Denne artikkelen handler om automatisk avlysning ved lav påmelding: Zenamu avlyser selv en time eller et arrangement når for få har booket på et fast tidspunkt før start. Tidspunktet du angir for denne funksjonen (antall timer før start), er når kontrollen kjøres. Det er ikke en avbestillingsfrist for kundene, og det endrer ikke hvor sent kundene kan avbestille sin egen booking. Den fristen stiller du inn som beskrevet i Avbestillingsfrist og avbestillingsgebyr for bookinger av gruppetimer og avtaler.
Når færre booker en time eller et arrangement enn du trenger, avlyser systemet den automatisk på et fast tidspunkt før start, refunderer alle som booket, og sender dem et varsel. Du får en info-e-post. Du slipper å avlyse timen for hånd i siste liten. Denne artikkelen forklarer hva funksjonen gjør, og hvordan du slår den på for hele studioet ditt.
Hva funksjonen gjør
På tidspunktet du velger (for eksempel 24 timer før start), teller Zenamu hvor mange som er booket på timen og sammenligner det med minimumet du har angitt:
Er færre enn minimum booket, avlyses timen automatisk. Alle som booket, får en refusjon og det samme varselet de ville fått for enhver annen avlyst time.
Er minst minimum booket, skjer det ingenting, og timen går som vanlig.
Kontrollen kjøres bare én gang. Hvis noen avbestiller bookingen sin etterpå, utløser det ikke en ny kontroll.
Hva funksjonen gjelder for
Automatisk avlysning fungerer for enkelttimer (gruppetimer) og for arrangementer (enkeltstående arrangementer og workshops). Du finner den ikke for kurs eller avtaler.
Timer og arrangementer settes opp hver for seg, hver med sine egne regler. Så du kan for eksempel avlyse underbookede timer, men alltid la arrangementer gå som planlagt.
Hvilket abonnement du trenger
Automatisk avlysning ved lav påmelding er tilgjengelig på de nåværende Expert- og Ultimate-abonnementene, og i prøveperioden. Du finner ikke funksjonen på andre abonnementer, for eksempel Kom i gang (gratis), Lite, Standard eller Professional.
Har du et eldre abonnement? Utgåtte abonnementer inkluderer ikke denne funksjonen, selv om navnet ser kjent ut. Expert 2024 er det vanligste tilfellet — bryteren forblir grå i innstillingene dine. For å bruke automatisk avlysning må du oppgradere til det nåværende Expert- eller Ultimate-abonnementet (se Slik oppgraderer du abonnementet ditt).
Hvor du slår det på
Du finner de studiodekkende innstillingene under fanen Innstillinger → Bookinger og regler → Avbestilling av booking. Øverst velger du hvilken type bookinger du setter regler for — kortet Timer eller Arrangementer / Workshops. Under det dukker kortet Automatisk avlysning ved lav påmelding opp, der du:
slår på bryteren Avlys automatisk underbookede timer (for arrangementer, Avlys automatisk underbookede arrangementer),
angir varselet i Hvor mange timer før start kontrollen skal kjøres,
skriver inn hvor mange prosent av kapasiteten som må være fylt, i Minste belegg.
Fyll inn innstillingene for timer og for arrangementer hver for seg, på hvert sitt kort. Klikk deretter Lagre nederst på siden.
Hvor mange timer før start kontrollen skal kjøres bestemmer bare når Zenamu teller bookingene. Avbestillingsfrist på det samme kortet Timer er en egen innstilling som begrenser hvor sent kundene kan avbestille sin egen booking.
Hvordan minste antall personer beregnes
Minimumet kommer fra timens kapasitet og prosenten du angir, og det rundes opp. Ved 50 % og en kapasitet på 5 personer er minimumet 3 bookinger. For en time med en kapasitet på 1 blir minimumet 1, så bare en helt tom time avlyses.
Slik tilpasser minimumet seg til kapasiteten: har timene dine ulikt antall plasser, dekker én enkelt prosent dem alle.
Sett et varsel som er lengre enn kundepåminnelsene
Vi anbefaler å sette kontrollen med et lengre varsel enn påminnelsene du sender før en time (Innstillinger → Varsler). Hvis kontrollen kjøres før påminnelsen, får ikke kunden en påminnelse for en time som siden er avlyst.
Innstillinger for en bestemt time eller et bestemt arrangement
I tillegg til de studiodekkende innstillingene kan du gi enhver time eller ethvert arrangement sin egen regel, eller ta den helt ut av automatisk avlysning. Artikkelen Automatisk avlysning ved lav påmelding: egendefinerte innstillinger for én time eller ett arrangement går gjennom det.