Voor elke verhuuraanbieding kiest u de annuleringsvoorwaarden die bepalen hoeveel een huurder terugkrijgt wanneer hij een bevestigde boeking annuleert. U kunt kiezen uit drie kant-en-klare niveaus, van het soepelst tot het strengst, of uw eigen niveaus samenstellen. Dit artikel legt uit hoeveel er in elk geval wordt terugbetaald en hoe de bijzondere situaties werken, zoals de coulanceperiode of een annulering door de studio.

Annuleringsvoorwaarden gelden voor bevestigde boekingen, en de terugbetaling hangt af van hoeveel tijd er op het moment van annuleren nog rest vóór de verhuur begint.

Flexibel

Standaard

Strikt

De voorwaarden die gelden op het moment dat een boeking wordt gemaakt, worden bij die boeking opgeslagen. Ook als u de voorwaarden op de aanbieding later wijzigt, volgen eerder bevestigde boekingen de voorwaarden die golden toen ze werden gemaakt.

Past geen van de drie kant-en-klare niveaus, kies dan Aangepast en stel de terugbetalingsniveaus zelf in. Elk niveau zegt: "annuleren X uur of meer vóór aanvang, en Y% wordt terugbetaald." U kunt maximaal vijf niveaus instellen; onder het laagste niveau wordt niets terugbetaald. De huurder ziet de exacte voorwaarden op de aanbieding voordat hij boekt.

Aangepaste voorwaarden worden op dezelfde manier bij de boeking opgeslagen — in de bewoording die gold toen ze werd gemaakt. Latere wijzigingen aan de aanbieding gelden alleen voor nieuwe boekingen.

Direct na betaling heeft de huurder 24 uur om te annuleren met volledige terugbetaling, ongeacht welke annuleringsvoorwaarden u hebt gekozen. Het is een vangnet tegen vergissingen en overhaaste boekingen.

De coulanceperiode geldt alleen wanneer er nog meer dan 72 uur rest vóór de verhuur begint. Bij last-minuteboekingen treedt ze niet in werking en gelden meteen de annuleringsvoorwaarden van de aanbieding.

Zolang een aanvraag nog op uw goedkeuring wacht, kan de huurder die annuleren en krijgt hij altijd 100% terug. Dat komt doordat de annuleringsvoorwaarden pas gelden zodra een boeking is bevestigd. Voordat u de aanvraag goedkeurt, is er nog geen verbintenis, dus wordt het volledige betaalde bedrag terugbetaald.

Wanneer u als studio een bevestigde boeking annuleert, krijgt de huurder altijd 100% terug, hoe weinig tijd er ook rest vóór aanvang. U moet een reden voor de annulering opgeven, die samen met de terugbetalingsgegevens naar de huurder wordt gestuurd.

Gebruik dit alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer de zaal niet beschikbaar wordt. Een bevestigde boeking annuleren is een echt ongemak voor de huurder, dus ga er zorgvuldig mee om.

Een kaartbetaling wordt teruggestort op de kaart waarmee de huurder heeft betaald — afhankelijk van de bank duurt het meestal 5 tot 10 dagen voordat het bedrag binnen is. Een PayPal-betaling wordt automatisch teruggestort op het PayPal-account van de huurder. Een bankoverschrijving of een betaling ter plaatse die al is verwerkt, betaalt u de huurder rechtstreeks terug: de bestelling wordt in het gedeelte Bestellingen gemarkeerd als wachtend op terugbetaling, en zodra u het geld hebt overgemaakt, markeert u die met een knop als terugbetaald. Heeft de huurder nog niets betaald (overschrijving onderweg, betaling ter plaatse), dan is er niets terug te betalen. De details vindt u in het artikel Betalingen en terugbetalingen bij verhuur.