Ten artykuł dotyczy zamówień Twoich klientów w sekcji Zamówienia w panelu administracyjnym: co robi każda akcja zamówienia (Odnotuj płatność, Oznacz jako nieopłacone, Potwierdź zwrot, Zmień kwotę i pobieranie dokumentów), kiedy jej użyć i jak samodzielnie utworzyć zamówienie dla klienta. Nie dotyczy miesięcznego limitu zamówień Twojego planu Zenamu (zobacz Co się stanie, gdy osiągnę limit zamówień albo limit cykli zajęć i wydarzeń w moim planie?) ani faktur, które Zenamu wystawia Tobie za plan (zobacz Gdzie znajdę fakturę za system rezerwacji Zenamu?).
Gdzie znajdziesz akcje zamówienia
Kliknij Zamówienia w lewym menu panelu administracyjnego. Ta pozycja jest widoczna dla użytkowników z uprawnieniami Menedżer lub Administrator.
Na liście kliknij trzy kropki (⋯) w kolumnie Akcje przy zamówieniu. Menu pokazuje akcje dostępne dla tego zamówienia oraz Szczegóły zamówienia.
Możesz też otworzyć Szczegóły zamówienia. Tam Odnotuj płatność, Potwierdź zwrot i Pobierz potwierdzenie płatności są przyciskami na górze, a pozostałe akcje znajdziesz w menu więcej (⋯) obok nich.
Wyświetlają się tylko akcje pasujące do metody płatności i statusu płatności zamówienia. Jeśli jakiejś akcji brakuje, najpierw sprawdź te dwie kolumny.
Główne akcje i kiedy ich używać
Zmień kwotę
Użyj opcji Zmień kwotę, aby poprawić cenę zamówienia (np. indywidualna umowa z klientem, błąd w cenniku). Kwotę możesz zmienić tylko w zamówieniach opłacanych na miejscu lub przelewem. Przy innych metodach płatności (np. kartą lub przez PayPal) opcja jest wyszarzona. Po zmianie zawsze sprawdź powiązane dokumenty i notatki wewnętrzne.
Odnotuj płatność / Oznacz jako nieopłacone
Odnotuj płatność oznacza zamówienie jako opłacone, gdy klient zapłacił na miejscu lub przelewem. Akcja jest dostępna dla zamówień ze statusem Oczekuje na zapłatę lub Nie zapłacono. W oknie Zmień status zamówienia uzupełnij pole Data płatności i kliknij Zapłacono. Zamówienia opłacane kartą i przez PayPal zmieniają status automatycznie, więc ta akcja nie jest dla nich dostępna.
Oznacz jako nieopłacone jest dostępne tylko dla zamówień opłacanych na miejscu lub przelewem, które nadal mają status Oczekuje na zapłatę. Z opcją „nieopłacone” postępuj ostrożnie — upewnij się, że status odpowiada rzeczywistości.
Anulowanie i potwierdzenie zwrotu
Gdy opłacone zamówienie zostanie anulowane, a pieniądze trzeba zwrócić samodzielnie (zwykle przy płatności przelewem), zamówienie ma status Oczekuje na zwrot. Zenamu nie wysyła tych pieniędzy za Ciebie. Gdy faktycznie prześlesz pieniądze klientowi (np. przelewem bankowym), kliknij również Potwierdź zwrot przy zamówieniu. Potwierdź zwrot jest dostępne tylko dla anulowanych zamówień opłacanych przelewem lub na miejscu, które czekają na zwrot.
Pobieranie dokumentów
W zależności od statusu zamówienia możesz pobrać potwierdzenie płatności (Pobierz potwierdzenie płatności) lub potwierdzenie anulowania (Pobierz potwierdzenie anulowania). Dokumenty można pobierać we wszystkich planach oprócz Free i Lite i tylko wtedy, gdy w Ustawienia › Płatności jest włączona opcja Wystawiaj potwierdzenia płatności.
Typowe scenariusze
Klient zapłacił przelewem, ale zamówienie nadal jest oznaczone jako nieopłacone
Jeśli automatyczne dopasowywanie płatności nie wykryło wpłaty, sprawdź przelew na swoim rachunku bankowym, a potem otwórz zamówienie i kliknij Odnotuj płatność.
Uwaga: Automatyczne dopasowywanie przelewów bankowych jest dostępne tylko w planie Ultimate. Jeśli korzystasz z innego planu, musisz ręcznie oznaczać zamówienia opłacone przelewem na podstawie historii rachunku bankowego.
Zamówienie jest anulowane i oczekuje na ręczny zwrot
Pieniądze wysyłasz poza Zenamu (przelewem bankowym lub gotówką). Następnie kliknij Potwierdź zwrot przy zamówieniu, żeby było finansowo zamknięte.
