Wanneer verschijnt mijn kaartbetaling in Stripe?
Zodra u uw Zenamu-account aan Stripe hebt gekoppeld en kaartbetalingen van uw klanten ontvangt, vindt u een gedetailleerd overzicht van deze betalingen in het onderdeel Payments van uw Stripe-dashboard. Bijvoorbeeld:
Stripe maakt eenmaal per week (tenzij u een ander schema hebt ingesteld) het totaalbedrag over naar uw bankrekening als één gecombineerde overboeking.
Betalingsstatussen in Stripe
In uw betalingsoverzicht kunt u de volgende statussen tegenkomen:
Succeeded: de betaling is afgerond. Het bedrag is afgeschreven van de bankrekening van de klant en bijgeschreven op uw Stripe-saldo.
Incomplete: er is geen betaling gedaan. De klant heeft geen kaartgegevens ingevoerd of de transactie niet afgerond.
Failed: de betaling is geweigerd door de kaartuitgever (de bank).
Uncaptured: de betaling is goedgekeurd, maar het bedrag is nog niet afgeschreven van de bankrekening van de klant — het wordt alleen "gereserveerd". Het staat nog niet op uw Stripe-saldo. Geen zorgen — Zenamu doet dit om u geld te besparen en onnodige kosten te voorkomen (zie het volgende onderdeel). Het bedrag wordt binnen enkele dagen op uw saldo bijgeschreven.
Canceled: de betaling is door u geannuleerd.
Refunded: de betaling is door de klant geannuleerd en terugbetaald.
Hoe Zenamu u onnodige kosten bij annuleringen bespaart
Zenamu kan u geld besparen bij geannuleerde boekingen. Wanneer een betaling wordt aangemaakt voor een les of cursus, geeft Zenamu aan Stripe de opdracht om het bedrag op de bankrekening van de klant te reserveren in plaats van direct af te schrijven. Zou het bedrag direct worden afgeschreven, dan brengt Stripe transactiekosten in rekening. Bij een annulering zou u het verschil dan zelf moeten dragen.
De klant krijgt bij een tijdige annulering het volledige bedrag terug, maar u zou de transactiekosten uit eigen zak betalen. Als de betaling alleen gereserveerd is (status Uncaptured), worden er bij annulering geen kosten in rekening gebracht.
Zenamu int en verwerkt het bedrag automatisch:
Bij betalingen minder dan een week voor de les: het bedrag wordt vlak voor aanvang van de les geïnd.
Bij betalingen meer dan een week voor de les: het bedrag wordt circa 6 dagen na betaling geïnd, mits de les nog minimaal 7 dagen in de toekomst ligt. Een reservering op een bankrekening kan maximaal 7 dagen worden vastgehouden — daarna annuleert de bank de betaling.
Na het innen verandert de betalingsstatus in Stripe naar Succeeded.
Waarom is dit proces wat ingewikkelder?
We hebben bewust gekozen voor deze aanpak met de "uncaptured"-status en het venster van 7 dagen, om u annuleringskosten bij Stripe te besparen.
Dit helpt ook om misbruik te voorkomen door klanten die herhaaldelijk boeken en annuleren, waarbij elke annulering u transactiekosten zou opleveren.
We begrijpen dat dit in het begin verwarrend kan zijn. We raden aan om het eerst met een klein bedrag te testen, zodat u kunt zien hoe het in de praktijk werkt.
Hoe geannuleerde en terugbetaalde betalingen in Stripe worden weergegeven
Uncaptured -> Canceled: betaling vanuit de uncaptured-status, geannuleerd door u als studio-eigenaar:
Captured -> Refunded: betaling vanuit de captured-status, geannuleerd door de klant:
Mijn klant zegt dat de terugbetaling nooit is aangekomen -- wat vertel ik hem?
Als Zenamu de bestelling als refunded (terugbetaald) toont, maar de klant zegt nooit geld te hebben teruggekregen, is de bestelling vrijwel zeker geannuleerd terwijl de betaling nog in de uncaptured-status stond ("uncaptured" = het bedrag was alleen op de kaart gereserveerd, nooit daadwerkelijk afgeschreven).
Waarom dit voor de klant verwarrend lijkt: de reservering verschijnt in zijn bankapp als een openstaande boeking. Wanneer de reservering wordt vrijgegeven, verdwijnt de openstaande boeking gewoon -- banken tonen geen aparte "terugbetaling"-regel, omdat er in werkelijkheid geen geld is verplaatst. Vanuit het perspectief van de klant lijkt het alsof hij heeft betaald en het geld is verdwenen.
Wat er werkelijk is gebeurd -- twee scenario's:
Oorspronkelijke betalingsstatus | Wat de klant in zijn bank ziet |
Uncaptured (alleen gereserveerd, nooit afgeschreven) | De openstaande boeking verdwijnt binnen 5--7 dagen. Geen terugbetalingsregel. |
Captured (daadwerkelijk afgeschreven) | Er wordt een terugbetaling teruggestuurd naar de oorspronkelijke kaart. Komt meestal binnen 5--10 werkdagen aan. |
Voorbeeldbericht dat u naar de klant kunt sturen:
"Uw boeking is geannuleerd. Op het moment van annulering was de betaling alleen op uw kaart gereserveerd, niet daadwerkelijk afgeschreven. Uw bank geeft deze reservering automatisch vrij -- meestal binnen een paar dagen. In uw bankapp ziet u geen 'terugbetaling'-regel, alleen dat de openstaande boeking verdwijnt, alsof de betaling nooit heeft plaatsgevonden."
Als de klant bevestigt dat de afschrijving volledig is verdwenen (niet meer openstaand bij zijn bank), is er verder niets te doen -- er is hem nooit iets afgeschreven.