Każda subskrypcja członkostwa w Zenamu prowadzi kompletny wewnętrzny zapis każdego ważnego zdarzenia: od chwili utworzenia, przez każde odnowienie, wstrzymanie i anulowanie, aż po ewentualne zwroty. Ten zapis to Twoja pełna historia i siatka bezpieczeństwa przy rozwiązywaniu sporów i obsłudze księgowości. Ten artykuł wyjaśnia, gdzie znaleźć aktywność członkostwa i jak czytać każdy typ zdarzenia.
Gdzie znaleźć aktywność członkostwa
Otwórz szczegóły członkostwa klienta w panelu administratora, a zobaczysz:
Bieżący status członkostwa (aktywne, wstrzymane, oczekuje na płatność, anulowane itd.), datę kolejnego odnowienia oraz — jeśli coś się nie powiodło — szczegóły o okresie karencji i nieudanej płatności.
Sekcję Zamówienia: lista dokumentów wystawionych dla tego członkostwa (data utworzenia, data zapłaty, status płatności, kwota, opis i link do szczegółów dokumentu). To Twoje główne źródło informacji o poszczególnych udanych płatnościach i zarazem podstawa Twojej księgowości.
W swoim profilu (w Moje członkostwa → szczegóły) klient widzi ten sam status i tę samą listę swoich zamówień.
Ważne: Zenamu nie ma jeszcze dedykowanego ekranu „Historia odnowień”, który rozpisywałby poszczególne zdarzenia, takie jak wstrzymania, zmiany wariantu czy korekty. Te zdarzenia są zapisywane w wewnętrznym rekordzie w bazie danych i odzwierciedlane w Twoim panelu Stripe (w Subscriptions, Invoices i Events). W aplikacji masz trzy miejsca do bezpośredniej pracy: bieżący status członkostwa, listę dokumentów (Zamówienia) i aktywność klienta, gdzie najważniejsze zdarzenia są opisane prostym językiem (odnowiono, płatność nie powiodła się, wstrzymano lub wstrzymano automatycznie, wznowiono, anulowane przez klienta, anulowane po stronie Stripe lub na koniec okresu). Po szczegółową sekwencję każdego pojedynczego zdarzenia zajrzyj do Stripe. Poniżej opisujemy typy zdarzeń, które system rejestruje, żebyś łatwiej je zrozumiał, gdy będziesz ich szukać.
Typy zdarzeń, które system rejestruje
Każde wewnętrzne zdarzenie ma typ, datę i często jakieś dodatkowe szczegóły (kwotę, powód, ID powiązanego rekordu w Stripe).
Członkostwo utworzone (pierwszy zakup)
Pierwszy udany zakup członkostwa pokazuje się jako utworzenie członkostwa (status aktywne albo na chwilę oczekuje na płatność) oraz jako pierwszy dokument w sekcji Zamówienia. Z niego widzisz datę, wariant wybrany przez klienta i pierwszą pobraną kwotę.
Udane odnowienie
System rejestruje każde udane obciążenie cykliczne. Odnowienie obejmuje:
Datę i godzinę odnowienia.
Pobraną kwotę.
Okres rozliczeniowy, którego dotyczy płatność (możesz to prześledzić na fakturze w Stripe).
Wystawiony dokument (potwierdzenie płatności lub faktura), który znajdziesz w sekcji Zamówienia.
Jeśli klient korzysta z salda kredytu (które może pochodzić na przykład z wcześniejszego zwrotu wydanego jako kredyt zamiast na kartę) i pokrywa ono pełną płatność za okres, odnowienie i tak przechodzi — Zenamu rejestruje je wewnętrznie i członkostwo trwa dalej — ale nie powstaje do niego żaden dokument księgowy. Nic nie zostało pobrane z karty, więc nie ma czego dokumentować. Dokumentu za ten okres nie znajdziesz ani w sekcji Zamówienia, ani w eksporcie dla księgowej. Kredyt klienta jest pomniejszony o cenę okresu.
Nieudane odnowienie
System rejestruje każdą próbę pobrania płatności przez Stripe, która się nie powiodła (automatyczne próby Stripe, ręczne ponowienie itd.).
