Denne artikkelen handler om de to reglene for når kunder avbestiller sin egen booking av en enkelttime eller en avtale: Avbestillingsfrist (hvor sent en kunde kan avbestille) og Avbestillingsgebyr for enkelttimer (prosenten du beholder når en kunde avbestiller sent). Den handler ikke om automatisk avlysning av timer med for få påmeldte (se Automatisk avlysning ved lav påmelding), avbestillingsregler for kurs og arrangementer (se Kurs og arrangementer: erstatningstimer og innstillinger for kundenes avbestilling) eller betalingsmetoder for avtaler (se Avtaler (1:1-avtaler): betalingsmetoder og avbestillingsregler).
Du kaller kanskje disse reglene et avbestillingsvindu, avbestillingsregler, et gebyr for sen avbestilling eller en grense for avbestilling i siste liten.
Hvor du finner avbestillingsinnstillingene
Gå til Innstillinger (tannhjulikonet i venstre sidemeny).
Velg Bookinger og regler fra toppmenylinjen.
Åpne fanen Avbestilling av booking.
Under Hvilken type bookinger setter du regler for? velger du kortet Timer. Under det finner du Avbestillingsgebyr for enkelttimer og Avbestillingsfrist.
Hvor sent kan kunder avbestille sin egen booking? (avbestillingsfrist)
Avbestillingsfrist er det seneste tidspunktet før en time eller avtale starter der en kunde fortsatt kan avbestille sin egen booking. Det er én felles innstilling for hele studioet, og den gjelder enkelttimer, kurstimer som bookes enkeltvis, og avtaler. Du kan ikke sette en egen avbestillingsfrist for én time eller én tjeneste.
Slik setter du avbestillingsfristen:
Gå til Innstillinger › Bookinger og regler › fanen Avbestilling av booking og velg kortet Timer.
I delen Avbestillingsfrist velger du ett av alternativene:
Når som helst — kundene kan avbestille bookingen sin helt til timen starter.
Eller sett en bestemt frist — skriv inn et tall i Hvor lenge før timen starter? Fristen oppgis i hele timer, minst 1.
Klikk Lagre nederst på siden.
Eksempel: Skal kundene kunne avbestille frem til 12 timer før start, velger du Eller sett en bestemt frist og skriver inn 12. For 2 dager skriver du inn 48.
Hva skjer etter avbestillingsfristen?
En kunde med en betalt booking av en time kan fortsatt avbestille den og frigjøre plassen, men får ingen refusjon.
En ubetalt booking av en time kan ikke avbestilles på nett. Kunden blir bedt om å kontakte deg.
En avtale kan ikke avbestilles på nett etter avbestillingsfristen. Kunden blir bedt om å kontakte deg.
Er timen fullbooket, forsvinner muligheten til å melde seg på ventelisten når avbestillingsfristen er passert.
Avbestillingsfristen begrenser bare kundene. Du kan fortsatt avbestille bookingen til hvilken som helst kunde selv.
Er avbestillingsfristen det samme som «Timer før start» i innstillingene for en time?
Nei. Feltet Timer før start under Avanserte bestillingsinnstillinger for en time hører til automatisk avlysning ved lav påmelding. Det angir når Zenamu sjekker om nok personer har booket timen. Det endrer ikke hvor sent kundene kan avbestille sin egen booking. Se Automatisk avlysning ved lav påmelding: egendefinerte innstillinger for én time eller ett arrangement.
Bookingfrist i fanen Bookinger er også en annen innstilling. Den stopper nye bookinger, ikke avbestillinger.
Slik tar du gebyr for sen avbestilling (avbestillingsgebyr)
Et avbestillingsgebyr er en prosentandel av den betalte prisen som du beholder når en kunde avbestiller bookingen sin kort tid før start. Slik legger du til et avbestillingsgebyr:
På kortet Timer går du til Avbestillingsgebyr for enkelttimer og klikker + Legg til.
