Acest articol explică cele două reguli care se aplică atunci când clienții își anulează singuri rezervarea la o oră individuală sau la o programare: Termen limită de anulare (până când poate anula clientul) și Taxe de anulare pentru ședințe individuale (procentul pe care îl rețineți când clientul anulează târziu). Articolul nu se referă la anularea automată a orelor cu ocupare redusă (vedeți Anulare automată la ocupare redusă), la regulile de anulare pentru cursuri și evenimente (vedeți Cursuri și evenimente: ședințe de recuperare și setările de anulare de către client) și nici la metodele de plată pentru programări (vedeți Programări (sesiuni 1:1): metode de plată și reguli de anulare).
Aceste reguli mai sunt numite fereastră de anulare, politică de anulare, taxă pentru anulare târzie sau limită pentru anulările de ultim moment.
Unde găsiți setările de anulare
Accesați Setări (pictograma roată din bara laterală stângă).
Selectați Rezervări și reguli din bara de meniu de sus.
Deschideți fila Anularea rezervării.
La Pentru ce tip de rezervări stabilești regulile?, selectați cardul Ședințe. Dedesubt găsiți Taxe de anulare pentru ședințe individuale și Termen limită de anulare.
Până când își pot anula clienții singuri rezervarea? (termen limită de anulare)
Setarea Termen limită de anulare stabilește ultimul moment înainte de începerea unei ore sau a unei programări în care clientul își mai poate anula singur rezervarea. Este o singură setare pentru tot studioul și se aplică orelor individuale, ședințelor de curs rezervate separat și programărilor. Nu puteți seta un termen limită de anulare diferit pentru o singură oră sau pentru un singur serviciu.
Pentru a seta termenul limită de anulare:
Accesați Setări › Rezervări și reguli › fila Anularea rezervării și selectați cardul Ședințe.
În secțiunea Termen limită de anulare, alegeți una dintre opțiuni:
Oricând — clienții își pot anula rezervarea până la începerea ședinței.
Sau stabilește un termen limită specific — introduceți un număr la Cu cât timp înainte de începerea orei? Termenul limită se introduce în ore întregi, cel puțin 1.
Faceți clic pe Salvează în partea de jos a paginii.
Exemplu: ca clienții să poată anula până cu 12 ore înainte de începerea ședinței, alegeți Sau stabilește un termen limită specific și introduceți 12. Pentru 2 zile, introduceți 48.
Ce se întâmplă după termenul limită de anulare?
Un client cu o rezervare plătită la o oră o poate anula în continuare și eliberează locul, dar nu primește rambursare.
O rezervare neplătită la o oră nu poate fi anulată online. Clientul este rugat să vă contacteze.
O programare nu poate fi anulată online după termenul limită de anulare. Clientul este rugat să vă contacteze.
La o oră completă, opțiunea de înscriere pe lista de așteptare dispare după ce trece termenul limită de anulare.
Termenul limită de anulare îi limitează doar pe clienți. Dvs. puteți anula oricând rezervarea oricărui client.
Termenul limită de anulare este același lucru cu „Ore înainte de început” de la o oră?
Nu. Câmpul Ore înainte de început din secțiunea Setări avansate de rezervare a unei ore ține de anularea automată la ocupare redusă. El stabilește momentul în care Zenamu verifică dacă s-au înscris destule persoane. Nu schimbă până când își pot anula clienții singuri rezervarea. Vedeți Anulare automată la ocupare redusă: setări personalizate pentru o ședință sau un eveniment.
Nici setarea Termenul limită de rezervare din fila Rezervări nu este același lucru. Ea oprește rezervările noi, nu anulările.
Cum percepeți o taxă pentru anulările târzii (taxe de anulare)
Taxele de anulare sunt procente din prețul plătit pe care le rețineți când un client își anulează rezervarea aproape de începere. Pentru a adăuga o taxă de anulare:
Pe cardul Ședințe, mergeți la Taxe de anulare pentru ședințe individuale și faceți clic pe + Adaugă.
În fereastra Taxă de anulare nouă, completați Ce procent din prețul orei? (1–100%).
Completați Cu cât timp înainte de începerea orei? în ore întregi.