Datę i godzinę próby.
Powód niepowodzenia (kod z banku — brak środków, odrzucenie, wygasła karta, wymagana weryfikacja itd.).
Jedno nieudane odnowienie może wygenerować kilka rekordów (Stripe wykonuje szereg prób w okresie karencji). Najlepszym miejscem do prześledzenia tych prób i ich kodów jest faktura w Twoim panelu Stripe.
Rozpoczęcie okresu karencji to osobne wewnętrzne zdarzenie; dodatkowo data zakończenia okresu karencji (zwykle 7 dni po niepowodzeniu) pojawia się bezpośrednio w panelu administratora, jako część ostrzeżenia o nieudanej płatności na członkostwie.
Członkostwo wstrzymane
Rejestrowane przy każdym wstrzymaniu członkostwa. To, że członkostwo jest wstrzymane, widzisz bezpośrednio po jego statusie w panelu administratora. Są dwa przypadki:
Automatyczne wstrzymanie (bo plan studia został obniżony). Z rekordem zapisywana jest adnotacja wyjaśniająca ten powód.
Ręczne wstrzymanie (z panelu administratora). Zapisywane bez adnotacji — żaden powód nie jest wpisywany.
Aktywność klienta również rozróżnia, czy członkostwo zostało wstrzymane (ręcznie), czy zostało wstrzymane automatycznie. Ta różnica jest ważna, bo decyduje, czy członkostwo odnowi się automatycznie, gdy później wrócisz na plan Ultimate (robią to tylko członkostwa wstrzymane automatycznie).
Członkostwo wznowione
Rejestrowane, gdy wstrzymane członkostwo zostaje uruchomione z powrotem. Powód rozróżnia, czy było to:
„Wznowiono automatycznie: studio wróciło na Ultimate” — automatycznie, po powrocie studia na plan Ultimate.
Ręczne wznowienie z panelu administratora lub z profilu klienta.
Zmiana wariantu
Tworzone, gdy klient zostaje przeniesiony z jednego wariantu na inny. W aktywności klienta aplikacja oznacza to zdarzenie jako Wariant zmieniony.
Datę.
Stary wariant → nowy wariant.
Typ zmiany — podniesienie ceny, zaplanowane obniżenie ceny, zmiana okresu rozliczeniowego albo ta sama cena (wariant został przemianowany itd.).
W zależności od scenariusza: przy podniesieniu ceny pojawia się natychmiastowa faktura na proporcjonalną różnicę za pozostałe dni (data kolejnego odnowienia zostaje bez zmian); przy zaplanowanym obniżeniu ceny w dniu zmiany nie powstaje żaden dokument — panel administratora pokazuje na członkostwie baner „Zaplanowana zmiana od {{date}}”, a zmiana stosuje się dopiero przy kolejnym odnowieniu; przy zmianie okresu rozliczeniowego cykl startuje od nowa i powstaje jedna faktura netto (nowa cena minus proporcjonalny kredyt za niewykorzystaną część poprzedniego okresu).
Widzisz, kto dokonał zmiany z aktywności klienta w panelu administratora. Rozróżnia ona, czy klient zmienił wariant ze swojego profilu, czy zrobiło to studio z panelu administratora (przy akcjach studia zapisywane jest też nazwisko członka personelu).
Zaplanowana zmiana wariantu anulowana
Gdy klient (lub studio w jego imieniu) anuluje wcześniej ustawioną zaplanowaną zmianę wariantu (zawsze Scenariusz B — obniżenie ceny), baner zaplanowanej zmiany znika z panelu administratora, a system robi wewnętrzną adnotację o anulowaniu. Nie ma żadnych konsekwencji finansowych; członkostwo po prostu wraca do pierwotnego wariantu bez śladu.
Rzadkie sytuacje wokół zaplanowanej zmiany wariantu
Czasem klient planuje obniżenie ceny, ale między zaplanowaniem a dniem odnowienia dzieje się coś nietypowego — na przykład studio w międzyczasie archiwizuje docelowy wariant albo usuwa grupę. Zenamu obsługuje te sytuacje automatycznie i robi z nich wewnętrzną adnotację.
