Cet article concerne l'annulation automatique en cas de faible remplissage : Zenamu annule de lui-même une séance de cours ou un événement lorsque trop peu de personnes l'ont réservé à un moment fixé avant le début. Les heures que vous définissez pour cette fonctionnalité correspondent au moment de cette vérification. Ce n'est pas un délai d'annulation pour les clients, et elles ne changent pas jusqu'à quand les clients peuvent annuler eux-mêmes leur réservation. Pour régler ce délai, consultez Fermeture des annulations et frais d'annulation pour les réservations de cours et de rendez-vous.

Lorsque moins de personnes que nécessaire réservent une séance de cours ou un événement, le système l'annule automatiquement à une heure fixée avant le début, rembourse tous ceux qui avaient réservé et leur envoie une notification. Vous recevez un e-mail d'information. Vous n'avez pas à annuler le cours à la main à la dernière minute. Cet article explique ce que fait la fonctionnalité et comment l'activer pour tout votre studio.

À l'heure que vous choisissez (par exemple 24 heures avant le début), Zenamu compte le nombre de personnes inscrites à la séance et le compare au minimum que vous avez défini :

La vérification n'a lieu qu'une seule fois. Si quelqu'un annule ensuite sa réservation, cela ne déclenche pas de nouvelle vérification.

L'annulation automatique fonctionne pour les séances de cours (cours) et pour les événements (événements ponctuels et ateliers). Vous ne la trouverez pas pour les cycles ni pour les rendez-vous.

Les séances et les événements se configurent séparément, chacun avec ses propres règles. Vous pouvez ainsi, par exemple, annuler les cours peu remplis mais toujours maintenir les événements.

Vous trouverez les réglages valables pour tout le studio dans l'onglet Paramètres → Réservations et règles → Annulation des réservations. En haut, choisissez le type de réservations pour lequel vous définissez les règles — la carte Séances ou la carte Événements / Ateliers. En dessous apparaît la carte Annulation automatique en cas de faible remplissage, où vous :

Renseignez les réglages pour les séances et pour les événements séparément, sur leurs cartes respectives. Cliquez ensuite sur Enregistrer en bas de la page.

Combien d'heures avant le début effectuer la vérification détermine seulement le moment où Zenamu compte les réservations. La Fermeture des annulations, sur la même carte Séances, est un paramètre distinct qui limite jusqu'à quand les clients peuvent annuler eux-mêmes leur réservation.

Le minimum découle de la capacité de la séance et du pourcentage que vous définissez, et il est arrondi au supérieur. À 50 % et pour une capacité de 5 personnes, le minimum est de 3 réservations. Pour une séance d'une capacité de 1, le minimum revient à 1 : seule une séance entièrement vide est alors annulée.

Ainsi, le minimum s'adapte à la capacité : si vos cours ont des nombres de places différents, un seul pourcentage les couvre tous.

Nous recommandons de programmer la vérification avec un délai plus long que celui des rappels que vous envoyez avant un cours (Paramètres → Notifications). Si la vérification a lieu avant le rappel, un client ne recevra pas de rappel pour une séance déjà annulée.

En plus des réglages valables pour tout le studio, vous pouvez donner à n'importe quelle séance de cours ou événement sa propre règle, ou l'exclure entièrement de l'annulation automatique. L'article Annulation automatique en cas de faible remplissage : paramètres personnalisés pour une séance ou un événement vous explique comment faire.