Kunden vil bytte til et annet kurs: en annen ukedag, et annet nivå eller bare fortsette på neste runde. Før betydde det at du måtte avbestille påmeldingen og opprette en ny ordre. Nå flytter du kunden med én handling: de gjenværende timene går over til det nye kurset, de som alt er gjennomført, blir stående i historikken til det opprinnelige, betaling, pris og kvittering forblir uendret, og kunden får én e-post.
Når du bør bruke flytting
Flytt til et annet kurs — kunden går over til et annet kurs med hele resten av kurset. Du velger målkurset, og kunden er med fra den første gjenværende timen.
Erstatningstime — kunden trenger bare å ta igjen enkelte timer og velger dem selv i timeplanen. Hvordan erstatningstimer fungerer, er beskrevet i artikkelen Slik bruker du erstatningstimer fra administrasjonspanelet.
Én enkelt kurstime over på en enkeltstående time — en kunde som bare har kjøpt én kurstime, flytter du på samme måte som en booking på en time, se Slik flytter du en kunde til en annen time uten avbestilling og refusjon.
Slik flytter du en kunde
Åpne detaljene for kurset og fanen Deltakere. Den samme handlingen finner du også i detaljene for en hvilken som helst kurstime, i delen Kursdeltakere.
Klikk på menyen mer (⋮) ved kunden, og deretter på Flytt til et annet kurs.
Sjekk kunden, det opprinnelige kurset med antallet gjenværende timer og ordreprisen øverst i vinduet.
Velg det nye kurset. Listen inneholder publiserte kurs i studioet ditt som er kommende eller i gang, og som tillater samme deltakelsesform (på stedet eller online) som den opprinnelige bookingen. Under valget ser du hvor mange timer på det nye kurset kunden blir påmeldt, og fra når.
La Varsle kunden på e-post være avkrysset, og legg eventuelt til en melding til kunden, som vises i e-posten.
I notatet til ordrehistorikken kan du skrive årsaken; kunden ser ikke notatet.
Klikk på Flytt påmeldingen.
Hvilke timer blir flyttet
Det er timene som fortsatt venter kunden på det opprinnelige kurset, som blir flyttet: de som ennå ikke er gjennomført, og som ikke er avlyst. Timer som alt er gjennomført, blir stående på det opprinnelige kurset sammen med oppmøtet. Timer kunden har meldt seg av, blir ikke flyttet, og erstatningstimene kunden har fått for dem, beholder kunden.
På det nye kurset blir kunden påmeldt alle de gjenværende timene, uansett hvor mange timer kunden hadde igjen på det opprinnelige kurset:
Det nye kurset har flere timer — kunden får dem til samme pris, ordreprisen endrer seg ikke.
Det nye kurset har færre timer — de overskytende timene fra det opprinnelige kurset går tapt. Vinduet gjør deg oppmerksom på forskjellen; vil du endre prisen, retter du den på ordren.
Tips: Det nye kurset kan alt være i gang. Kunden får da bare timene som ennå ikke er gjennomført på det.
Hva skjer med betalingen og kvitteringen
En flytting rører aldri pengene: betalt blir betalt med det opprinnelige beløpet, ubetalt blir ubetalt. Det opprettes verken en tilleggsbetaling eller en refusjon, heller ikke når det nye kurset har en annen pris. Vil du endre prisen, retter du den på ordren.
En betalt ordre har en kvittering, og flyttingen endrer den ikke; kursnavnet og datoen på kvitteringen blir de opprinnelige. Selve ordren vises nå på det nye kurset, på samme måte som i kundens oversikt over kurs.
En ubetalt ordre går i sin helhet over til det nye kurset, inkludert navn og dato. Betaler kunden med bankoverføring, blir forfallsdatoen regnet ut på nytt ut fra den første timen på det nye kurset.
Hva vinduet varsler om
Situasjonene nedenfor blokkerer ikke flyttingen; du får bare et varsel, slik at avgjørelsen blir bevisst:
Noen timer på det nye kurset er fulle. Bookingen opprettes utover kapasiteten, på samme måte som når du legger til en deltaker manuelt.
Kunden er allerede påmeldt det nye kurset. Etter flyttingen har kunden to bookinger på de samme timene.
Kunden står på venteliste til det nye kurset på én av timene. Plassen på ventelisten forblir uendret; skal kunden ikke beholde den, må du avbestille den separat.
Det nye kurset har færre gjenværende timer enn det opprinnelige (se over).
Ordren er betalt med klippekort, kreditter, medlemskap eller en erstatningstime. Flyttingen kontrollerer ikke om klippekortet, medlemskapet eller erstatningstimen også gjelder for det nye kurset, og om en grense overskrides. Kontroller det i kundedetaljene.
Hva skjer på det opprinnelige kurset
Kunden forsvinner fra deltakerlisten på det opprinnelige kurset. De gjennomførte timene, inkludert oppmøte, finner du fortsatt i detaljene for de enkelte timene, i ordredetaljene og i kundedetaljene. På hver time som blir ledig, frigjøres en plass på samme måte som ved en avbestilling: var timen full, rykker den første på ventelisten til den timen automatisk opp, ellers varsles de som har bedt om beskjed når en plass blir ledig.
Ofte stilte spørsmål
Hvor ser jeg at en kunde er flyttet?
I ordrehistorikken ligger det en oppføring med det opprinnelige og det nye kurset, datoen for den første nye timen, antallet timer som er flyttet, lagt til og fjernet, hvem som flyttet påmeldingen og når, og ditt interne notat. Meldingen til kunden blir ikke lagret i historikken; den finnes bare i e-posten som ble sendt.
Hva får kunden?
Én e-post, «Kursbooking flyttet», med navnet på det opprinnelige og det nye kurset, antallet gjenværende timer og perioden de strekker seg over, opplysninger om betalingen, meldingen din, stedet eller opplysningene for nettkurset og en knapp til ordredetaljene. Har kunden ingen e-postadresse, må du informere kunden på annen måte.
Hvordan avbestiller jeg deltakelsen etter en flytting?
Klikk på Avbestill kursdeltakelse ved kunden på det nye kurset. Avbestillingen gjelder alltid hele ordren, altså også de gjennomførte timene på det opprinnelige kurset. Derfor vises muligheten ikke lenger ved kunden på det opprinnelige kurset.
Kan jeg flytte bare én kurstime?
Mellom to kurs nei, det er alltid hele resten av kurset som flyttes. Én enkelt kurstime kan flyttes over på en enkeltstående time slik artikkelen Slik flytter du en kunde til en annen time uten avbestilling og refusjon beskriver. For enkelttimer bruker du en erstatningstime.