Met een deelnemersverklaring kunt u klanten verplichten om belangrijke informatie te bevestigen vóór het boeken (bijv. gezondheidsstatus, toestemming na informatie, aansprakelijkheidsverklaring). Dit artikel behandelt het volledige proces — van het aanmaken van een sjabloon tot het omgaan met situaties waarin een klant de actuele verklaring niet heeft ondertekend.

Wat is een deelnemersverklaring en wanneer wordt deze gebruikt

Een deelnemersverklaring is een zelfstandige verklaring die aan een boeking is gekoppeld.
Deze kan vereist worden bij online boekingen en bij boekingen aangemaakt vanuit het beheerpaneel.
Als een klant de actuele versie niet heeft ondertekend, kan de boeking worden geblokkeerd.

Een sjabloon voor de verklaring instellen

Maak een sjabloon aan: naam, inhoud en formuliervelden.
Voeg alle vereiste velden toe die vóór ondertekening moeten worden ingevuld.
Gebruik de voorvertoning om te controleren of tekst en velden logisch zijn vanuit het perspectief van de klant.
Test na het opslaan het proces met een echte boeking.

Tip: Houd uw verklaring beknopt en goed leesbaar. Een lange of onduidelijke tekst leidt tot meer afgebroken boekingen.

Versies van de verklaring en waarom de reden van wijziging belangrijk is

Wanneer u een bestaand sjabloon bewerkt, wordt een nieuwe versie aangemaakt. Klanten die een eerdere versie hebben ondertekend, kunnen worden gevraagd om de actuele versie te ondertekenen.

Geef bij het bewerken een reden voor de wijziging op (voor interne wijzigingsregistratie).
Communiceer belangrijke wijzigingen vooraf aan uw klanten.
Controleer na het publiceren van een nieuwe versie het openbare boekingsformulier.

De verklaring ondertekenen tijdens het boeken

Als een verklaring actief is, bevestigt de klant toestemming en vult de vereiste gegevens in, inclusief de handtekening, tijdens het boekingsproces.

Klant heeft een actuele handtekening

De boeking verloopt normaal zonder blokkering.

Klant heeft geen actuele handtekening

Het systeem vraagt de klant om de verklaring in te vullen en te ondertekenen. De boeking kan niet worden afgerond totdat dit is gedaan.

Overschrijving in het beheerpaneel — een boeking aanmaken namens een klant

Bij het aanmaken van een boeking vanuit het beheerpaneel kunt u de situatie tegenkomen dat de klant de actuele verklaring niet heeft ondertekend. In dat geval kunt u een overschrijving bevestigen en doorgaan.

Wanneer een overschrijving gebruiken

Uitzonderlijke operationele situaties (bijv. een last-minute telefonische boeking).
De klant heeft toestemming al via een ander kanaal gegeven en de handtekening wordt later toegevoegd.

Wanneer geen overschrijving gebruiken

Als standaard snelkoppeling in plaats van de daadwerkelijke handtekening te verkrijgen.
Als u niet zeker bent van de juridische of operationele gevolgen.

Belangrijk: Het gebruik van een overschrijving betekent dat u bewust verdergaat met de boeking zonder een actuele handtekening op de deelnemersverklaring.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

"De boeking kan niet worden afgerond"

Controleer of de klant de actuele versie van de verklaring heeft ondertekend en of alle vereiste velden zijn ingevuld.

"De klant heeft eerder getekend, maar het systeem vraagt opnieuw om een handtekening"

Waarschijnlijk is er een nieuwe versie van het sjabloon gepubliceerd. Een handtekening op een oudere versie geldt niet als handtekening op de actuele versie.