Cet article concerne l'annulation automatique en cas de faible remplissage : comment donner à une séance de cours ou à un événement sa propre règle, ou l'exclure de l'annulation automatique. Le champ Heures avant le début de ce réglage correspond au moment où Zenamu vérifie le nombre minimal de personnes. Ce n'est pas un délai d'annulation pour les clients, et il ne change pas jusqu'à quand les clients peuvent annuler eux-mêmes leur réservation. Pour régler ce délai, consultez Fermeture des annulations et frais d'annulation pour les réservations de cours et de rendez-vous.
Les réglages globaux couvrent la plupart des situations, mais il vous faut parfois une exception. Un atelier que vous voulez maintenir même si une seule personne s'inscrit. Ou un cours pour lequel le minimum global n'est pas assez exigeant et où vous voulez placer la barre plus haut. Pour n'importe quelle séance de cours ou événement, vous pouvez donc remplacer la règle globale, ou exclure entièrement la séance de l'annulation automatique. Cet article explique comment.
Où trouver les réglages
Le réglage se trouve sur chaque séance de cours, événement et modèle de cours, dans la section Paramètres de réservation avancés — ouvrez-la lorsque vous créez ou modifiez une séance ou un événement. Repérez Annulation automatique en cas de faible remplissage. Vous y trouverez un choix entre trois options.
L'annulation automatique en cas de faible remplissage est disponible dans les offres actuelles Expert et Ultimate ainsi que pendant la période d'essai. Dans les autres offres, y compris les anciennes offres affichées avec une année comme Expert 2024, les options sont désactivées et la mention Non disponible dans votre forfait s'affiche.
Les trois options
Utiliser les paramètres globaux (par défaut) — la séance suit les réglages globaux de votre studio. Juste en dessous de l'option, vous voyez ce que cela signifie pour cette séance, par exemple « min. 3 sur 5 personnes (50 %), 24 h à l'avance ». Si l'annulation globale est désactivée, une note vous indique que la séance ne sera pas annulée automatiquement.
Paramètres personnalisés pour cette séance — vous saisissez des valeurs exactes uniquement pour cette séance : Nombre minimal de personnes et Heures avant le début. Ici, vous définissez un nombre précis de personnes, et non un pourcentage.
Ne pas annuler cette séance automatiquement — la séance n'est jamais annulée automatiquement, même lorsque l'annulation globale est active. Pratique pour les événements que vous voulez maintenir coûte que coûte.
Que signifie « Heures avant le début » ?
Heures avant le début est le moment où Zenamu compte les réservations de cette séance de cours ou de cet événement. Si moins de personnes que le Nombre minimal de personnes sont inscrites à ce moment-là, la séance est annulée automatiquement. Par exemple, 24 signifie que la vérification a lieu 24 heures avant le début de la séance.
Heures avant le début ne limite pas le moment où les clients peuvent annuler. Le délai jusqu'auquel les clients peuvent annuler eux-mêmes leur réservation se règle uniquement dans la Fermeture des annulations, valable pour tout le studio, sous Paramètres › Réservations et règles › Annulation des réservations › Séances. Il n'existe pas de fermeture des annulations propre à une seule séance de cours.
Les réglages personnalisés fonctionnent indépendamment des réglages globaux
La règle propre à une séance s'applique indépendamment de l'option globale :
Un minimum personnalisé sur une séance précise s'applique même lorsque l'annulation automatique globale est désactivée.
Et lorsque l'annulation globale est active, vous en excluez une séance précise avec Ne pas annuler cette séance automatiquement.
Ainsi, les réglages globaux et les réglages au niveau de la séance n'entrent pas en conflit — c'est toujours la séance qui l'emporte.
Combien de personnes vous pouvez définir
Avec les réglages personnalisés, vous saisissez le minimum sous forme d'un nombre exact de personnes. La valeur la plus basse est 1, la plus haute est la capacité de la séance. Vous ne pouvez pas saisir un nombre supérieur à la capacité — Zenamu vous avertit alors : « Le minimum ne doit pas dépasser la capacité de la séance ».
Modèles de cours
Lorsque vous enregistrez des réglages personnalisés sur un modèle de cours, ils sont préremplis pour chaque nouvelle séance que vous créez à partir de ce modèle. Vous le configurez ainsi une seule fois au lieu de vous en occuper pour chaque cours. Vous pouvez toujours le modifier sur une séance précise en cas de besoin.
Quand l'heure de vérification est déjà passée
Si vous activez une règle personnalisée pour une séance alors que l'heure de vérification est déjà passée entre-temps (par exemple, vous fixez la vérification à 24 heures avant, mais il ne reste que 20 heures avant le début), Zenamu vous prévient que la vérification aura lieu juste après l'enregistrement. La séance est évaluée aussitôt, et non à un moment ultérieur.
Ce qui se passe après une annulation
Lorsque l'annulation automatique annule une séance, tous ceux qui avaient réservé sont remboursés et reçoivent une notification. Pour savoir exactement comment fonctionnent les remboursements selon chaque moyen de paiement, consultez l'article sur les paiements et remboursements en cas d'annulation automatique.