Denne artikkelen handler om reglene for når kunder avbestiller kurs (erstatningstimer for en time de går glipp av, og avbestilling av hele kurset) og arrangementer og workshops. Enkelttimer og avtaler følger en annen regel, avbestillingsfristen og avbestillingsgebyrene; se Avbestillingsfrist og avbestillingsgebyr for bookinger av gruppetimer og avtaler.
Hvordan setter jeg opp erstatningstimer for kurs?
Gå til Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking og velg Kurs.
I Erstatningstimer slår du på Tillat opptjening av erstatningstimer.
Fyll inn Rett til erstatningstime: hvor lenge før timen starter må kunden melde forfall for å få en erstatningstime? Verdien 0 betyr at kunden får en erstatningstime når de melder forfall når som helst før timen starter. En kunde kan fortsatt melde seg av etter dette tidspunktet, men får da ingen erstatningstime.
Velg Erstatningstimenes standardgyldighet for kurs: Et fast antall dager (regnet fra datoen for timen kunden gikk glipp av) eller Til kurset er slutt (eventuelt med Frist etter at kurset er slutt (dager)).
Erstatningstimer gjelder bare for timer i et kurs kunden har booket som helhet. Har en kunde booket én enkelt kurstime til Pris per time, følger den bookingen avbestillingsfristen og avbestillingsgebyrene for enkelttimer og gir ingen erstatningstime. Ingen penger refunderes når en kunde melder seg av en kurstime; erstatningstimen er kompensasjonen.
Hvorfor gir et eksisterende kurs ikke erstatningstimer etter at jeg endret innstillingen?
Tillat opptjening av erstatningstimer og Erstatningstimenes standardgyldighet for kurs er standardverdier for nyopprettede kurs. Et kurs du allerede har, beholder sine egne innstillinger. For å endre dem redigerer du kurset og åpner delen Erstatningstimer: Tillat erstatningstimer, Maks. antall erstatningstimer og Erstatningstimenes gyldighet for dette kurset.
Disse innstillingene per kurs er tilgjengelige på Expert- og Ultimate-abonnementene og i prøveperioden. På andre abonnementer er de deaktivert, så hvert kurs beholder innstillingen det fikk da det ble opprettet.
Hvordan melder en kunde seg av en kurstime og bruker erstatningstimen?
Kunden må ha en konto i bookingsystemet
For at kundene dine skal kunne bruke erstatningstimesystemet, trenger de sin egen konto i bookingsystemet. Uten det kan ikke systemet håndtere erstatningstimer, vise saldoer eller utløpsdatoer.
Kunden logger inn på kontoen sin og åpner enten Mine kurs og klikker Meld av for timen, eller klikker på søppelbøtteikonet ved timen under Mine bestillinger. Kundene gjør dette fra kontoen sin, ikke fra kurssiden på den offentlige timeplanen din.
Etter bekreftelsen viser hovedsiden at kunden har rett til en erstatningstime. De mottar også en varsel-e-post.
Kunden kan deretter bruke erstatningstimen på alle timer eller kurstimer som tillater betaling med erstatningstimer, ved å klikke Book og velge Bestill med en erstatningstime. Betaling med erstatningstimer er slått av som standard på hver time. Du slår det på med Tillat betaling med erstatningstimer under Avanserte bestillingsinnstillinger for timen, eller med Time – tillat betaling med en erstatningstime i kursets del Erstatningstimer. Les mer i Erstatningstimer: opptjening, bruk og gyldighet.
Avbestillingsregler for arrangementer og workshops
Kundene kan avbestille en arrangementsbooking selv, så lenge du tillater det. Gå til Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking, velg Arrangementer / Workshops og slå på «Tillat selvavbestilling». Fyll deretter inn «Frist for avbestilling: hvor lenge før start?» — en frist på 0 lar kundene avbestille når som helst frem til arrangementet starter. Fristen kan oppgis i minutter, timer, dager eller uker.
Det du setter her, blir standard for arrangementer du oppretter fra nå av, og hvert arrangement kan overstyre det i sine egne innstillinger. Ett enkelt arrangement med strengere frist tvinger deg altså ikke til å endre regelen for alt annet.
Arrangementer har ingen prosentbaserte avbestillingsgebyrer. Før fristen får kunden alt tilbake. Når selvavbestilling er av, får kunden en beskjed om å ta kontakt med studioet. Etter fristen kan en booking som er betalt med kort eller PayPal, ikke avbestilles på nett, og kunden blir bedt om å kontakte studioet. En booking som er betalt med kreditter, klipp, medlemskap eller en erstatningstime, kan fortsatt avbestilles etter fristen, men ingenting blir tilbakeført. Bookinger som er betalt med bankoverføring eller kontant, må du alltid avbestille og refundere selv.
Du kan alltid avbestille en kundes arrangementsbooking selv fra arrangementsdetaljen i administrasjonspanelet. Ved avbestilling blir du spurt om hvordan refusjonen skal håndteres (tilbakefør kreditter, tilbakefør klipp, marker som ubetalt osv.).
Kundens avbestilling av hele kurset
Å melde en kunde av én økt i et kurs er én ting — å avbestille hele kursbookingen er noe annet, og det har sin egen innstilling. Du finner den på samme sted: Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking, under Kurs. Slå på «Tillat avbestilling av hele kurset» og sett «Frist for avbestilling av kurset: hvor lenge før kurset starter?». En frist på 0 betyr at kundene kan avbestille hele kurset når som helst frem til det starter. Hvert kurs har også sin egen kopi av denne innstillingen i kursskjemaet.
En kunde som avbestiller hele kurset før fristen, får full refusjon. Er innstillingen av, eller er fristen passert, må kundene avtale avbestillingen med deg direkte. Et kurs som er betalt med bankoverføring eller kontant, må du alltid avbestille og refundere selv.
Kurs har heller ingen prosentbaserte avbestillingsgebyrer. Forfall på én enkelt økt håndteres med erstatningstimer, som beskrevet over.