Har du ikke lyst til å undervise en time for én person og så avlyse den for hånd i siste liten? Zenamu kan gjøre det for deg. Når færre booker en time eller et arrangement enn du trenger, avlyser systemet den automatisk på et fast tidspunkt før start, refunderer alle som booket, og sender dem et varsel. Du får en info-e-post. Denne artikkelen forklarer hva funksjonen gjør, og hvordan du slår den på for hele studioet ditt.
Hva funksjonen gjør
På tidspunktet du velger (for eksempel 24 timer før start), teller Zenamu hvor mange som er booket på timen og sammenligner det med minimumet du har angitt:
Er færre enn minimum booket, avlyses timen automatisk. Alle som booket, får en refusjon og det samme varselet de ville fått for enhver annen avlyst time.
Er minst minimum booket, skjer det ingenting, og timen går som vanlig.
Kontrollen kjøres bare én gang. Hvis noen avbestiller bookingen sin etterpå, utløser det ikke en ny kontroll.
Hva funksjonen gjelder for
Automatisk avlysning fungerer for enkelttimer (gruppetimer) og for arrangementer (enkeltstående arrangementer og workshops). Du finner den ikke for kurs.
Timer og arrangementer settes opp hver for seg, hver med sine egne regler. Så du kan for eksempel avlyse underbookede timer, men alltid la arrangementer gå som planlagt.
Hvilket abonnement du trenger
Automatisk avlysning ved lav påmelding er tilgjengelig fra Expert-abonnementet og høyere (Expert, Ultimate) og under prøveperioden. Du finner ikke funksjonen på lavere abonnementer.
Hvor du slår det på
Du finner de studiodekkende innstillingene under fanen Innstillinger → Bookinger og regler → Avbestilling av booking. Øverst velger du hvilken type bookinger du setter regler for — kortet Timer eller Arrangementer / Workshops. Under det dukker kortet Automatisk avlysning ved lav påmelding opp, der du:
slår på bryteren Avlys automatisk underbookede timer (for arrangementer, Avlys automatisk underbookede arrangementer),
angir varselet i Hvor mange timer før start kontrollen skal kjøres,
skriver inn hvor mange prosent av kapasiteten som må være fylt, i Minste belegg.
Fyll inn innstillingene for timer og for arrangementer hver for seg, på hvert sitt kort.
Hvordan minste antall personer beregnes
Minimumet kommer fra timens kapasitet og prosenten du angir, og det rundes opp. Ved 50 % og en kapasitet på 5 personer er minimumet 3 bookinger. For en time med en kapasitet på 1 blir minimumet 1, så bare en helt tom time avlyses.
Slik tilpasser minimumet seg til kapasiteten: har timene dine ulikt antall plasser, dekker én enkelt prosent dem alle.
Sett et varsel som er lengre enn kundepåminnelsene
Vi anbefaler å sette kontrollen med et lengre varsel enn påminnelsene du sender før en time (Innstillinger → Varsler). Hvis kontrollen kjøres før påminnelsen, får ikke kunden en påminnelse for en time som siden er avlyst.
Innstillinger for en bestemt time
I tillegg til de studiodekkende innstillingene kan du gi enhver time eller ethvert arrangement sin egen regel, eller ta den helt ut av automatisk avlysning. Artikkelen om egendefinerte innstillinger for timer og arrangementer går gjennom det.