Klient nie może przyjść albo nie przyszedł i chce zamiast tego inne zajęcia. Wcześniej oznaczało to anulowanie rezerwacji i utworzenie nowej. Teraz przenosisz klienta jedną akcją: płatność, cena i potwierdzenie płatności pozostają bez zmian, a klient dostaje jednego e-maila z nowym terminem zajęć.
Przeniesienie czy odrobienie?
Zenamu daje dwie możliwości, żeby wyjść klientowi naprzeciw. Wybierz w zależności od tego, czy znasz już nowe zajęcia:
Przenieś na inne zajęcia — wybierasz konkretne zajęcia i klient od razu na nie przechodzi. Przydaje się, gdy umawiacie się na zastępczy termin zajęć albo gdy klient nie przyszedł i chcesz dać mu inne zajęcia.
Odrobienie — przyznajesz klientowi odrobienie, a zajęcia wybiera on sam z grafiku. Przydaje się, gdy nowych zajęć jeszcze nie znasz albo gdy klient musi przenieść kilka zajęć naraz. Jak działają odrobienia, opisuje artykuł Jak używać odrobień z poziomu administracji.
Jak przenieść klienta
W kalendarzu otwórz zajęcia, na które klient ma rezerwację.
Na liście uczestników kliknij przy kliencie Przenieś na inne zajęcia (w zależności od szerokości ekranu akcja jest widoczna od razu albo w menu więcej).
W górnej części okna sprawdź klienta, pierwotne zajęcia i cenę zamówienia.
Wybierz nowe zajęcia. Lista pokazuje zajęcia z 30 dni od wybranej daty; przesuń datę Pokaż zajęcia od, jeśli nowe zajęcia są później. Zajęcia możesz szukać po nazwie.
Zostaw zaznaczone Powiadom klienta e-mailem i w razie potrzeby dopisz wiadomość do klienta, która pojawi się w e-mailu.
W notatce do historii zamówienia możesz zapisać powód; klient jej nie widzi.
Kliknij Przenieś rezerwację.
Po przeniesieniu klient ma rezerwację na nowych zajęciach ze statusem obecności „nieobecny” i dostaje przypomnienia o nowych zajęciach tak jak przy każdej innej rezerwacji.
Wskazówka: Możesz przenieść także rezerwację na zajęcia, które już się odbyły — zwykle wtedy, gdy klient nie przyszedł. Jeśli klient ma na pierwotnych zajęciach zaznaczoną obecność, najpierw ją usuń.
Co się stanie z płatnością i potwierdzeniem płatności
Przeniesienie nigdy nie dotyka pieniędzy: opłacone zostaje opłacone w pierwotnej kwocie, nieopłacone zostaje nieopłacone. Nie powstaje żadna dopłata ani zwrot, nawet jeśli nowe zajęcia mają inną cenę. Jeśli chcesz zmienić cenę, popraw ją na zamówieniu.
Opłacone zamówienie ma już wystawione potwierdzenie płatności, a przeniesienie go nie zmienia. Dlatego zamówienie zostaje przypisane do pierwotnych zajęć: znajdziesz je tam zarówno na liście zamówień, jak i w przychodzie tych zajęć. Na nowe zajęcia przechodzi tylko udział klienta. Przeniesienie zostaje zapisane w historii zamówienia.
Nieopłacone zamówienie przechodzi na nowe zajęcia w całości: po opłaceniu znajdziesz je przy nowych zajęciach zarówno na liście zamówień, jak i w przychodzie. Jeśli klient płaci przelewem, termin płatności przeliczy się według nowych zajęć.
O czym ostrzeże Cię okno
Poniższe sytuacje nie blokują przeniesienia; pojawia się tylko ostrzeżenie, żeby decyzja była świadoma:
Nowe zajęcia są pełne. Rezerwacja powstanie ponad limit miejsc, tak samo jak przy ręcznym dodaniu uczestnika.
Klient ma już rezerwację na nowe zajęcia. Po przeniesieniu będzie miał dwie.
Klient jest na liście oczekujących na nowe zajęcia. Jego rezerwacja z listy oczekujących zostaje bez zmian; jeśli nie powinien jej mieć, anuluj ją osobno w szczegółach nowych zajęć.
Rezerwacja jest opłacona karnetem, kredytami, członkostwem lub odrobieniem. Przeniesienie nie sprawdza, czy karnet, członkostwo albo odrobienie obowiązują też na nowych zajęciach i czy nie zostanie przekroczony limit. Sprawdź to w szczegółach klienta.
Klient nie przyszedł i zapłacił online. Po przeniesieniu rezerwacja znów jest aktywna i klient może sam anulować ją na nowych zajęciach zgodnie z Twoimi warunkami anulowania — przy płatności online także ze zwrotem pieniędzy. Jeśli nie chcesz tego dopuścić, zamiast przenosić rezerwację przyznaj mu odrobienie.
Co się stanie na pierwotnych zajęciach
Przeniesienie zwalnia miejsce na pierwotnych zajęciach tak samo jak anulowanie. Jeśli zajęcia były pełne i jest na nie lista oczekujących, pierwsza osoba z listy automatycznie wchodzi na zajęcia i dostaje e-maila; w innym wypadku powiadomienie idzie do tych, którzy poprosili o informację o zwolnionym miejscu. Jeśli chcesz anulować całe pierwotne zajęcia, najpierw przenieś klientów, a zajęcia anuluj dopiero potem.
Częste pytania
Czy mogę przenieść klienta z cyklu zajęć?
Klienta, który kupił tylko jedno spotkanie z cyklu, przeniesiesz w ten sam sposób na dowolne pojedyncze zajęcia. Przeniesienie na inne spotkanie cyklu albo między dwoma cyklami nie jest jeszcze możliwe; postępowanie przy cyklach opisuje artykuł Cykle zajęć: jak przenieść klienta między dwoma cyklami zajęć. Klienta z kupionym całym cyklem i uczestników wydarzeń nie da się przenieść.
Jak liczy się anulowanie po przeniesieniu?
Według nowych zajęć. Jeśli klient anuluje rezerwację na nowych zajęciach, Twoje warunki anulowania liczą się względem ich początku.
Gdzie zobaczę, że klient został przeniesiony?
W historii zamówienia jest wpis z pierwotnymi i nowymi zajęciami, informacją, kto i kiedy wykonał przeniesienie, oraz Twoją notatką wewnętrzną. Wiadomość do klienta nie zapisuje się w historii — znajdziesz ją tylko w wysłanym e-mailu.
Co dostaje klient?
Jednego e-maila „Rezerwacja przeniesiona” z pierwotnymi i nowymi zajęciami, Twoją wiadomością, miejscem zajęć lub danymi do zajęć online, przyciskiem do szczegółów rezerwacji i linkami do dodania nowych zajęć do kalendarza. Jeśli klient nie ma adresu e-mail, poinformuj go w inny sposób.