En erstatningstime erstatter én time kunden har gått glipp av: kunden bruker den til å booke en annen time eller kurstime. Kunder opptjener erstatningstimer automatisk bare når de melder seg av en time i et kurs de har booket som helhet. Enkelttimer, arrangementer og avtaler gir aldri erstatningstimer automatisk. Du kan også legge til en erstatningstime manuelt for hvilken som helst kunde.
For å melde seg av åpner kunden Mine kurs i sin egen konto, klikker på Meld av ved timen og bekrefter med Meld av (eller bruker søppelbøtteikonet under Mine bookinger). Dette går bare for en betalt kurstime som ikke har startet, og kunden får bare en erstatningstime hvis avmeldingen skjer innen fristen i Avmeldingsfrist før kurstimen i innstillingene for erstatningstimer, kurset tillater erstatningstimer og kunden ikke har nådd kursets grense for erstatningstimer.
Erstatningstimer er ikke det samme som ventelisten (en kø for en fullbooket time). Fristen for erstatningstimer (Avmeldingsfrist før kurstimen) er heller ikke det samme som avbestillingsfristen og avbestillingsgebyrene for enkelttimer. Dem setter du på kortet Timer.
Hvordan får kunder en erstatningstime?
Ved å melde seg av en kurstime: En kunde som har booket et helt kurs, får én erstatningstime når de melder seg av en betalt time tidlig nok, kurset tillater erstatningstimer og de ikke har nådd kursets grense for erstatningstimer. Dette setter du opp under Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking > Kurs, på kortet Erstatningstimer. Kunden må melde seg av innen fristen i Avmeldingsfrist før kurstimen på kortet Når kunden får en erstatningstime, og den fristen gjelder for alle kurs med erstatningstimer. La kunder få erstatningstimer på nye kurs er bare et standardvalg for nye kurs; hvert kurs har sin egen innstilling Tillat erstatningstimer i delen Erstatningstimer. Oppsettet steg for steg finner du i Kurs og arrangementer: erstatningstimer og innstillinger for kundenes avbestilling.
Manuell tildeling av erstatningstimer: Du kan legge til en erstatningstime for en bestemt kunde fra Kundedetaljer, i delen Erstatningstimer, som en form for kompensasjon. Dette kan brukes i situasjoner der du avlyser en enkelttime, eller når en kunde sender penger til bankkontoen din på forhånd men senere avbestiller bookingen. Når du avbestiller en kundes kursbooking fra administrasjonen, kan du også velge Avbestill booking og krediter 1 erstatningstime.
Hvilke timer kan en erstatningstime brukes på?
En kunde kan bare bruke en erstatningstime på timer og kurstimer der du tillater det. Du bestemmer det for hver time eller hvert kurs:
Time: Tillat betaling med erstatningstimer under Avanserte bookinginnstillinger er slått på som standard for nye timer. Eksisterende timer beholder innstillingen de har. Vil du ikke at erstatningstimer skal kunne brukes på en time, slår du valget av når du oppretter eller redigerer timen.
Kurs: Når du oppretter eller redigerer kurset, åpner du delen Erstatningstimer og slår på Kurstime – tillat betaling med en erstatningstime. Et nytt kurs starter med standardvalget du har satt i Tillat betaling med erstatningstime for enkelttimer på et kurs (under Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking > Kurs, i Andre standardvalg for nye kurs). Kurset må ha prismuligheten Pris per kurstime for dette.
Valget er ikke tilgjengelig på en time som er skjult fra den offentlige timeplanen, eller som kundene ikke har lov til å booke selv.
Slå av Tillat betaling med erstatningstimer på en time, for eksempel når de vanlige timene dine koster rundt 100 kr per stk., men du også tilbyr spesialtimer til en høyere pris (f.eks. 500 kr per spesialtime). Du vil nok ikke at en erstatningstime opptjent fra en 100 kr-time skal kunne brukes på den dyrere.
Hvordan booker en kunde med en erstatningstime?
Kunden trenger en konto:
Kunder må ha sin egen Zenamu-konto (opprettet med e-post og passord) for å bruke erstatningstimer. Etter innlogging kan de bruke en erstatningstime på alle timer som tillater betaling med erstatningstimer. De klikker Book og velger Book med en erstatningstime.
2. Prismuligheter for kurs:
For å bruke erstatningstimer på enkelte kurstimer må kurset ha prismuligheten Pris per kurstime. Hvis dette alternativet mangler, betyr det at du bare har satt opp betaling for hele kurset (som en serie sammenhengende kurstimer), og kunder kan ikke bruke en erstatningstime på én bestemt kurstime.
Hvor lenge er en erstatningstime gyldig?
Gyldigheten for erstatningstimer fra kurs setter du under Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking > Kurs, på kortet Hvor lenge erstatningstimer er gyldige. Under Gyldighetsregel finnes det to alternativer:
Et fast antall dager (30 dager som standard): Fyll inn antallet i Antall dager. Dagene regnes fra datoen for kurstimen kunden har meldt seg av, ikke fra dagen for avmeldingen.
Til kurset er slutt: Erstatningstimen er gyldig til kursets siste time, pluss antallet dager du fyller inn i Ekstra dager, men alltid i minst 5 dager fra dagen kunden meldte seg av.
Eksempel: Gyldigheten for erstatningstimer er satt til 14 dager. En kunde melder seg av 1. mai fra en kurstime som finner sted 22. mai. Erstatningstimen er gyldig i 14 dager fra 22. mai, altså til 5. juni.
Hvert kurs har valget Erstatningstimenes gyldighet i delen Erstatningstimer. Bruk standardinnstillingen betyr at kurset bruker standardgyldigheten fra bookinginnstillingene, også når du endrer den senere. Angi for dette kurset betyr at kurset har sin egen gyldighet, som endringer i standardinnstillingen ikke påvirker. Når du legger til en erstatningstime manuelt i kundedetaljene, angir du gyldigheten samtidig.
Hvilke abonnementer inkluderer erstatningstimer?
Du slår på erstatningstimer som standard for nye kurs med La kunder få erstatningstimer på nye kurs under Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking > Kurs og for det enkelte kurset med Tillat erstatningstimer i kursets del Erstatningstimer. Ingen av disse er begrenset av abonnementet. Maks. antall erstatningstimer på kurset, Maks. erstatningstimer per kunde i bookinginnstillingene og valget Angi for dette kurset for erstatningstimenes gyldighet er tilgjengelige på Expert- og Ultimate-abonnementene og i prøveperioden. På andre abonnementer er disse innstillingene deaktivert. Et kurs som allerede har sin egen gyldighet (for eksempel fra da du hadde et høyere abonnement), viser den skrivebeskyttet, og du kan bytte det til Bruk standardinnstillingen.