d'un carnet d'entrées ou d'un abonnement actif, il peut l'utiliser pour régler le rendez-vous. En savoir plus sur les carnets de crédits et carnet d'entrées et les abonnements.
Règles d'annulation des rendez-vous
Les rendez-vous n'ont pas de paramètres d'annulation propres. Ils utilisent les Frais d'annulation pour les séances individuelles et la Fermeture des annulations définis pour tout le studio, soit les mêmes règles que les cours à l'unité. Ces règles protègent votre temps et encouragent les clients à annuler avec un préavis suffisant. En savoir plus dans l'article « Fermeture des annulations et frais d'annulation pour les réservations de cours et de rendez-vous ».
Comment fonctionnent les frais d'annulation pour les rendez-vous
Les frais d'annulation fonctionnent avec des paliers temporels — plus le client annule tard, plus les frais d'annulation peuvent être élevés.
Exemple
Annulation plus de 24 heures avant le rendez-vous → sans frais (remboursement intégral).
Annulation 12 à 24 heures avant le rendez-vous → 50 % de frais d'annulation.
Annulation moins de 12 heures avant le rendez-vous → 100 % de frais d'annulation (aucun remboursement).
Comment configurer les frais d'annulation pour les rendez-vous
Les frais d'annulation se définissent au niveau du studio, dans Paramètres > Réservations et règles > onglet Annulation des réservations > carte Séances > Frais d'annulation pour les séances individuelles. Un seul ensemble de règles couvre toutes les séances individuelles : vos prestations sur rendez-vous et vos cours à l'unité suivent donc les mêmes règles — vous ne pouvez pas attribuer des conditions propres à chaque prestation.
Cliquez sur + Ajouter et, dans la fenêtre Nouveaux frais d'annulation, définissez :
Combien de temps avant le début du cours ? — combien d'heures avant le rendez-vous les frais s'appliquent. Le libellé mentionne le « cours », mais la même règle s'applique aux rendez-vous. L'heure est ici la seule unité disponible : convertissez donc les durées plus longues (1 jour = 24 heures).
Quel pourcentage du prix du cours ? — quel pourcentage du prix est facturé en tant que frais (1–100 %).
Jusqu'à quand les clients peuvent-ils annuler un rendez-vous ? (Fermeture des annulations)
La Fermeture des annulations, sur la même carte Séances, définit le dernier moment avant le rendez-vous où un client peut encore l'annuler en ligne. Choisissez À tout moment, ou choisissez Ou définissez une date limite précise et saisissez un nombre d'heures entières, par exemple 2.
Après la fermeture des annulations, le client ne peut plus annuler le rendez-vous en ligne. Zenamu lui affiche : « L'annulation en ligne n'est plus possible, le rendez-vous est trop proche. Contactez le studio. » Vous pouvez toujours annuler vous-même la réservation depuis son détail dans Rendez-vous > Réservations.
Remarque : Les cycles de cours et les événements suivent leurs propres règles et n'ont aucun frais en pourcentage. Voir Configuration des conditions d'annulation et des séances de rattrapage.
Remboursements automatiques
Lors de l'annulation d'une réservation, le système détermine automatiquement si et combien doit être remboursé au client :
Annulation gratuite — Le client reçoit un remboursement intégral. L'e-mail confirme l'annulation sans frais.
Annulation avec frais — Le client reçoit un e-mail détaillant le montant des frais d'annulation et le montant éventuellement remboursé.
La méthode de remboursement dépend du moyen de paiement initial :
Carte/PayPal — Remboursement automatique sur le moyen de paiement d'origine.
Virement bancaire / sur place — Le remboursement est traité individuellement.
Crédit / carnet d'entrées / abonnement — Remboursement automatique sur le crédit, le carnet d'entrées ou l'abonnement.