Jeżeli zawarli Państwo Umowę o świadczenie usług Platformy Zenamu w ramach Ogólnych warunków korzystania i świadczą Państwo usługi na Platformie, stają się Państwo z mocy prawa administratorem danych. Wynika to z faktu, że mogą Państwo dodawać imiona i nazwiska oraz adresy e-mail swoich klientów, a także dodawać członków swojego zespołu (pracowników lub współpracowników) i ujawniać ich imiona i nazwiska.

W związku z tym Fyooga s.r.o., Operator Platformy, działa jako podmiot przetwarzający, zapewniając Państwu Platformę i przestrzeń w chmurze do przechowywania tych danych. Dlatego między Państwem a nami konieczna jest umowa powierzenia przetwarzania danych.

Tak, umowa powierzenia przetwarzania danych jest jednym z najważniejszych dokumentów wymaganych do zapewnienia zgodności z RODO. Często podlega kontroli organu nadzorczego (w Republice Czeskiej Úřad pro ochranu osobních údajů), a w przypadku jej braku – podobnie jak w przypadku braku polityki prywatności (RODO) – za naruszenie mogą odpowiadać obie strony.

Prosimy o uważne zapoznanie się z poniższą Umową powierzenia przetwarzania danych.

Jako administrator danych odpowiadają Państwo (lub Państwa firma) za uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz za udostępnienie swojej polityki prywatności (RODO).

W Zenamu ułatwiamy Państwu zarządzanie polityką prywatności (RODO). Wystarczy wypełnić ją w Ustawienia > Strona grafiku > Zasady i warunki (zakładka) > Moja polityka prywatności (RODO), a pojawi się ona w Państwa publicznym grafiku w sekcji Zasady i warunki.

Państwa klienci są o tym informowani podczas rejestracji i akceptują Państwa warunki oraz politykę prywatności (RODO). Jeśli dodają Państwo klienta do systemu ręcznie, należy uzyskać jego zgodę i zaznaczyć ją w systemie.

Przygotowaliśmy też dla Państwa szablon, który znajdą Państwo w Ustawienia > Strona grafiku > Zasady i warunki (zakładka) > Moja polityka prywatności (RODO) > Użyj szablonu.

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych uzupełnia Ogólne warunki korzystania oraz Umowę o świadczenie usług Platformy Zenamu zawarte między Fyooga s.r.o. a Dostawcą usług.

Przedmiotem niniejszej Umowy jest zobowiązanie Podmiotu przetwarzającego do przetwarzania danych osobowych klientów, pracowników lub współpracowników Administratora, do których Podmiot przetwarzający uzyskuje dostęp w ramach wykonywania swoich obowiązków wynikających z Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu.

Administrator oświadcza, że jest administratorem danych w rozumieniu RODO oraz że dane osobowe określone w niniejszej Umowie pozyskuje, przetwarza i nimi zarządza zgodnie z RODO, a dane te są prawidłowe, adekwatne do określonego celu przetwarzania i ograniczone do zakresu niezbędnego do jego realizacji.

Użytkownicy mogą wyrazić zgodę, zaznaczając odpowiedni element formularza w aplikacji lub przekazując zgodę Dostawcy usług e-mailem albo w inny sposób komunikacji.

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych swoich klientów i pracowników w zakresie określonym poniżej, w związku z wykonywaniem obowiązków Podmiotu przetwarzającego wynikających z Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu.

Podmiot przetwarzający będzie zbierać i przechowywać dane osobowe w formie elektronicznej w celu świadczenia usług na podstawie Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu.

Strony uzgadniają, że Administrator odpowiada za wypełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z Rozporządzenia RODO wobec osób, których dane dotyczą (klientów i pracowników), a których dane osobowe są przetwarzane.

*Jeśli zostały podane

Podmiot przetwarzający będzie przetwarzać dane osobowe tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu. Okres przetwarzania może zostać zakończony zgodnie z warunkami Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu.

