Klient chce przejść do innego cyklu zajęć: inny dzień tygodnia, inny poziom albo po prostu kontynuacja w kolejnej edycji. Wcześniej oznaczało to anulowanie udziału i utworzenie nowego zamówienia. Teraz przenosisz klienta jedną akcją: pozostałe terminy przechodzą do nowego cyklu zajęć, te, które już się odbyły, zostają w historii pierwotnego cyklu, płatność, cena i potwierdzenie płatności pozostają bez zmian, a klient dostaje jednego e-maila.
Kiedy użyć przeniesienia
Przeniesienie do innego cyklu zajęć — klient przechodzi z całą pozostałą częścią cyklu do innego cyklu zajęć. Ty wybierasz cykl docelowy, a klient jest w nim od pierwszego pozostałego terminu.
Odrobienie — klient musi odrobić tylko pojedyncze terminy i wybiera je sam z grafiku. Jak działają odrobienia, opisuje artykuł Jak używać odrobień z poziomu administracji.
Jeden termin cyklu na pojedyncze zajęcia — klienta, który kupił tylko jeden termin cyklu zajęć, przenosisz tak samo jak rezerwację na zajęcia, zobacz Jak przenieść klienta na inne zajęcia bez anulowania i zwrotu pieniędzy.
Jak przenieść klienta
Otwórz szczegóły cyklu zajęć i zakładkę Uczestnicy. Tę samą akcję znajdziesz też w szczegółach dowolnego terminu cyklu, w sekcji Uczestnicy cyklu zajęć.
Przy kliencie kliknij menu więcej (⋮), a potem Przenieś do innego cyklu zajęć.
W górnej części okna sprawdź klienta, pierwotny cykl zajęć wraz z liczbą pozostałych terminów i cenę zamówienia.
Wybierz nowy cykl zajęć. Lista zawiera opublikowane cykle zajęć Twojego studia, które mają się rozpocząć albo właśnie trwają i dopuszczają taką samą formę udziału (na miejscu albo online) jak pierwotna rezerwacja. Pod wyborem zobaczysz, na ile terminów nowego cyklu klient zostanie zapisany i od kiedy.
Zostaw zaznaczone Powiadom klienta e-mailem i w razie potrzeby dopisz wiadomość do klienta, która pojawi się w e-mailu.
W notatce do historii zamówienia możesz zapisać powód; klient jej nie widzi.
Kliknij Przenieś zapis.
Które terminy się przeniosą
Przeniosą się terminy, które czekają na klienta w pierwotnym cyklu zajęć: te, które jeszcze się nie odbyły i nie zostały odwołane. Terminy, które już się odbyły, zostają razem z obecnością przy pierwotnym cyklu. Terminy, na których klient usprawiedliwił nieobecność, nie przenoszą się, a przyznane za nie odrobienia zostają klientowi.
W nowym cyklu zajęć klient jest zapisany na wszystkie jego pozostałe terminy, niezależnie od tego, ile terminów zostawało mu w pierwotnym cyklu:
Nowy cykl zajęć ma więcej terminów — klient dostaje je w tej samej cenie, cena zamówienia się nie zmienia.
Nowy cykl zajęć ma mniej terminów — nadliczbowe terminy z pierwotnego cyklu przepadają. Okno ostrzeże Cię o różnicy; jeśli chcesz zmienić cenę, popraw ją na zamówieniu.
Wskazówka: Nowy cykl zajęć może już trwać. Klient dostanie wtedy tylko te terminy, które jeszcze się w nim nie odbyły.
Co się stanie z płatnością i potwierdzeniem płatności
Przeniesienie nigdy nie dotyka pieniędzy: opłacone zostaje opłacone w pierwotnej kwocie, nieopłacone zostaje nieopłacone. Nie powstaje żadna dopłata ani zwrot, nawet jeśli nowy cykl zajęć ma inną cenę. Jeśli chcesz zmienić cenę, popraw ją na zamówieniu.
