Snelle antwoorden op de meest gestelde vragen over automatische annulering van onvoldoende geboekte sessies en evenementen.
Waarom is een sessie niet geannuleerd hoewel de bezetting laag was?
De meest voorkomende redenen:
De controle is nog niet uitgevoerd. De beoordeling gebeurt op het tijdstip dat u instelt (bijvoorbeeld 24 uur vóór aanvang), niet doorlopend.
De sessie staat op "Deze sessie niet automatisch annuleren". Controleer het gedeelte Geavanceerde boekingsinstellingen.
De globale annulering staat uit en de sessie heeft geen aangepaste instellingen.
De sessie is aangemaakt na het controletijdstip (zie hieronder).
De bezetting bereikte het minimum. Denk eraan dat het minimum naar boven wordt afgerond, dus ook een laag aantal kan eraan voldoen.
Waarom is een sessie geannuleerd terwijl er net daarna iemand boekte?
De controle vindt maar één keer plaats, op het tijdstip dat u vóór aanvang koos. Boekt er daarna iemand, dan maakt dat de annulering niet ongedaan. Net zo leidt een latere annulering niet tot een nieuwe controle.
Een klant boekte op het laatste moment, net na de controle. Telt dat mee?
Nee. Wat telt, is het aantal geboekte personen op het moment van de controle. Boekingen na dat moment veranderen de uitkomst niet. Gebeurt dit vaker, zet de controle dan dichter bij de aanvang zodat die latere boekingen meepakt.
Hoe haal ik één sessie uit de automatische annulering?
Open de sessie of het evenement, klap het gedeelte Geavanceerde boekingsinstellingen uit, en kies Deze sessie niet automatisch annuleren. De sessie wordt dan niet geannuleerd, ook niet als de globale annulering aanstaat.
Wat zien geboekte klanten wanneer een sessie wordt geannuleerd?
Ze krijgen dezelfde annuleringsmelding als bij elke andere geannuleerde les of evenement, en ze krijgen hun geld terug. U hoeft ze dat niet zelf te vertellen. Voor details over terugbetalingen, zie het artikel over betalingen en terugbetalingen bij automatische annulering.
Ik heb op het laatste moment een sessie aangemaakt. Wordt die automatisch geannuleerd?
Wordt een sessie aangemaakt nadat het controletijdstip zou hebben plaatsgevonden (stel dat de controle 24 uur van tevoren zou zijn, maar u de sessie pas een paar uur vóór aanvang aanmaakt), dan wordt die niet automatisch geannuleerd. Last-minutesessies zijn beschermd tegen een onverwachte annulering.
Schakelt u een aangepaste regel voor een bestaande sessie in terwijl het controletijdstip al is verstreken, dan wordt de controle in plaats daarvan direct na het opslaan uitgevoerd — Zenamu laat het u weten.
Ik heb de functie net ingeschakeld. Worden sessies die binnenkort beginnen ook geannuleerd?
Nee. De globale annulering inschakelen geldt niet met terugwerkende kracht voor sessies die al binnen hun controlevenster vallen. Alleen sessies waarvan het controletijdstip ná het inschakelen van de functie valt, worden beoordeeld. U annuleert dus geen sessies die op het punt staan te beginnen door de functie alleen maar in te schakelen.
Telt de wachtlijst mee voor de minimale bezetting?
Nee. Alleen bevestigde boekingen tellen mee voor het minimum. Klanten op de wachtlijst tellen niet mee. Wordt de sessie geannuleerd, dan krijgen ook klanten op de wachtlijst een melding, en wordt een eventueel geblokkeerde betaling vrijgegeven.
Geldt de aangepaste instelling van een sessie ook wanneer de globale annulering uitstaat?
Ja. De aangepaste instelling van een specifieke sessie heeft altijd voorrang. Die geldt ook wanneer de globale automatische annulering uitstaat. En andersom — u kunt een specifieke sessie buiten de annulering houden, ook terwijl de globale instelling aanstaat.
Geldt automatische annulering voor sessies die verborgen zijn op het openbare lesrooster?
Ja. Het systeem beoordeelt ook sessies en evenementen die niet op het openbare lesrooster staan — boekingen daarop (bijvoorbeeld rechtstreeks door de studio gemaakt) zijn net zo bindend als alle andere, dus klanten worden zoals gebruikelijk terugbetaald en op de hoogte gebracht. Wordt een verborgen sessie zonder enige boeking geannuleerd, dan krijgt u daarover een informatie-e-mail.
Ik heb de aankondigingstermijn van de controle gewijzigd. Heeft dat gevolgen voor sessies die al zijn gecontroleerd?
Nee. Elke sessie wordt hooguit één keer beoordeeld. De nieuwe instelling geldt voor sessies waarvan de controle nog moet komen; sessies die al zijn gecontroleerd, worden niet opnieuw beoordeeld. Dit geldt ook voor last-minutesessies — de aankondigingstermijn later inkorten haalt ze niet terug in een controle.
Annuleren jullie ook cursussen automatisch?
Nee. Automatische annulering werkt voor individuele sessies (lessen) en voor evenementen (workshops). Cursussen hebben deze functie niet.
Welk abonnement heeft automatische annulering nodig?
De functie is beschikbaar vanaf het Expert-abonnement en hoger (Expert, Ultimate) en tijdens de proefperiode. Stapt u van een betaald abonnement over naar een lager, dan stopt de automatische annulering, ook al blijven uw instellingen bewaard.