Vous n'avez pas envie de donner un cours pour une seule personne, puis de l'annuler à la main à la dernière minute ? Zenamu peut le faire pour vous. Lorsque moins de personnes que nécessaire réservent une séance ou un événement, le système l'annule automatiquement à une heure fixée avant le début, rembourse tous ceux qui avaient réservé et leur envoie une notification. Vous recevez un e-mail d'information. Cet article explique ce que fait la fonctionnalité et comment l'activer pour tout votre studio.
Ce que fait la fonctionnalité
À l'heure que vous choisissez (par exemple 24 heures avant le début), Zenamu compte le nombre de personnes inscrites à la séance et le compare au minimum que vous avez défini :
Si moins que le minimum sont inscrits, la séance est annulée automatiquement. Tous ceux qui avaient réservé sont remboursés et reçoivent la même notification que pour toute autre séance annulée.
Si au moins le minimum sont inscrits, rien ne se passe et la séance a lieu normalement.
La vérification n'a lieu qu'une seule fois. Si quelqu'un annule ensuite sa réservation, cela ne déclenche pas de nouvelle vérification.
À quoi s'applique la fonctionnalité
L'annulation automatique fonctionne pour les séances individuelles (cours) et pour les événements (événements ponctuels et ateliers). Vous ne la trouverez pas pour les cycles.
Les séances et les événements se configurent séparément, chacun avec ses propres règles. Vous pouvez ainsi, par exemple, annuler les cours peu remplis mais toujours maintenir les événements.
Quelle formule vous faut-il
L'annulation automatique en cas de faible remplissage est disponible avec la formule Expert ou supérieure (Expert, Ultimate) et pendant la période d'essai. Vous ne trouverez pas la fonctionnalité avec les formules inférieures.
Où l'activer
Vous trouverez les réglages valables pour tout le studio dans l'onglet Paramètres → Réservations et règles → Annulation des réservations. En haut, choisissez le type de réservations pour lequel vous définissez les règles — la carte Séances ou la carte Événements / Ateliers. En dessous apparaît la carte Annulation automatique en cas de faible remplissage, où vous :
activez l'option Annuler automatiquement les séances peu remplies (pour les événements, Annuler automatiquement les événements peu remplis),
définissez le délai dans Combien d'heures avant le début effectuer la vérification,
indiquez le pourcentage de la capacité qui doit être atteint dans Taux de remplissage minimal.
Renseignez les réglages pour les séances et pour les événements séparément, sur leurs cartes respectives.
Comment le nombre minimal de personnes est calculé
Le minimum découle de la capacité de la séance et du pourcentage que vous définissez, et il est arrondi au supérieur. À 50 % et pour une capacité de 5 personnes, le minimum est de 3 réservations. Pour une séance d'une capacité de 1, le minimum revient à 1 : seule une séance entièrement vide est alors annulée.
Ainsi, le minimum s'adapte à la capacité : si vos cours ont des nombres de places différents, un seul pourcentage les couvre tous.
Choisissez un délai plus long que vos rappels aux clients
Nous recommandons de programmer la vérification avec un délai plus long que celui des rappels que vous envoyez avant un cours (Paramètres → Notifications). Si la vérification a lieu avant le rappel, un client ne recevra pas de rappel pour une séance déjà annulée.
Réglages pour une séance en particulier
En plus des réglages valables pour tout le studio, vous pouvez donner à n'importe quelle séance ou événement sa propre règle, ou l'exclure entièrement de l'annulation automatique. L'article sur les réglages personnalisés pour les séances et les événements vous explique comment faire.