Opłacone zamówienie ma wystawione potwierdzenie płatności, a przeniesienie go nie zmienia; nazwa cyklu zajęć i data podane na potwierdzeniu zostają pierwotne. Samo zamówienie pokazuje się teraz przy nowym cyklu zajęć, tak samo jak na liście cykli zajęć klienta.
Nieopłacone zamówienie przechodzi do nowego cyklu zajęć w całości, razem z nazwą i datą. Jeśli klient płaci przelewem, termin płatności przeliczy się według pierwszego terminu nowego cyklu.
O czym ostrzeże Cię okno
Poniższe sytuacje nie blokują przeniesienia; pojawia się tylko ostrzeżenie, żeby decyzja była świadoma:
Niektóre terminy nowego cyklu zajęć są pełne. Rezerwacja powstanie ponad limit miejsc, tak samo jak przy ręcznym dodaniu uczestnika.
Klient jest już zapisany na nowy cykl zajęć. Po przeniesieniu będzie miał na tych samych terminach dwie rezerwacje.
Klient jest na liście oczekujących w nowym cyklu zajęć na którymś z terminów. Jego miejsce na liście oczekujących zostaje bez zmian; jeśli nie powinien go mieć, anuluj je osobno.
Nowy cykl zajęć ma mniej pozostałych terminów niż pierwotny (patrz wyżej).
Zamówienie jest opłacone karnetem, kredytami, członkostwem lub odrobieniem. Przeniesienie nie sprawdza, czy karnet, członkostwo albo odrobienie obowiązują też w nowym cyklu zajęć i czy nie zostanie przekroczony limit. Sprawdź to w szczegółach klienta.
Co się stanie w pierwotnym cyklu zajęć
Klient znika z listy uczestników pierwotnego cyklu zajęć. Jego terminy, które już się odbyły, razem z obecnością znajdziesz dalej w szczegółach poszczególnych terminów, w szczegółach zamówienia i w szczegółach klienta. Na każdym zwolnionym terminie zwalnia się miejsce tak samo jak przy anulowaniu: jeśli termin był pełny, pierwsza osoba z jego listy oczekujących automatycznie wchodzi na zajęcia, w innym wypadku powiadomienie idzie do tych, którzy poprosili o informację o zwolnionym miejscu.
Częste pytania
Gdzie zobaczę, że klient został przeniesiony?
W historii zamówienia jest wpis z pierwotnym i nowym cyklem zajęć, datą pierwszego nowego terminu, liczbą przeniesionych, dodanych i usuniętych terminów, informacją, kto i kiedy wykonał przeniesienie, oraz Twoją notatką wewnętrzną. Wiadomość do klienta nie zapisuje się w historii — znajdziesz ją tylko w wysłanym e-mailu.
Co dostaje klient?
Jednego e-maila „Rezerwacja cyklu zajęć przeniesiona” z nazwą pierwotnego i nowego cyklu zajęć, liczbą pozostałych terminów i ich zakresem, informacją o płatności, Twoją wiadomością, miejscem zajęć lub danymi do zajęć online i przyciskiem do szczegółów zamówienia. Jeśli klient nie ma adresu e-mail, poinformuj go w inny sposób.
Jak anulować udział klienta po przeniesieniu?
W nowym cyklu kliknij przy kliencie Anuluj udział w cyklu zajęć. Anulowanie zawsze dotyczy całego zamówienia, czyli też terminów, które odbyły się w pierwotnym cyklu zajęć. Dlatego przy kliencie w pierwotnym cyklu ta opcja nie jest już dostępna.
Czy mogę przenieść tylko jeden termin cyklu zajęć?
Między dwoma cyklami nie, przenosi się zawsze cała pozostała część cyklu. Jeden termin cyklu zajęć można przenieść na pojedyncze zajęcia według artykułu Jak przenieść klienta na inne zajęcia bez anulowania i zwrotu pieniędzy. Do pojedynczych terminów użyj odrobienia.