Zamówienie ma błędną kwotę
Użyj opcji Zmień kwotę (tylko w zamówieniach opłacanych na miejscu lub przelewem) i ewentualnie dodaj notatkę wewnętrzną z wyjaśnieniem, dlaczego zmiana została dokonana.
Przeniesienie klienta na inne zajęcia bez zwrotu pieniędzy
Czasem klient potrzebuje tylko przepisać rezerwację z jednych zajęć na inne — nie chce zwrotu pieniędzy. W Zenamu nie ma jednego przycisku „przenieś rezerwację”, ale w dwóch krokach możesz zachować płatność klienta nienaruszoną:
Otwórz oryginalne zajęcia i anuluj rezerwację klienta bez zwrotu pieniędzy. Pieniądze zostają na zamówieniu.
Otwórz nowe zajęcia i utwórz rezerwację dla klienta z poziomu panelu administracyjnego przyciskiem Dodaj uczestnika. Jako cenę wybierz Własna cena i wpisz 0 — klient już zapłacił w pierwotnym zamówieniu, więc to po prostu odnotuje nową rezerwację bez ponownego pobierania opłaty.
Wskazówka: Jeśli klient płacił karnetem, członkostwem lub kredytami, wystarczy, że zapiszesz go na nowe zajęcia — wejście lub kredyt, którym zapłacił, zostanie automatycznie ponownie wykorzystane po anulowaniu pierwotnej rezerwacji i zwróceniu go na konto klienta.
Jak samodzielnie utworzyć zamówienie dla klienta (np. wstecznie za minione zajęcia)
Zenamu nie ma pustego formularza zamówienia — zamówienie zawsze powstaje z rezerwacji albo z zakupu. Jeśli więc klient potrzebuje zamówienia i dokumentu za zajęcia, które już się odbyły, zacznij od rezerwacji:
Otwórz zajęcia — działa to również dla zajęć, które już się odbyły — i utwórz rezerwację dla klienta z poziomu panelu administracyjnego przyciskiem Dodaj uczestnika. Jako metodę płatności wybierz płatność na miejscu lub przelew — tylko takie zamówienia można ręcznie oznaczyć jako opłacone.
Zenamu automatycznie utworzy odpowiadające jej zamówienie.
Odnotuj płatność: zaznacz Oznacz jako zapłaconą w formularzu rezerwacji albo później otwórz zamówienie w sekcji Zamówienia, kliknij Odnotuj płatność, uzupełnij pole Data płatności i kliknij Zapłacono.
Pobierz dokument ze szczegółów zamówienia przyciskiem Pobierz potwierdzenie płatności — paragon albo fakturę. Faktury są dostępne w planach Expert i Ultimate oraz w okresie próbnym, a na zamówieniu muszą być uzupełnione dane do rozliczeń klienta.
Jeśli cena ma być inna niż standardowa, użyj opcji Zmień kwotę w szczegółach zamówienia.
Karnety i członkostwa działają tak samo, tylko zaczynasz w innym miejscu: wystawiasz je ze szczegółów klienta (Dodaj członkostwo albo dodając kredyty lub wejściówki). Możesz tam ustawić własną cenę, również 0, a zamówienie utworzy się automatycznie.
FAQ
Skąd wiem, czy użyć potwierdzenia zwrotu, czy „nieopłacone”?
Jeśli faktycznie zwróciłeś pieniądze klientowi, użyj opcji Potwierdź zwrot.
„Nieopłacone” służy do czegoś innego — oznacza klienta, który miał potwierdzoną rezerwację z płatnością na miejscu lub przelewem, ale nie pojawił się i nie zapłacił. Po takim oznaczeniu imię klienta wyświetla się w systemie na czerwono z dodatkową informacją o zaległych zobowiązaniach.
Płatność została potwierdzona przez pomyłkę — czy da się cofnąć zamówienie do statusu nieopłaconego?
Nie samodzielnie. Po potwierdzeniu płatności nie ma w aplikacji sposobu, żeby cofnąć zamówienie do statusu nieopłaconego — „nieopłacone” służy do oznaczania klienta, który jest Ci winien pieniądze (jak opisano wyżej), a nie do cofania potwierdzonej płatności.
Napisz do nas na czacie w aplikacji, a poprawimy to po naszej stronie.
Gdzie mogę pobrać dokument anulowania?
W akcjach zamówienia wybierz Pobierz potwierdzenie anulowania. Jeśli ta opcja nie jest dostępna, sprawdź status zamówienia.
Dokument anulowania jest dostępny tylko wtedy, gdy dla danego zamówienia istnieje paragon.
Czy zmiana kwoty wpływa na księgowość?
Tak, może wpłynąć na powiązane dokumenty i raporty. Zmieniaj kwotę tylko wtedy, gdy masz ku temu konkretny powód.
Powiązane artykuły