Acest articol este despre comenzile clienților Dvs. din secțiunea Comenzi a administrării: ce face fiecare acțiune pentru comenzi (Înregistrează plata, Marchează ca neplătit, Confirmă rambursarea, Modifică suma și descărcarea documentelor), când s-o folosiți și cum creați chiar dumneavoastră o comandă pentru un client. Nu este despre limita lunară de comenzi a planului Zenamu (consultați Ce se întâmplă când ating limita de comenzi sau limita de cursuri și evenimente a planului meu?) și nici despre facturile pe care Zenamu vi le emite pentru plan (consultați Unde pot găsi factura pentru sistemul de rezervare?).
Unde găsiți acțiunile pentru comenzi
Faceți clic pe Comenzi în meniul lateral din stânga al administrării. Acest element îl văd utilizatorii cu permisiuni de Manager sau Administrator.
În listă, faceți clic pe cele trei puncte (⋯) din coloana Acțiuni de lângă comandă. Meniul arată acțiunile disponibile pentru acea comandă, plus Detalii comandă.
Sau deschideți Detalii comandă. Acolo, Înregistrează plata, Confirmă rambursarea și Descarcă chitanța de plată sunt butoane în partea de sus, iar celelalte acțiuni se află în meniul mai mult (⋯) de lângă ele.
Se afișează doar acțiunile potrivite pentru metoda de plată și starea plății comenzii. Dacă lipsește o acțiune, verificați mai întâi aceste două coloane.
Acțiunile principale și când le folosiți
Modifică suma
Folosiți Modifică suma pentru a corecta prețul unei comenzi (de ex. acord individual, eroare de preț). Suma se poate modifica doar la comenzile plătite la fața locului sau prin transfer bancar. La celelalte metode de plată (de exemplu card sau PayPal), opțiunea este afișată în gri. După modificare, verificați întotdeauna documentele asociate și notele interne.
Înregistrează plata / Marchează ca neplătit
Înregistrează plata marchează o comandă ca plătită atunci când clientul a plătit la fața locului sau prin transfer bancar. Acțiunea este disponibilă pentru comenzile cu starea În așteptarea plății sau Neplătit. În fereastra Modifică starea comenzii, introduceți Data plății și faceți clic pe Plătit. Comenzile plătite cu cardul sau prin PayPal își schimbă starea automat, așa că pentru ele această acțiune nu este oferită.
Marchează ca neplătit este disponibilă doar pentru comenzile cu plata la fața locului sau prin transfer bancar care sunt încă În așteptarea plății. Aveți grijă la opțiunea „neplătit” — asigurați-vă că starea corespunde realității.
Anularea și confirmarea rambursării
Când o comandă plătită este anulată și trebuie să returnați banii chiar dumneavoastră (de obicei la plata prin transfer bancar), comanda afișează În așteptarea rambursării. Zenamu nu trimite acești bani în locul Dvs. Odată ce ați trimis efectiv banii clientului (de ex. prin transfer bancar), faceți clic și pe Confirmă rambursarea la comanda respectivă. Confirmă rambursarea este oferită doar pentru comenzile anulate cu plata prin transfer bancar sau la fața locului care așteaptă o rambursare.
Descărcarea documentelor
În funcție de starea comenzii, puteți descărca chitanța de plată (Descarcă chitanța de plată) sau chitanța de anulare (Descarcă chitanța de anulare). Documentele se pot descărca în toate planurile, cu excepția planului gratuit și a planului Lite, și doar dacă opțiunea Emite chitanțe este activată în Setări › Plăți.
Scenarii frecvente
Clientul a plătit prin transfer bancar, dar comanda apare ca neplătită
Dacă potrivirea automată nu a detectat plata, verificați plata în contul Dvs. bancar, apoi deschideți comanda și faceți clic pe Înregistrează plata.
Notă: Potrivirea automată a plăților prin transfer bancar este disponibilă doar în planul Ultimate. Dacă aveți un alt plan, trebuie să marcați manual comenzile cu transfer bancar ca plătite, pe baza activității din contul Dvs. bancar.
Comanda este anulată și așteaptă rambursare manuală
Trimiteți banii în afara Zenamu (transfer bancar sau numerar). Apoi faceți clic pe Confirmă rambursarea la comandă, pentru a o închide din punct de vedere financiar.
