Declarația de participare (numită adesea declarație de exonerare de răspundere) vă permite să cereți clienților să confirme informații importante și să le semneze digital înainte de rezervare (de ex. starea de sănătate, consimțământul informat, recunoașterea răspunderii). Acest articol vă ghidează prin întregul proces — de la crearea unei declarații până la gestionarea situațiilor în care un client nu a semnat versiunea actuală — și arată unde găsiți răspunsurile date de clienți. Nu este despre termenii și condițiile Dvs., pe care clienții le acceptă bifând o casetă, și nici despre întrebările suplimentare din formularul de rezervare (consultați Câmpuri personalizate în formularul de rezervare).
Ce este declarația de participare și când se folosește
Declarația de participare este un document independent, asociat unei rezervări.
Poate fi obligatorie atât pentru rezervările online, cât și pentru cele create din panoul de administrare.
Dacă un client nu a semnat versiunea curentă, rezervarea poate fi blocată.
Declarațiile de participare sunt disponibile în planurile Expert și Ultimate și în perioada de probă.
Configurarea unui șablon de declarație
Accesați Setări › Pagina programului și deschideți fila Declarație de participare.
Faceți clic pe Creează declarație și completați Titlul formularului, Textul declarației și Câmpuri formular (cel puțin un câmp). Câmpul pentru semnătură se adaugă automat.
Adăugați toate câmpurile obligatorii care trebuie completate înainte de semnare.
Folosiți Previzualizare pentru a verifica dacă textul și câmpurile sunt clare din perspectiva clientului, apoi faceți clic pe Salvează.
Activați Cere clienților să completeze acest formular în aceeași filă. Comutatorul este disponibil după ce există o declarație.
Testați fluxul cu o rezervare reală.
Sfat: Păstrați declarația scurtă și ușor de înțeles. Un text lung sau neclar crește numărul de rezervări abandonate.
Versiunile declarației și de ce contează motivul modificării
Când editați o declarație existentă (Editează declarația), se creează o versiune nouă. Declarațiile semnate anterior rămân arhivate, dar toți clienții — inclusiv cei care au semnat o versiune mai veche — trebuie să semneze versiunea actuală.
La editare, completați câmpul obligatoriu Motivul modificării (pentru evidența internă a schimbărilor).
Comunicați în avans clienților modificările semnificative.
După publicarea unei versiuni noi, verificați formularul public de rezervare.
Semnarea declarației în timpul rezervării
Dacă declarația este activă, clientul confirmă consimțământul și completează datele necesare, inclusiv semnătura digitală, în cadrul procesului de rezervare.
Clientul are o semnătură curentă
Rezervarea continuă normal, fără blocaje.
Clientul nu are o semnătură curentă
Sistemul îi solicită să completeze și să semneze declarația. Rezervarea nu poate fi finalizată fără acest pas.
Derogare în panoul de administrare — crearea unei rezervări în numele clientului
Când creați o rezervare din panoul de administrare, este posibil ca clientul să nu fi semnat declarația curentă. În acest caz, formularul de rezervare afișează Clientul nu a semnat declarația actuală. Introduceți un motiv în câmpul de text și faceți clic pe Confirmă ignorarea pentru a continua. Butonul rămâne inactiv până când introduceți un motiv.
Când să folosiți derogarea
Situații operaționale excepționale (de ex. o rezervare telefonică în ultimul moment).
Clientul și-a dat deja consimțământul pe altă cale, iar semnătura va fi adăugată ulterior.
Când să nu folosiți derogarea
Ca scurtătură de rutină în loc de obținerea semnăturii propriu-zise.
Dacă nu sunteți siguri de implicațiile legale sau operaționale.
Important: Folosirea derogării înseamnă că continuați în cunoștință de cauză cu rezervarea, fără o semnătură curentă pe declarație.
Unde văd răspunsurile date de clienți în declarație? Le pot exporta?
Declarația de participare semnată de fiecare client, inclusiv răspunsurile la câmpurile formularului, o puteți vedea în două locuri:
Clienți › coloana Declarație de participare: faceți clic pe pictograma ochi de lângă un client care a semnat versiunea actuală.
Detaliile clientului › Starea declarației: declarația actuală semnată, iar versiunile mai vechi la Istoric.
Fereastra Declarație semnată afișează răspunsurile la Informații transmise, împreună cu semnătura. Faceți clic pe Descarcă PDF pentru a salva declarația semnată respectivă. Coloana și secțiunea apar doar cât timp opțiunea Cere clienților să completeze acest formular este activată.
Răspunsurile din declarații nu pot fi filtrate sau exportate în bloc. Lista de clienți arată doar dacă un client a semnat versiunea actuală, iar nici exportul clienților (Descarcă fișierul CSV), nici exportul participanților la o oră nu conțin răspunsurile din declarații. Așadar, dacă adăugați în declarație o casetă pentru newsletter, nu puteți obține lista clienților care au bifat-o. Pentru consimțământul la newsletter folosiți în schimb consimțământul de marketing încorporat — pe acesta îl puteți filtra și exporta (consultați Descărcați contactele Zenamu ca fișier CSV).
Probleme frecvente și soluții
„Rezervarea nu se finalizează”
Verificați dacă clientul a semnat versiunea curentă a declarației și dacă toate câmpurile obligatorii sunt completate.
„Clientul a semnat anterior, dar sistemul cere din nou semnătura”
Cel mai probabil a fost publicată o versiune nouă a șablonului. O semnătură pe o versiune mai veche nu este considerată semnătură pe versiunea curentă.
Articole asociate