Documentul de plată se creează în momentul în care comanda este plătită. Abia atunci primește numărul din seria de numerotare, data emiterii și, pe facturi, data livrării/prestării impozabile. Aceste trei valori nu se mai schimbă niciodată, nici dacă modificați sau anulați comanda mai târziu.

Lucrurile stau la fel la orice metodă de plată. La card și PayPal, documentul este disponibil aproape imediat după plată. La transfer bancar sau la plata la fața locului, apare în momentul în care potriviți plata cu extrasul bancar sau o înregistrați pe comandă cu butonul Înregistrează plata.

Zenamu emite documente doar dacă aveți activată opțiunea Emite chitanțe în setări, secțiunea Plăți, și dacă planul dumneavoastră permite acest lucru. Fără această setare, comenzile funcționează exact la fel, doar că nu au niciun document.

Cât timp comanda nu este plătită, nu există un document, ci doar o solicitare de plată. Clientul primește un e-mail cu datele bancare, referința de plată și data scadenței. Solicitarea de plată nu are număr de document și nu intră în contabilitate. Este doar o instrucțiune de plată.

Data scadenței este trecută în acel e-mail, iar Zenamu o calculează din momentul în care a fost creată comanda. Nu este niciodată mai târziu de începutul ședinței la care s-a înscris clientul. După ce trece data scadenței, Zenamu nu anulează comanda de la sine. Decizia vă aparține.

Dacă studioul dumneavoastră emite documente, e-mailul îi mai spune clientului că poate descărca documentul din detaliile comenzii imediat ce ajunge plata.

Pe factură apar numărul facturii, data emiterii, data livrării/prestării impozabile și data comenzii.

Data emiterii este ziua în care comanda a fost plătită. Data comenzii este ziua în care a fost creată comanda, adică atunci când clientul a rezervat sau a cumpărat. La rezervările plătite ulterior, aceste două date diferă și așa este corect.

Data livrării/prestării impozabile poate fi anterioară datei emiterii, de exemplu când clientul participă la ședință înainte ca plata să fie încasată. Zenamu creează documentul abia după ce plata este încasată efectiv, așa că data emiterii nu se bazează niciodată doar pe o autorizare temporară pe card.

Pe chitanța pe care o emit studiourile neplătitoare de TVA apar numărul chitanței, data comenzii și numărul comenzii. Nu apare data livrării/prestării impozabile și, spre deosebire de factură, nici data emiterii, deși data respectivă rămâne vizibilă în detaliile comenzii.

În panoul de administrare, deschideți Comenzi, faceți clic pe comandă, iar în detaliile ei veți vedea numărul documentului, data emiterii și data livrării/prestării impozabile. Clientul vede aceleași valori în detaliile comenzii, în contul lui.

Cât timp comanda este neplătită, aceste rânduri lipsesc, pentru că documentul încă nu există.

Când modificați o comandă care are deja un document, Zenamu vă avertizează că modificarea va apărea pe document. Numărul și data emiterii rămân neschimbate.

O comandă neplătită nu are document, așa că anularea ei nu emite nimic. Nu consumă niciun număr din serie, deci în numerotare nu apare niciun gol.

Când banii se întorc la client, Zenamu emite un document de stornare care face referire la factura sau chitanța originală. Documentul în sine este intitulat Factură storno, iar când originalul a fost o chitanță, Chitanță storno, în timp ce butonul din acțiunile comenzii se numește Descarcă chitanța de anulare. Documentul de stornare are ca dată a emiterii ziua anulării, iar documentul original rămâne neschimbat.

Când clientul nu primește nimic înapoi, de exemplu la o taxă de anulare de 100%, nu se creează niciun document de stornare, iar documentul original rămâne valabil.

Un document individual îl descărcați din detaliile comenzii. Ca să obțineți o lună întreagă dintr-odată, deschideți Comenzi și apoi Documente emise, de unde puteți exporta un PDF unificat sau un ZIP cu PDF-uri individuale. Studiourile din Cehia și Slovacia primesc acolo, în plus, ISDOC și Pohoda XML.

Exportul comenzilor are, pe lângă data comenzii și data plății, și o coloană Data emiterii.

Exportul ISDOC și Pohoda XML conține și facturile comenzilor anulate ulterior, împreună cu documentul de stornare corespunzător. Dacă ați exportat deja o perioadă mai veche, iar contabilul a adăugat manual o parte dintre documente, verificați după un nou export dacă nu s-a înregistrat ceva de două ori. Documentele descărcate deja nu se modifică.

Când înregistrați plata ulterior și introduceți o dată a plății anterioară, documentul primește data emiterii din ziua în care ați înregistrat plata, iar data livrării/prestării impozabile din data plății propriu-zise.

La trecerea dintre ani, aceasta înseamnă că documentul primește un număr din seria noului an, chiar dacă data livrării/prestării impozabile cade încă în decembrie. Dacă aveți nevoie ca documentul să fie în seria veche, înregistrați plata înainte de sfârșitul anului.

Înainte, facturile primeau numărul și data emiterii încă de la crearea comenzii, în timp ce data livrării/prestării impozabile se completa abia după plată. Comenzile plătite ulterior au produs astfel facturi a căror dată de emitere este anterioară datei livrării/prestării impozabile. Nu modificăm retroactiv aceste facturi, pentru că un document emis nu se renumerotează niciodată și nu i se schimbă data. Acest articol explică de unde vine această diferență.

Comenzile neplătite care au fost anulate și-au păstrat numărul primit atunci, așa că în serie pot rămâne numere neutilizate. Nu le renumerotăm și nu emitem documente de stornare pentru ele. La cerere, vă trimitem lista numerelor neutilizate pentru studioul dumneavoastră. Este suficient să ne scrieți la suport.

Comenzile care au primit număr după vechile reguli și încă așteaptă plata își păstrează numărul. Data emiterii și rândurile cu documentul apar în detaliile comenzii în ziua în care plătește clientul.