Gdy cel przetwarzania danych osobowych określony w niniejszej Umowie powierzenia przetwarzania danych oraz w Umowie o świadczenie usług Platformy Zenamu ustanie, Podmiot przetwarzający zaprzestanie przetwarzania danych osobowych. W takim przypadku Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zniszczyć te dane osobowe zgodnie z instrukcjami Administratora oraz zgodnie z RODO.

Administrator i Podmiot przetwarzający zobowiązują się informować się wzajemnie, niezwłocznie po uzyskaniu takiej wiedzy, o wszelkich znanych im okolicznościach, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na należyte i terminowe wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.

Strony są zobowiązane współpracować ze sobą w celu zapewnienia wykonania swoich obowiązków wynikających z RODO w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia danych osobowych przetwarzanych zgodnie z Umową o świadczenie usług Platformy Zenamu oraz niniejszą Umową.

Podmiot przetwarzający jest zobowiązany, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa danych osobowych.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO Podmiot przetwarzający jest zobowiązany powiadomić o tym Administratora drogą elektroniczną na adres e-mail podany w ustawieniach. Wyłącznie Administrator odpowiada za to, aby adres e-mail był prawidłowy i aktualny.

Podmiot przetwarzający odpowiada za swoich pracowników, którzy w ramach wykonywania powierzonych im uprawnień i obowiązków mają kontakt z danymi osobowymi u Podmiotu przetwarzającego. Pracownicy ci są zobowiązani zgodnie z RODO do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz środków bezpieczeństwa, których ujawnienie zagroziłoby bezpieczeństwu danych osobowych.

Podmiot przetwarzający nie może sporządzać żadnych kopii ani duplikatów powierzonych mu danych osobowych bez wiedzy i zgody Administratora. Nie narusza to prawa Podmiotu przetwarzającego do sporządzania kopii zapasowych niezbędnych do zapewnienia prawidłowego przetwarzania danych osobowych oraz funkcjonowania systemu, w którym dane osobowe są przetwarzane (w szczególności kopii zapasowych baz danych), ani prawa do przechowywania danych.

Jeżeli Administrator przetwarza za pośrednictwem Platformy dane osobowe osób, które nie ukończyły 16 lat, wyłącznie Administrator odpowiada za to, aby istniała ważna podstawa prawna przetwarzania, a w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – za to, aby zgodę wyraził lub zaaprobował ich przedstawiciel ustawowy (osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę) zgodnie z art. 8 RODO. Podmiot przetwarzający nie jest zobowiązany do weryfikowania tych okoliczności.

Administrator udziela Podmiotowi przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z usług innych podmiotów przetwarzających (podwykonawców) w celu przetwarzania danych osobowych. Lista podwykonawców Podmiotu przetwarzającego jest dostępna na stronie Lista podwykonawców.

Podmiot przetwarzający nie zaangażuje w przetwarzanie żadnego innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniego powiadomienia Administratora. W takim przypadku Podmiot przetwarzający informuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających.

W poważnych przypadkach, w których zagrożone byłoby bezpieczeństwo danych lub działanie aplikacji, Podmiot przetwarzający ma prawo zmienić dalszy podmiot przetwarzający bez uprzedniego powiadomienia Administratora. Podmiot przetwarzający powiadamia Administratora o takiej zmianie po jej dokonaniu, co nie narusza prawa Administratora do wniesienia uzasadnionego sprzeciwu.

Niniejsza Umowa wchodzi w życie i staje się skuteczna z dniem zawarcia Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu między stronami i zostaje zawarta na czas nieokreślony.

Niniejsza Umowa wygasa z dniem wygaśnięcia Umowy o świadczenie usług Platformy Zenamu.

Strony uzgadniają, że w przypadku wygaśnięcia Umowy Podmiot przetwarzający jest zobowiązany zniszczyć dane osobowe przekazane mu na podstawie niniejszej Umowy w ustawowym terminie.

Stosunki umowne nieuregulowane niniejszą Umową podlegają prawu Republiki Czeskiej oraz RODO. Jeżeli niniejsza Umowa jest dostępna w kilku wersjach językowych i występują między nimi rozbieżności, rozstrzygające znaczenie ma wersja czeska.

Wersja obowiązująca od 1 marca 2023 r.