Comanda are o sumă incorectă
Folosiți Modifică suma (doar la comenzile plătite la fața locului sau prin transfer bancar) și adăugați, opțional, o notă internă cu motivul modificării.
Mutarea unui client la o altă ședință fără rambursare
Uneori clientul are nevoie doar să își transfere rezervarea de la o ședință la alta — nu cere banii înapoi. În Zenamu nu există un buton unic „mutare”, dar puteți păstra plata intactă în doi pași:
Deschideți ședința originală și anulați rezervarea clientului fără a emite o rambursare. Banii rămân pe comandă.
Deschideți noua ședință și creați o rezervare pentru client din partea de administrare cu Adaugă participant. Ca preț, alegeți Preț personalizat și introduceți 0 — clientul a plătit deja pe comanda originală, astfel încât această operațiune doar înregistrează noua rezervare, fără să taxeze din nou.
Sfat: Dacă clientul a plătit cu un pachet, abonament sau credite, îl puteți pur și simplu înscrie din nou la noua ședință — intrarea sau creditul cu care a plătit va fi reutilizat automat după ce anulați rezervarea originală și valoarea revine în contul său.
Cum creați chiar dumneavoastră o comandă pentru un client (de ex. retroactiv, pentru o ședință deja desfășurată)
Zenamu nu are un formular gol de comandă — comanda se creează întotdeauna dintr-o rezervare sau dintr-o achiziție. Așa că, atunci când un client are nevoie de o comandă și de un document pentru o ședință care a avut deja loc, porniți de la rezervare:
Deschideți ședința — funcționează și pentru ședințele trecute — și creați o rezervare pentru client din panoul de administrare cu Adaugă participant. Ca metodă de plată, alegeți plata la fața locului sau transferul bancar — doar aceste comenzi pot fi marcate manual ca plătite.
Zenamu creează automat comanda corespunzătoare.
Înregistrați plata: bifați Marchează ca plătită în formularul de rezervare sau deschideți mai târziu comanda în Comenzi, faceți clic pe Înregistrează plata, introduceți Data plății și faceți clic pe Plătit.
Descărcați documentul din detaliile comenzii cu Descarcă chitanța de plată — o chitanță sau o factură. Facturile sunt disponibile în planurile Expert și Ultimate și în perioada de probă, iar datele de facturare ale clientului trebuie completate pe comandă.
Dacă prețul trebuie să fie altul decât cel standard, folosiți Modifică suma în detaliile comenzii.
Pachetele de intrări și abonamentele funcționează la fel, doar că pornesc din alt loc: le emiteți din detaliile clientului (Adaugă abonament unic sau adăugând credite ori intrări). Acolo puteți seta un preț propriu, inclusiv 0, iar comanda se creează automat.
Întrebări frecvente
Cum știu dacă să folosesc confirmarea rambursării sau „neplătit”?
Dacă ați returnat efectiv banii clientului, folosiți Confirmă rambursarea.
Opțiunea „neplătit” are un scop diferit — marchează un client care a avut o rezervare confirmată cu plata la fața locului sau prin transfer bancar, dar nu s-a prezentat și nu a plătit. După această marcare, numele clientului apare în roșu în sistem, cu informații suplimentare despre obligațiile restante.
Am confirmat o plată din greșeală — pot readuce comanda la starea de neplătită?
Nu pe cont propriu. După ce o plată a fost confirmată, comanda nu mai poate fi readusă la starea de neplătită din aplicație — starea „neplătit” există pentru a semnala un client care vă datorează bani, așa cum am explicat mai sus, nu pentru a anula o confirmare de plată.
Scrieți-ne în chatul din aplicație și o rezolvăm noi din partea noastră.
De unde descarc chitanța de anulare?
Din acțiunile comenzii, alegeți Descarcă chitanța de anulare. Dacă opțiunea nu este disponibilă, verificați starea comenzii.
Chitanța de anulare este disponibilă doar atunci când pentru comandă există o chitanță de plată.
Modificarea sumei afectează contabilitatea?
Da, poate afecta documentele și rapoartele asociate. Faceți modificări doar atunci când aveți un motiv clar.
Articole conexe