I dialogen Nytt avbestillingsgebyr fyller du inn Hvor mange prosent av timeprisen? (1–100 %).
Fyll inn Hvor lenge før timen starter? i hele timer.
Klikk Lagre.
I eksempelet nedenfor oppretter vi en betingelse som sier: Hvis en kunde avbestiller bookingen 3 timer eller mindre før timen starter, belastes de med 25 % avbestillingsgebyr av beløpet de betalte.
Det nye avbestillingsgebyret vises nå i listen (se bildet nedenfor). Hvis du vil, klikker du + Legg til-knappen igjen for å opprette en ny betingelse — for eksempel 50 % gebyr ved avbestilling innen 2 timer før timen.
Hva reglene gjelder for (og hvilke tidsenheter)
Avbestillingsfristen og avbestillingsgebyrene på kortet Timer gjelder enkelttimer: enkeltstående (åpne) timer, kurstimer som kundene booker enkeltvis, og bookinger av tjenestene dine. Det finnes bare ett felles sett med regler, så du kan ikke sette egne regler for tjenester og timer hver for seg.
Gebyrvinduene og Avbestillingsfrist for enkelttimer oppgis bare i timer — dager og uker finnes ikke her. Tenker du i dager, må du regne om først: 1 dag = 24 timer, 1 uke = 168 timer.
Kurs og arrangementer fungerer annerledes og har ingen prosentgebyrer i det hele tatt. Se Oppsett av avbestillingsregler og erstatningstimer.
Feilsøking: kan ikke lagre avbestillingsgebyr (avbestillingsregler)
Hvis du ikke klarer å lagre avbestillingsgebyrene, er den vanligste årsaken en konflikt mellom avbestillingsgebyr og avbestillingsfristen. Systemet viser følgende feilmelding:
Et av avbestillingsgebyrene dine overlapper med avbestillingsfristen (fristen må alltid være tidligere). Endre fristen eller fjern det gebyret som er i konflikt.
Slik løser du det
Sjekk innstillingen Avbestillingsfrist — den definerer seneste tidspunkt en kunde kan avbestille sin egen booking før timen starter.
Sammenlign antallet timer. Hvert avbestillingsgebyr må bruke flere timer enn avbestillingsfristen. Med en frist på 48 timer fungerer for eksempel et gebyr på 72 timer, men ikke et gebyr på 48 eller 24 timer.
Enten juster avbestillingsfristen eller fjern det motstridende avbestillingsgebyret.
Eksempel: Hvis avbestillingsfristen er satt til 2 timer før timen, kan du ikke ha et avbestillingsgebyr som gjelder «1 time før timen» — kunden kan ikke lenger avbestille med refusjon på det tidspunktet.
Slik setter du opp «gratis frem til X, deretter gebyr»
Si at du vil at avbestilling skal være gratis frem til 72 timer før timen, og koste 25 % etter det. Regelen du må jobbe rundt: hvert gebyrvindu må ligge lenger unna timestart enn avbestillingsfristen, fordi kundene ikke lenger kan avbestille med refusjon etter fristen. To oppsett løser det:
Uten frist — sett Avbestillingsfrist til Når som helst og legg til et gebyr på 25 % for et vindu på 72 timer. Avbestilling mer enn 72 timer i forveien er gratis, alt nærmere koster 25 %, og kundene kan fortsatt avbestille helt til timen starter.
Med 48 timers frist — velg Eller sett en bestemt frist, skriv inn 48 timer og legg til det samme gebyret på 25 % for et vindu på 72 timer. Mer enn 72 timer i forveien er gratis, mellom 72 og 48 timer er gebyret 25 %, og under 48 timer kan kundene ikke lenger avbestille med refusjon.
Det du ikke kan gjøre, er å kombinere de to, for eksempel «gratis frem til 72 timer, 25 % mellom 72 og 48 timer, og et annet gebyr under 48 timer». Det siste gebyret ville ligget nærmere timestart enn fristen, så systemet lagrer det ikke, og du får feilmeldingen som er beskrevet over.