Faceți clic pe Salvează.
În exemplul de mai jos creăm condiția: dacă un client își anulează rezervarea cu 3 ore sau mai puțin înainte de începerea ședinței, i se reține o taxă de anulare de 25% din suma plătită.
Taxa de anulare nouă apare acum în listă (vedeți imaginea de mai jos). Puteți adăuga condiții suplimentare făcând clic din nou pe butonul + Adaugă. De exemplu, puteți seta o taxă de anulare de 50% pentru anulările efectuate cu 2 ore înainte de ședință. Personalizați condițiile în funcție de nevoile Dvs.
La ce se aplică aceste reguli (și în ce unități de timp)
Termenul limită de anulare și taxele de anulare de pe cardul Ședințe acoperă ședințele individuale: orele obișnuite (deschise), ședințele de curs pe care clienții le rezervă separat și rezervările la serviciile de programare. Există un singur set comun de reguli, deci nu puteți seta reguli separate pentru servicii și pentru ore.
Ferestrele de taxare și Termenul limită de anulare pentru ședințe se introduc doar în ore — zilele și săptămânile nu sunt disponibile aici. Dacă gândiți în zile, convertiți mai întâi: 1 zi = 24 de ore, 1 săptămână = 168 de ore.
Cursurile și evenimentele funcționează altfel și nu au deloc taxe procentuale. Vedeți Cursuri și evenimente: ședințe de recuperare și setările de anulare de către client.
Depanare: nu se pot salva taxele de anulare (politica de anulare)
Dacă nu puteți salva taxele de anulare, cea mai frecventă cauză este un conflict între o taxă de anulare și termenul limită de anulare. Sistemul va afișa următoarea eroare:
Una dintre ferestrele de anulare definite se suprapune cu termenul limită de anulare (termenul limită trebuie să fie întotdeauna anterior). Modificați opțiunea termenului limită de anulare sau eliminați fereastra de anulare în conflict.
Cum rezolvați
Verificați setarea Termen limită de anulare — aceasta definește până când își poate anula clientul singur rezervarea înainte de începerea ședinței.
Comparați numărul de ore. Fiecare taxă de anulare trebuie să folosească mai multe ore decât termenul limită de anulare. De exemplu, cu un termen limită de 48 de ore, o taxă pentru 72 de ore funcționează, dar o taxă pentru 48 sau 24 de ore nu.
Fie modificați termenul limită de anulare, fie eliminați taxa de anulare care generează conflictul.
Exemplu: Dacă termenul limită de anulare este setat la 2 ore înainte de clasă, nu puteți avea o taxă de anulare care se aplică „cu 1 oră înainte de clasă” — la acel moment, clientul nu mai poate anula cu rambursare.
Cum configurați „gratuit până la X, apoi cu taxă”
Să presupunem că doriți ca anularea să fie gratuită până cu 72 de ore înainte de clasă, iar după acest prag să se rețină 25%. Regula de care trebuie să țineți cont: fiecare fereastră de taxare trebuie să fie mai departe de începutul clasei decât termenul limită de anulare, pentru că după termenul limită clienții nu mai pot anula cu rambursare. Aveți două variante:
Fără termen limită — setați Termen limită de anulare la Oricând și adăugați o taxă de 25% pentru o fereastră de 72 de ore. Anulările făcute cu mai mult de 72 de ore înainte sunt gratuite, pentru cele făcute mai târziu se reține 25%, iar clienții pot anula până la începerea ședinței.
Cu un termen limită de 48 de ore — alegeți Sau stabilește un termen limită specific, introduceți 48 de ore și adăugați aceeași taxă de 25% pentru o fereastră de 72 de ore. Cu mai mult de 72 de ore înainte anularea este gratuită, între 72 și 48 de ore se reține 25%, iar sub 48 de ore clienții nu mai pot anula cu rambursare.
Ce nu puteți face este să combinați cele două variante, de exemplu „gratuit până la 72 de ore, 25% între 72 și 48 de ore și o altă taxă sub 48 de ore”. Ultima taxă ar cădea dincolo de termenul limită, așa că sistemul nu o va salva și veți vedea eroarea descrisă mai sus.