Denne artikkelen handler om reglene for når kunder avbestiller kurs (erstatningstimer for en kurstime de melder seg av i tide, og avbestilling av hele kurset) og arrangementer og workshops. Enkelttimer og avtaler følger en annen regel, avbestillingsfristen og avbestillingsgebyrene på kortet Timer; se Avbestillingsfrist og avbestillingsgebyr for bookinger av gruppetimer og avtaler.
En kunde melder seg av én kurstime fra sin egen konto, ikke fra kurssiden på den offentlige timeplanen din: I Mine kurs klikker kunden på Meld av ved timen og bekrefter med Meld av (eller bruker søppelbøtteikonet under Mine bookinger). Dette går bare for en betalt kurstime som ikke har startet. Arrangementer og workshops har ingen prosentgebyrer. Kundene kan bare avbestille en arrangementsbooking selv når Tillat selvavbestilling er slått på, og bare frem til fristen du har satt.
Hvordan setter jeg opp erstatningstimer for kurs?
Gå til Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking og velg Kurs.
I Erstatningstimer krysser du av for La kunder få erstatningstimer på nye kurs. Nye kurs starter da med Tillat erstatningstimer slått på. Et eksisterende kurs beholder sin egen innstilling; for å endre den redigerer du kurset og slår på Tillat erstatningstimer i delen Erstatningstimer.
På kortet Når kunden får en erstatningstime fyller du inn Avmeldingsfrist før kurstimen: hvor lenge før kurstimen starter kunden må melde seg av for å få en erstatningstime. Verdien 0 betyr at enhver avmelding før start regnes som rettidig. Kunden får likevel bare en erstatningstime hvis kurset tillater erstatningstimer og kunden ikke har nådd kursets grense for erstatningstimer. Fristen kan oppgis i minutter, timer, dager eller uker. En kunde kan fortsatt melde seg av etter dette tidspunktet, men får da ingen erstatningstime. Fristen gjelder for alle kurs med erstatningstimer. Den er ikke det samme som avbestillingsfristen for enkelttimer på kortet Timer.
På kortet Hvor lenge erstatningstimer er gyldige velger du under Gyldighetsregel enten Et fast antall dager (fyll inn Antall dager; dagene regnes fra datoen for kurstimen kunden har meldt seg av, ikke fra dagen for avmeldingen) eller Til kurset er slutt (eventuelt med Ekstra dager etter kursets siste time).
Under Andre standardvalg for nye kurs kan du sette Maks. erstatningstimer per kunde (tilgjengelig på Expert- og Ultimate-abonnementene og i prøveperioden) og krysse av for Tillat betaling med erstatningstime for enkelttimer på et kurs (kurset må ha prismuligheten Pris per kurstime). Begge deler er bare standardvalg for nye kurs.
Klikk på Lagre.
Erstatningstimer gjelder bare for timer i et kurs kunden har booket som helhet. Har en kunde booket én enkelt kurstime til Pris per kurstime, følger den bookingen avbestillingsfristen og avbestillingsgebyrene for enkelttimer og gir ingen erstatningstime. Ingen penger refunderes når en kunde melder seg av en kurstime; erstatningstimen er kompensasjonen.
Hvorfor gir et eksisterende kurs ikke erstatningstimer etter at jeg endret innstillingen?
La kunder få erstatningstimer på nye kurs (under Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking > Kurs) er bare et standardvalg for nyopprettede kurs. Et kurs du allerede har, beholder sin egen innstilling. For å endre den redigerer du kurset og slår på Tillat erstatningstimer i delen Erstatningstimer. Det samme gjelder Andre standardvalg for nye kurs (Maks. erstatningstimer per kunde og Tillat betaling med erstatningstime for enkelttimer på et kurs). Et kurs du oppretter med Bruk som mal, overtar disse innstillingene fra det opprinnelige kurset i stedet for standardvalgene. På Expert- og Ultimate-abonnementene og i prøveperioden overtar det også innstillingen Erstatningstimenes gyldighet fra det opprinnelige kurset. I motsetning til disse standardvalgene gjelder de to kortene også for eksisterende kurs: Avmeldingsfrist før kurstimen på kortet Når kunden får en erstatningstime gjelder for alle kurs med erstatningstimer, både nye og eksisterende. Gyldigheten på kortet Hvor lenge erstatningstimer er gyldige gjelder for nye kurs og for alle kurs der Bruk standardinnstillingen er valgt under Erstatningstimenes gyldighet i delen Erstatningstimer. Kurs med valget Angi for dette kurset beholder sin egen gyldighet. Du kan endre begge kortene også når La kunder få erstatningstimer på nye kurs er slått av.
