Adgangsinstruksjoner er en privat melding som du knytter til en time, en kurstime, et arrangement eller en timemal. Bare kunder med bestilling får den, og bare på e-post. Bruk den til dørkoden, til hvor nøkkelboksen henger, eller til å forklare hvordan man finner inngangen.
Instruksjonene vises aldri på den offentlige timeplanen, i widgetene på nettsiden din eller noe sted i appen som kundene bruker. E-post er eneste kanal.
Slik sender du dørkoden til kundene dine
Åpne timen, kurstimen eller arrangementet og klikk på Rediger time, Rediger kurs eller Rediger.
Under Lokasjon klikker du på + Legg til adgangsinstruksjoner.
Skriv meldingen, for eksempel: Dørkode: 4529#. Inngang fra bakgården, ring på klokka til høyre.
Bestem om Vis instruksjonene først etter betaling skal stå avkrysset. Den er avkrysset som standard.
Lagre. Kunder som allerede har en bestilling, får instruksjonene på e-post med en gang, og alle som bestiller senere, får dem også. Står valget ovenfor avkrysset, får ubetalte bestillinger instruksjonene først når de er betalt.
Du kan skrive inntil 2000 tegn. Vil du fjerne meldingen, åpner du den samme seksjonen og klikker på Fjern.
Hvilke e-poster som inneholder koden
Bestillingsbekreftelsen for en time, et kurs eller et arrangement
Betalingsbekreftelsen, når bestillingen er betalt
Påminnelsen før timen eller arrangementet
E-posten som går ut når en plass blir ledig og kunden rykker opp fra ventelisten
En oppdaterings-e-post hver gang du endrer teksten
I e-posten står teksten i en uthevet boks med overskriften Adgangsinstruksjoner.
Vis instruksjonene først etter betaling
Når denne står avkrysset, er det bare kunder med betalt bestilling som får koden. Den som ikke har betalt ennå, ser denne linjen i stedet: Vi sender adgangsinstruksjonene på e-post så snart betalingen din er bekreftet.
Koden sendes deretter automatisk:
Kort eller PayPal — i betalingsbekreftelsen, rett etter at betalingen går gjennom.
Bankoverføring — i betalingsbekreftelsen, så snart bestillingen er betalt.
Kontant på stedet — som en egen e-post i det øyeblikket du markerer ordren som betalt.
Gratistimer, medlemskap, klippekort og kreditter — med en gang, fordi en slik bestilling regnes som betalt.
Betaler kundene på stedet? Da bekrefter du som regel betalingen først når kunden kommer, så koden ville kommet fram for sent. Betaler kundene når de kommer, fjerner du avkryssingen slik at koden følger med allerede i bestillingsbekreftelsen.
Hva som skjer når du bytter kode
Kunder med en bestilling får en e-post med overskriften Oppdaterte instruksjoner for bestillingen din og den nye teksten. Vises instruksjonene først etter betaling, er det bare kunder som har betalt, som får den. Hver kunde får bare én e-post, også når endringen gjelder flere av kundens timer — da står det i e-posten hvor mange av timene det gjelder. Instruktørene i timens team får også beskjed.
Tømmer du teksten, sendes ingen e-post. Kunder på ventelisten og kunder som har avbestilt, får ikke beskjed. Fjerner du senere kravet om betaling, sendes e-posten også til kunder som ikke har betalt ennå.
Én kode for hele kurset eller egen kode for hver time
Kurs støtter begge deler, og det er nettopp det du trenger når koden byttes jevnlig:
Når du oppretter et kurs, blir teksten du skriver forhåndsutfylt på alle timene. Hver time har sitt eget felt i listen over timer, så du kan endre teksten for enkelte timer før du lagrer.
Redigerer du én time, endres bare den timen. Feltet ligger i panelet Jeg vil redigere denne spesifikke timen.
Redigerer du hele kurset, overskrives instruksjonene for alle kommende timer. Feltet ligger i panelet Jeg vil redigere hele kurset og står tomt til du fyller det ut — det skjer altså ingenting bare fordi du åpner panelet.
Legger du til en time i et kurs som er i gang, blir koden forhåndsutfylt fra en eksisterende time. Sjekk den før du lagrer, og endre den ved behov.
Når du vil bruke den samme koden om igjen
Legg instruksjonene inn i en timemal, så får hver time du oppretter fra malen, den samme teksten. Dupliserer du et arrangement med Bruk som mal, følger instruksjonene med også.
Slå på påminnelsen hvis du bytter kode ofte
En bestillingsbekreftelse kan gå ut flere uker i forveien, så den hjelper lite når koden endrer seg. Påminnelsen sendes før timen, på tidspunktet du har valgt i varslingsinnstillingene, og inneholder den koden som gjelder da.
Påminnelser om fysiske timer er slått av som standard. Slå på Påminnelse om fysisk time under Innstillinger → Varsler.
Venteliste og avbestilte bestillinger
Kunder på ventelisten får ikke koden, fordi de ikke har en plass ennå. De får den når en plass blir ledig og de flyttes inn på timen.
Den som avbestiller, har fortsatt koden som allerede er sendt. Betyr det noe for deg, bytter du kode før neste time.
E-post er ikke en sikker kanal. Du bestemmer selv hva du skriver i meldingen. Bytt dørkoden jevnlig hvis lokalene dine krever det.
En kunde sier at koden ikke kom fram
Sjekk at bestillingen er aktiv. Bestillinger på ventelisten og avbestilte bestillinger får ikke koden.
Se etter om Vis instruksjonene først etter betaling er avkrysset, og om bestillingen er betalt. En ubetalt bestilling får koden først når den er betalt.
Sjekk at instruksjonene er fylt ut på akkurat den timen. I et kurs kan hver time ha sin egen kode.
Venter kunden på koden kort før timen, sjekker du at Påminnelse om fysisk time er på under Innstillinger → Varsler. Kunder som bestiller etter at påminnelsen er sendt ut, får ingen.
Be kunden sjekke søppelposten, og send så koden på nytt ved å endre teksten eller via Massemelding.