Kunden kan ikke komme, eller kom ikke, og vil ha en annen time i stedet. Før betydde det at du måtte avbestille bookingen og opprette en ny. Nå flytter du kunden med én handling: betaling, pris og kvittering forblir uendret, og kunden får én e-post med den nye timen.
Flytting eller erstatningstime?
Zenamu gir deg to måter å møte kunden på. Velg ut fra om du allerede kjenner den nye timen:
Flytt til en annen time — du velger en bestemt time, og kunden går rett over på den. Det passer når dere avtaler et erstatningstidspunkt, eller når kunden ikke kom og du vil gi kunden en annen time.
Erstatningstime — du gir kunden en erstatningstime, og kunden velger selv time i timeplanen. Det passer når det nye tidspunktet ennå ikke er kjent, eller når kunden trenger å flytte flere timer samtidig. Hvordan erstatningstimer fungerer, er beskrevet i artikkelen Slik bruker du erstatningstimer fra administrasjonspanelet.
Slik flytter du en kunde
Åpne timen kunden har booket, i kalenderen.
Klikk på Flytt til en annen time ved kunden i deltakerlisten (avhengig av skjermbredden vises handlingen direkte eller i menyen mer).
Sjekk kunden, den opprinnelige timen og ordreprisen øverst i vinduet.
Velg den nye timen. Listen viser timer 30 dager fra den valgte datoen; flytt datoen Vis timer fra hvis den nye timen ligger lenger fram. Du kan søke på navnet til timen.
La Varsle kunden på e-post være avkrysset, og legg eventuelt til en melding til kunden, som vises i e-posten.
I notatet til ordrehistorikken kan du skrive årsaken; den ser kunden ikke.
Klikk på Flytt booking.
Etter flyttingen har kunden en booking på den nye timen med oppmøtet satt til «fraværende», og får påminnelser om den nye timen slik som ved alle andre bookinger.
Tips: Du kan også flytte en booking på en time som alt er gjennomført, typisk når kunden ikke kom. Er kunden merket som til stede på den opprinnelige timen, må du fjerne oppmøtet først.
Hva skjer med betalingen og kvitteringen
En flytting rører aldri pengene: betalt blir betalt med det opprinnelige beløpet, ubetalt blir ubetalt. Det opprettes verken en tilleggsbetaling eller en refusjon, heller ikke når den nye timen har en annen pris. Vil du endre prisen, retter du den på ordren.
En betalt ordre har allerede en kvittering, og flyttingen endrer den ikke. Ordren blir derfor stående registrert på den opprinnelige timen: du finner den der både i ordreoversikten og i omsetningen til timen. Bare kundens deltakelse flyttes til den nye timen. Flyttingen blir ført inn i ordrehistorikken.
En ubetalt ordre flyttes i sin helhet til den nye timen: når den er betalt, finner du den på den nye timen både i ordreoversikten og i omsetningen. Betaler kunden med bankoverføring, blir forfallsdatoen regnet ut på nytt ut fra den nye timen.
Hva vinduet varsler om
Situasjonene nedenfor blokkerer ikke flyttingen; du får bare et varsel, slik at avgjørelsen blir bevisst:
Den nye timen er full. Bookingen opprettes utover kapasiteten, på samme måte som når du legger til en deltaker manuelt.
Kunden har allerede en booking på den nye timen. Etter flyttingen har kunden to.
Kunden står på venteliste til den nye timen. Ventelistebookingen forblir uendret; skal kunden ikke beholde den, må du avbestille den separat i detaljene for den nye timen.
Bookingen er betalt med klippekort, kreditter, medlemskap eller en erstatningstime. Flyttingen kontrollerer ikke om klippekortet, medlemskapet eller erstatningstimen også gjelder for den nye timen, og om en grense overskrides. Kontroller det i kundedetaljene.
Kunden kom ikke og betalte online. Etter flyttingen er bookingen aktiv igjen, og kunden kan avbestille den selv på den nye timen etter avbestillingsbetingelsene dine — ved nettbetaling også med refusjon. Vil du ikke tillate det, gir du kunden en erstatningstime i stedet for å flytte bookingen.
Hva skjer på den opprinnelige timen
Flyttingen frigjør en plass på den opprinnelige timen på samme måte som en avbestilling. Var timen full og det står folk på ventelisten, rykker den første automatisk opp og får en e-post; ellers varsles de som har bedt om beskjed når en plass blir ledig. Vil du avlyse hele den opprinnelige timen, flytter du kundene først og avlyser timen etterpå.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg flytte en kunde ut av et kurs?
En kunde som bare har kjøpt én kurstime, kan du flytte til hvilken som helst enkeltstående time på samme måte. Flytting til en annen kurstime eller mellom to kurs er ikke mulig ennå; framgangsmåten for kurs er beskrevet i artikkelen Kurs: slik overfører du en kunde mellom to kurs. Kunder som har kjøpt et helt kurs, og deltakere på arrangementer kan ikke flyttes.
Hvordan beregnes avbestilling etter en flytting?
Ut fra den nye timen. Avbestiller kunden bookingen på den nye timen, gjelder avbestillingsbetingelsene dine i forhold til starten på den nye timen.
Hvor ser jeg at en kunde er flyttet?
I ordrehistorikken ligger det en oppføring med både den opprinnelige og den nye timen, hvem som flyttet bookingen og når, og ditt interne notat. Meldingen til kunden blir ikke lagret i historikken; den finnes bare i e-posten som ble sendt.
Hva får kunden?
Én e-post, «Booking flyttet», med den opprinnelige og den nye timen, meldingen din, stedet eller opplysningene for nettimen, en knapp til bookingdetaljene og lenker for å legge den nye timen i kalenderen. Har kunden ingen e-postadresse, må du informere kunden på annen måte.