Du kan endre Tillat erstatningstimer på et kurs uansett abonnement. Maks. antall erstatningstimer og valget Angi for dette kurset for erstatningstimenes gyldighet er tilgjengelige på Expert- og Ultimate-abonnementene og i prøveperioden. På andre abonnementer er disse innstillingene deaktivert. Et kurs som allerede har sin egen gyldighet, viser den skrivebeskyttet, og du kan bytte det til Bruk standardinnstillingen.
Hvordan melder en kunde seg av en kurstime og bruker erstatningstimen?
Kunden må ha en konto i bookingsystemet
For at kundene dine skal kunne bruke erstatningstimesystemet, trenger de sin egen konto i bookingsystemet. Uten det kan ikke systemet håndtere erstatningstimer, vise saldoer eller utløpsdatoer.
Kunden logger inn på kontoen sin og åpner enten Mine kurs, klikker Meld av ved timen og bekrefter med Meld av i vinduet Melde deg av timen …?, eller klikker på søppelbøtteikonet ved timen under Mine bookinger. Kundene gjør dette fra kontoen sin, ikke fra kurssiden på den offentlige timeplanen din.
Etter bekreftelsen får kunden en varsel-e-post. Hvis kunden meldte seg av innen fristen i Avmeldingsfrist før kurstimen i innstillingene for erstatningstimer, kurset tillater erstatningstimer og kunden ikke har nådd kursets grense for erstatningstimer, viser hovedsiden at kunden har rett til en erstatningstime. Ellers blir kunden meldt av uten erstatningstime.
Kunden kan deretter bruke erstatningstimen på alle timer eller kurstimer som tillater betaling med erstatningstimer, ved å klikke Book og velge Book med en erstatningstime. Betaling med erstatningstimer er slått på som standard for nye timer. Du kan slå det av med Tillat betaling med erstatningstimer under Avanserte bookinginnstillinger for timen. På et kurs bruker du Kurstime – tillat betaling med en erstatningstime i kursets del Erstatningstimer; nye kurs får standardverdien fra Tillat betaling med erstatningstime for enkelttimer på et kurs under Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking > Kurs. Les mer i Erstatningstimer: opptjening, bruk og gyldighet.
Avbestillingsregler for arrangementer og workshops
Kundene kan avbestille en arrangementsbooking selv, så lenge du tillater det. Gå til Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking, velg Arrangementer / Workshops og slå på «Tillat selvavbestilling». Fyll deretter inn «Frist for avbestilling før arrangementet» — en frist på 0 lar kundene avbestille når som helst frem til arrangementet starter. Fristen kan oppgis i minutter, timer, dager eller uker.
Det du setter her, blir standard for arrangementer du oppretter fra nå av, og hvert arrangement kan overstyre det i sine egne innstillinger under Avanserte bookinginnstillinger, der feltet heter «Frist for avbestilling: hvor lenge før start?» Ett enkelt arrangement med strengere frist tvinger deg altså ikke til å endre regelen for alt annet.
Arrangementer har ingen prosentbaserte avbestillingsgebyrer. Før fristen får kunden alt tilbake. Når selvavbestilling er av, får kunden en beskjed om å ta kontakt med studioet. Etter fristen kan en booking som er betalt med kort eller PayPal, ikke avbestilles på nett, og kunden blir bedt om å kontakte studioet. En booking som er betalt med kreditter, klipp, medlemskap eller en erstatningstime, kan fortsatt avbestilles etter fristen, men ingenting blir tilbakeført. Bookinger som er betalt med bankoverføring eller kontant, må du alltid avbestille og refundere selv.
Du kan alltid avbestille en kundes arrangementsbooking selv fra arrangementsdetaljen i administrasjonspanelet. Ved avbestilling blir du spurt om hvordan refusjonen skal håndteres (tilbakefør kreditter, tilbakefør klipp, marker som ubetalt osv.).
Kundens avbestilling av hele kurset
Å melde seg av én kurstime er én ting — å avbestille hele kursbookingen er noe annet, og det har sin egen innstilling. Du finner den på samme sted: Innstillinger > Bookinger og regler > Avbestilling av booking, under Kurs. Slå på «Tillat avbestilling av hele kurset» og sett «Frist for avbestilling før kurset». En frist på 0 betyr at kundene kan avbestille hele kurset når som helst frem til det starter. Det du setter her, blir standard for kurs du oppretter fra nå av, og eksisterende kurs beholder innstillingene sine. Hvert kurs har sin egen kopi av denne innstillingen i kursskjemaet under Avanserte bookinginnstillinger, der feltet heter «Frist for avbestilling av kurset: hvor lenge før kurset starter?»
En kunde som avbestiller hele kurset før fristen, får full refusjon. Er innstillingen av, eller er fristen passert, må kundene avtale avbestillingen med deg direkte. Et kurs som er betalt med bankoverføring eller kontant, må du alltid avbestille og refundere selv.
Kurs har heller ingen prosentbaserte avbestillingsgebyrer. Avmelding fra én enkelt kurstime i tide håndteres med erstatningstimer, som beskrevet over.