Co może się zdarzyć i co Zenamu robi:
Co się stało | Co Zenamu robi |
Studio zarchiwizowało docelowy wariant przed odnowieniem | Zmiana nie jest stosowana. Cena wraca do pierwotnego wariantu, a klient kontynuuje tak, jakby nigdy nie zaplanował obniżenia. |
Studio całkowicie usunęło docelowy wariant | Zachowanie takie samo jak przy archiwizacji. |
Studio zarchiwizowało lub usunęło całą grupę | Takie samo zachowanie; klient zostaje na pierwotnym wariancie. |
Przywrócenie ceny nie powiodło się technicznie (np. chwilowa awaria Stripe) | Zenamu robi adnotację o sytuacji. Na członkostwie w panelu administratora zobaczysz status ostrzegawczy. W tym rzadkim przypadku możesz sprawdzić bieżącą cenę subskrypcji klienta w panelu Stripe i w razie potrzeby dostosować ją ręcznie. |
Te sytuacje są bardzo rzadkie (zwykle mniej niż 1% zaplanowanych zmian). W zdecydowanej większości przypadków zmiana przechodzi dokładnie tak, jak klient zamierzał w dniu, w którym ją zaplanował.
Cena zaktualizowana
System rejestruje, gdy studio zastosowało wobec tego klienta zbiorczą zmianę ceny. Rekord niesie:
Datę.
Starą i nową cenę.
Adnotację, że nowa cena obowiązuje dopiero przy kolejnym zwykłym odnowieniu.
Członkostwo anulowane
Rejestrowane przy każdym anulowaniu — ręcznym (klient ze swojego profilu, studio z panelu administratora albo przez portal klienta Stripe) i automatycznym (przez Zenamu po wygaśnięciu 7-dniowego okresu karencji). To, że członkostwo jest anulowane, widzisz bezpośrednio po jego statusie w panelu administratora (albo po banerze „Anulowanie na koniec okresu” z datą). Dodatkowo wewnętrzny rekord niesie:
Datę anulowania.
Sposób anulowania: albo na koniec bieżącego okresu, albo natychmiast.
Powód anulowania (na przykład ręczne anulowanie na koniec okresu, natychmiastowe anulowanie albo automatyczne anulowanie po wygaśnięciu okresu karencji). Ten opis jest wyłącznie poglądowy: jest przechowywany wewnętrznie po angielsku i nie jest dokładnym tekstem, który zobaczysz w aplikacji.
Widzisz, kto dokonał anulowania. Zarówno z wewnętrznego rekordu, jak i z aktywności klienta w panelu administratora możesz poznać, czy członkostwo anulował klient, studio czy system po wygaśnięciu okresu karencji. Przy akcjach wykonanych przez studio zapisywane jest też nazwisko członka personelu. Czego rekord nie zawiera, to linku do jakiegokolwiek zwrotu. Znajdziesz go w panelu Stripe w sekcji Refunds.
Wymagane potwierdzenie płatności i zwroty — te pokazują się inaczej
Wymagane potwierdzenie płatności (3D Secure) przy odnowieniu jest rejestrowane jako wewnętrzne zdarzenie, ale status członkostwa pozostaje aktywne. Gdy przy odnowieniu potrzebna jest dodatkowa weryfikacja, Zenamu nie przełącza go na oczekuje na płatność (ten status jest zarezerwowany dla niedokończonego pierwszego zakupu; zobacz artykuł „Statusy członkostwa”). Wynik pokazuje się potem albo jako nieudane odnowienie (jeśli klient nie dokończy weryfikacji, a Stripe przestaje próbować), albo jako udane odnowienie (jeśli dokończy ją na czas).
Zwroty nie są rejestrowane jako osobna aktywność członkostwa. Pełny zwrot prowadzi do automatycznego anulowania członkostwa; zwrot częściowy nie zmienia statusu członkostwa. Status samego zwrotu znajdziesz na dokumencie (sekcja Zamówienia) albo w panelu Stripe.
