Clientul nu poate veni, sau nu a venit, și vrea altă oră în locul ei. Înainte, asta însemna să anulați rezervarea și să creați una nouă. Acum mutați clientul cu o singură acțiune: plata, prețul și chitanța rămân neschimbate, iar clientul primește un singur e-mail cu ora nouă.
Mutare sau ședință de recuperare?
Zenamu vă oferă două căi prin care puteți veni în întâmpinarea clientului. Alegeți în funcție de faptul că știți deja ora nouă sau nu:
Mută la altă oră — alegeți dumneavoastră o oră concretă, iar clientul trece direct la ea. Este utilă când stabiliți împreună o dată de înlocuire sau când clientul nu a venit și vreți să îi dați altă oră.
Ședință de recuperare — îi acordați clientului o ședință de recuperare, iar el își alege singur ora din program. Este utilă când data nouă nu este încă stabilită sau când clientul are nevoie să reporteze mai multe ore deodată. Modul în care funcționează ședințele de recuperare este descris în articolul Cum să utilizați ședințele de recuperare din administrare.
Cum mutați un client
În calendar, deschideți ora la care clientul are rezervarea.
În lista participanților, faceți clic pe Mută la altă oră în dreptul clientului (în funcție de lățimea ecranului, acțiunea se vede direct sau în meniul mai mult).
În partea de sus a ferestrei, verificați clientul, ora inițială și prețul comenzii.
Alegeți ora nouă. Lista arată orele programate în intervalul de 30 de zile de la data aleasă; mutați data Afișează orele de la dacă ora nouă este mai departe. Orele pot fi căutate după denumire.
Lăsați bifat Notifică clientul prin e-mail și, dacă doriți, adăugați un mesaj pentru client, care apare în e-mail.
În nota pentru istoricul comenzii puteți scrie motivul; clientul nu o vede.
Faceți clic pe Mută rezervarea.
După mutare, clientul are o rezervare la ora nouă cu prezența „absent” și primește memento-urile pentru ora nouă ca la orice altă rezervare.
Sfat: Puteți muta și o rezervare de la o oră care s-a desfășurat deja, de obicei atunci când clientul nu a venit. Dacă la ora inițială clientul este bifat ca prezent, anulați mai întâi prezența.
Ce se întâmplă cu plata și cu chitanța
Mutarea nu umblă niciodată la bani: ce este plătit rămâne plătit la valoarea inițială, ce este neplătit rămâne neplătit. Nu se creează nicio diferență de plată și nicio rambursare, nici atunci când ora nouă are alt preț. Dacă vreți să schimbați prețul, modificați-l pe comandă.
O comandă plătită are deja chitanță emisă, iar mutarea nu o schimbă. De aceea comanda rămâne înregistrată la ora inițială: o găsiți acolo atât în lista de comenzi, cât și în veniturile orei. La ora nouă trece doar participarea clientului. Mutarea este consemnată în istoricul comenzii.
O comandă neplătită trece în întregime la ora nouă: după plată, o găsiți la ora nouă atât în lista de comenzi, cât și în venituri. Dacă clientul plătește prin transfer bancar, data scadenței se recalculează în funcție de ora nouă.
Despre ce vă avertizează fereastra
Situațiile de mai jos nu blochează mutarea; apare doar un avertisment, ca să decideți în cunoștință de cauză:
Ora nouă este completă. Rezervarea se creează peste capacitate, la fel ca atunci când adăugați manual un participant.
Clientul are deja o rezervare la ora nouă. După mutare va avea două.
Clientul este pe lista de așteptare la ora nouă. Rezervarea lui de pe lista de așteptare rămâne neschimbată; dacă nu trebuie să o păstreze, anulați-o separat în detaliile orei noi.
Rezervarea este plătită cu un pachet de intrări, credite, un abonament sau o ședință de recuperare. Mutarea nu verifică dacă pachetul, abonamentul sau ședința de recuperare sunt valabile și pentru ora nouă și dacă se depășește vreo limită. Verificați asta în detaliile clientului.
Clientul nu a venit și a plătit online. După mutare, rezervarea este din nou activă și clientul o poate anula singur la ora nouă, conform condițiilor dumneavoastră de anulare — la plata online, inclusiv cu rambursare. Dacă nu vreți să permiteți asta, acordați-i o ședință de recuperare în loc să mutați rezervarea.
Ce se întâmplă la ora inițială
Mutarea eliberează un loc la ora inițială exact ca o anulare. Dacă ora era completă și are listă de așteptare, prima persoană de pe listă urcă automat și primește un e-mail; în caz contrar, pleacă o notificare către cei care au cerut să fie anunțați când se eliberează un loc. Dacă vreți să anulați complet ora inițială, mutați mai întâi clienții și anulați ora abia după aceea.
Întrebări frecvente
Pot muta un client dintr-un curs?
Clientul care a cumpărat doar o singură ședință din curs poate fi mutat la orice oră individuală, prin același procedeu. Mutarea la altă ședință a cursului sau între două cursuri nu este încă posibilă; procedeul pentru cursuri este descris în articolul Cursuri: cum să transferați un client între două cursuri. Clientul care a cumpărat cursul întreg și participanții la evenimente nu pot fi mutați.
Cum se calculează anularea după mutare?
În funcție de ora nouă. Dacă clientul anulează rezervarea la ora nouă, condițiile dumneavoastră de anulare se aplică față de începutul orei noi.
Unde văd că un client a fost mutat?
În istoricul comenzii există o înregistrare cu ora inițială și cea nouă, cine a făcut mutarea și când, precum și nota dumneavoastră internă. Mesajul pentru client nu se salvează în istoric; îl găsiți doar în e-mailul trimis.
Ce primește clientul?
Un singur e-mail, „Rezervare mutată”, cu ora inițială și cea nouă, mesajul dumneavoastră, locul de desfășurare sau datele pentru ora online, un buton către detaliile rezervării și linkuri pentru a adăuga ora nouă în calendar. Dacă clientul nu are e-mail, vă rugăm să îl informați în alt mod.