W przeglądzie zamówień możesz zmieniać status poszczególnych pozycji. Ten artykuł opisuje, co robi każda z dostępnych akcji, kiedy jej użyć i jak uniknąć najczęstszych błędów.
Gdzie znajdziesz akcje zamówienia
Otwórz sekcję Zamówienia w panelu administracyjnym.
Wybierz konkretne zamówienie.
W szczegółach zamówienia lub w rozwijanym menu akcji wybierz operację, której potrzebujesz.
Główne akcje i kiedy ich używać
Zmiana kwoty zamówienia
Służy do korekty ceny (np. indywidualna umowa z klientem, błąd w cenniku). Po zmianie zawsze sprawdź powiązane dokumenty i notatki wewnętrzne.
Potwierdzenie płatności / oznaczenie jako nieopłacone
Używaj do ręcznej korekty statusu płatności. Z opcją „nieopłacone” postępuj ostrożnie — upewnij się, że status odpowiada rzeczywistości.
Anulowanie i potwierdzenie zwrotu
Po anulowaniu zamówienie może przejść do statusu „oczekuje na zwrot”. Gdy faktycznie prześlesz pieniądze z powrotem klientowi (np. przelewem bankowym), potwierdź zwrot również w panelu administracyjnym.
Pobieranie dokumentów
W zależności od statusu zamówienia możesz pobrać paragon lub dokument anulowania.
Typowe scenariusze
Klient zapłacił przelewem, ale zamówienie nadal jest oznaczone jako nieopłacone
Jeśli automatyczne dopasowywanie płatności nie wykryło wpłaty, zweryfikuj przelew i ręcznie ustaw właściwy status zamówienia.
Uwaga: Automatyczne dopasowywanie przelewów bankowych jest dostępne tylko w planie Ultimate. Jeśli korzystasz z innego planu, musisz ręcznie oznaczać zamówienia opłacone przelewem na podstawie historii rachunku bankowego.
Zamówienie jest anulowane i oczekuje na ręczny zwrot
Pieniądze wysyłasz poza Zenamu (przelewem bankowym lub gotówką). Następnie potwierdź zwrot w Zenamu, żeby zamówienie było finansowo zamknięte.
Zamówienie ma błędną kwotę
Użyj edycji kwoty i ewentualnie dodaj notatkę wewnętrzną z wyjaśnieniem, dlaczego zmiana została dokonana.
Przeniesienie klienta na inne zajęcia bez zwrotu pieniędzy
Czasem klient potrzebuje tylko przepisać rezerwację z jednych zajęć na inne — nie chce zwrotu pieniędzy. W Zenamu nie ma jednego przycisku „przenieś rezerwację”, ale w dwóch krokach możesz zachować płatność klienta nienaruszoną:
Otwórz oryginalne zajęcia i anuluj rezerwację klienta bez zwrotu pieniędzy. Pieniądze zostają na zamówieniu.
Otwórz nowe zajęcia i utwórz rezerwację dla klienta z poziomu panelu administracyjnego. Jako sposób płatności ustaw „Płatność na miejscu” z indywidualną ceną 0 — klient już zapłacił w pierwotnym zamówieniu, więc to po prostu odnotuje nową rezerwację bez ponownego pobierania opłaty.
Wskazówka: Jeśli klient płacił karnetem, członkostwem lub kredytami, wystarczy, że zapiszesz go na nowe zajęcia — wejście lub kredyt, którym zapłacił, zostanie automatycznie ponownie wykorzystane po anulowaniu pierwotnej rezerwacji i zwróceniu go na konto klienta.
Jak samodzielnie utworzyć zamówienie dla klienta (np. wstecznie za minione zajęcia)
Zenamu nie ma pustego formularza zamówienia — zamówienie zawsze powstaje z rezerwacji albo z zakupu. Jeśli więc klient potrzebuje zamówienia i dokumentu za zajęcia, które już się odbyły, zacznij od rezerwacji:
Otwórz zajęcia — działa to również dla zajęć, które już się odbyły — i utwórz rezerwację dla klienta z poziomu panelu administracyjnego.
Zenamu automatycznie utworzy odpowiadające jej zamówienie.
Odnotuj płatność na zamówieniu: potwierdź je jako opłacone i wybierz metodę płatności.
Pobierz dokument ze szczegółów zamówienia — paragon albo fakturę. Faktury są dostępne od planu Expert wzwyż, a na zamówieniu muszą być uzupełnione dane do rozliczeń klienta.
Jeśli cena ma być inna niż standardowa, użyj opcji Zmiana kwoty zamówienia w szczegółach zamówienia.
Karnety i członkostwa działają tak samo, tylko zaczynasz w innym miejscu: wystawiasz je ze szczegółów klienta (Dodaj członkostwo albo dodając kredyty lub wejściówki). Możesz tam ustawić własną cenę, również 0, a zamówienie utworzy się automatycznie.
FAQ
Skąd wiem, czy użyć potwierdzenia zwrotu, czy „nieopłacone”?
Jeśli faktycznie zwróciłeś pieniądze klientowi, użyj potwierdzenia zwrotu.
„Nieopłacone” służy do czegoś innego — oznacza klienta, który miał potwierdzoną rezerwację z płatnością na miejscu lub przelewem, ale nie pojawił się i nie zapłacił. Po takim oznaczeniu imię klienta wyświetla się w systemie na czerwono z dodatkową informacją o zaległych zobowiązaniach.
Płatność została potwierdzona przez pomyłkę — czy da się cofnąć zamówienie do statusu nieopłaconego?
Nie samodzielnie. Po potwierdzeniu płatności nie ma w aplikacji sposobu, żeby cofnąć zamówienie do statusu nieopłaconego — „nieopłacone” służy do oznaczania klienta, który jest Ci winien pieniądze (jak opisano wyżej), a nie do cofania potwierdzonej płatności.
Napisz do nas na czacie w aplikacji, a poprawimy to po naszej stronie.
Gdzie mogę pobrać dokument anulowania?
W akcjach zamówienia wybierz pobranie dokumentu anulowania. Jeśli ta opcja nie jest dostępna, sprawdź status zamówienia.
Dokument anulowania jest dostępny tylko wtedy, gdy dla danego zamówienia istnieje paragon.
Czy zmiana kwoty wpływa na księgowość?
Tak, może wpłynąć na powiązane dokumenty i raporty. Zmieniaj kwotę tylko wtedy, gdy masz ku temu konkretny powód.
Powiązane artykuły