Korekta z wewnętrznej kontroli (rzadkie zdarzenia)
Ten typ rekordu rejestruje sytuację, w której wewnętrzna kontrola w Zenamu wykryła rozbieżność między własnym stanem a stanem w Stripe i albo ją skorygowała, albo zrobiła z niej adnotację do późniejszej obsługi. Konkretne typy to:
Oczekujące zamówienie zakupu — klient kupił, Stripe to potwierdziło, ale Zenamu nie mogło utworzyć wewnętrznego zamówienia. System oznacza rekord do nadrobienia później.
Oczekujące zamówienie odnowienia — to samo, dla odnowienia.
Oczekujący zwrot po wyścigu — Zenamu anulowało członkostwo dokładnie w chwili, gdy Stripe równolegle pobrało płatność. Automatyczny zwrot nie nastąpił od razu, ale jest odnotowany do późniejszej obsługi.
Oczekująca zmiana wariantu — zmiana wariantu nie dokończyła się czysto na którymś etapie.
Komunikat dla członkostwa, które już nie istnieje — Stripe wysłało komunikat o członkostwie, które już nie istnieje w Zenamu (klient został usunięty).
To mniej więcej pięć najczęstszych; Zenamu używa kilku innych konkretnych znaczników dla rzadkich wyścigów (gdy dwie rzeczy dzieją się w tej samej chwili). Te korekty działają w tle; pojedyncza korekta jest zwykle w porządku sama w sobie — problemem jest ten sam znacznik powtarzający się na tym samym członkostwie. Jeśli masz do czynienia z taką sytuacją, skontaktuj się z pomocą techniczną.
Te korekty są informacyjne i pokazują się w ten sposób, że status członkostwa w Zenamu ostatecznie zgadza się ze Stripe:
Jednorazowa korekta jest w porządku. Drobne rozbieżności między Stripe a Zenamu zdarzają się od czasu do czasu.
Powtarzająca się rozbieżność dla tego samego klienta lub studia może wskazywać na głębszy problem. W panelu Stripe sprawdź, czy Twoje konto nie jest ograniczone (w Account requirements) i czy wszystkie ostatnie subskrypcje tego klienta zgadzają się z tym, co widzisz w Zenamu. Jeśli rozbieżność się utrzymuje, możesz zsynchronizować ponownie ręcznie w Stripe (anuluj i utwórz nową subskrypcję).
Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym
W panelu administratora status członkostwa i lista zamówień aktualizują się automatycznie, w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że:
Gdy Stripe wysyła Zenamu komunikat (udana płatność, niepowodzenie, anulowanie), Zenamu przełącza status członkostwa w ciągu kilku sekund i dodaje każdy nowy dokument.
Studio widzi zmianę bez konieczności odświeżania strony.
Klient w swoim profilu widzi bieżący status dopiero po odświeżeniu strony. Interfejs klienta zasadniczo nie używa aktualizacji w czasie rzeczywistym. Jeśli klient kontaktuje się ze studiem, pytając, dlaczego nie widzi nowej płatności, podpowiedz mu, żeby odświeżył stronę. W niektórych sytuacjach (tuż po płatności) przeglądarka klienta na chwilę sprawdza status w tle, ale z zasady: odśwież stronę = bieżący status.
W większości przypadków obie strony zobaczą zmiany w ciągu kilku sekund do minuty od faktycznego zdarzenia po stronie Stripe.
Jak wykorzystać aktywność członkostwa w praktyce
Połączenie statusu członkostwa + listy zamówień w Zenamu i Twojego panelu Stripe przydaje się w kilku sytuacjach:
Wyjaśnij klientowi konkretną płatność
Gdy klient pisze „Dlaczego obciążono mnie 240 zł dnia 14 kwietnia?”, otwórz sekcję Zamówienia w jego członkostwie, a zobaczysz:
Datę i status płatności.
Kwotę.
Link do szczegółów dokumentu (potwierdzenia płatności). Okres rozliczeniowy, którego dotyczy płatność, prześledzisz na fakturze w Stripe.
Możesz wtedy odpowiedzieć klientowi z dokładnymi szczegółami.
Zrozum, dlaczego członkostwo zostało anulowane
To, że członkostwo zakończyło się automatycznie po nieudanych płatnościach, poznasz po jego bieżącym statusie (anulowane / nieopłacone) i po braku udanej płatności w Zamówieniach. Po oś czasu poszczególnych prób i datę zakończenia okresu karencji (zwykle 7 dni) zajrzyj do odpowiedniej subskrypcji i faktur w panelu Stripe. Klient wie wtedy, że miał 7-dniowy okres karencji, którego nie wykorzystał.
Zwróć klientowi za niewykorzystany okres
Na liście zamówień widzisz datę ostatniej udanej płatności; jak długo członkostwo jest ważne, widzisz po statusie członkostwa (data kolejnego odnowienia). Wylicz kwotę proporcjonalną za niewykorzystane dni i wykonaj zwrot w panelu Stripe.
Wytropić podwójne obciążenia
Jeśli klient twierdzi, że Stripe obciążyło go dwa razy, otwórz sekcję Zamówienia (a dla pewności też faktury w Stripe). Zobaczysz albo tylko jedną płatność (i klient się myli), albo dwie, w którym to przypadku możesz zwrócić jedną z nich.
Dokumentacja dla księgowości
Lista zamówień zgadza się z Twoim panelem Stripe jeden do jednego. Jeśli księgowa potrzebuje dowodu konkretnej płatności, otwórz szczegóły dokumentu (a w Stripe znajdziesz pełne rozliczenie, termin płatności i dane podatkowe).
Najczęściej zadawane pytania
Klient mówi mi, że nie widzi swojej ostatniej płatności w profilu. Kilka możliwości:
Kredyt pokrył pełną płatność (brak przepływu pieniędzy = brak dokumentu, zobacz wyżej).
Profil klienta nie aktualizuje się w czasie rzeczywistym — poproś, żeby spróbował odświeżyć stronę.
Komunikat ze Stripe był opóźniony; poczekaj minutę i odśwież stronę.
Czy mogę wyeksportować aktywność członkostwa? Do księgowości użyj standardowego eksportu dokumentów w panelu administratora (ISDOC lub Pohoda XML). Zawiera wszystkie faktury i anulowania, których potrzebuje Twoja księgowa. Szczegółowej sekwencji poszczególnych zdarzeń (udane i nieudane odnowienia, wstrzymania, zmiany wariantu) nie znajdziesz jako osobnego raportu w aplikacji; te dane są w bazie danych i w Twoim panelu Stripe. W większości przypadków Twoja księgowa ich nie potrzebuje — pracuje z dokumentami.
Czy mogę usunąć rekord zdarzenia? Nie. Zapisy księgowe i historyczne nie są usuwane ani przepisywane po fakcie; dodawane są tylko nowe obok nich. Powód: historia musi pozostać kompletna, zarówno do celów księgowych, jak i do rozwiązywania sporów.
Co, jeśli zobaczę w Stripe lub w statusie członkostwa coś nieoczekiwanego (na przykład wynik korekty z wewnętrznej kontroli)? Może to być sytuacja, w której wewnętrzna kontrola w Zenamu wykryła rozbieżność między własnym stanem a stanem w Stripe i ją skorygowała. Jeśli to jednorazowy przypadek, jest w porządku (co jakiś czas komunikat ze Stripe ginie, a wewnętrzna siatka bezpieczeństwa to naprawia). Jeśli rozbieżność utrzymuje się dla tego samego klienta, sprawdź status jego subskrypcji w panelu Stripe i porównaj z tym, co widzisz w Zenamu. Jeśli naprawdę się nie zgadza, skontaktuj się z pomocą techniczną albo zsynchronizuj ponownie ręcznie w Stripe (anuluj i utwórz nową subskrypcję).
Powiązane artykuły
Zarządzanie istniejącymi członkami — wszystkie akcje, które generują wewnętrzne zdarzenia i zmieniają status członkostwa
Gdy płatność się nie powiedzie — szczegóły tego, co dzieje się, gdy płatność się nie powiedzie, i powiązane zdarzenia
Najczęstsze problemy i jak je rozwiązać — jak obsłużyć konkretne sytuacje, które te szczegóły pomagają zrozumieć