Fiecare abonament recurent din Zenamu păstrează o înregistrare internă completă a fiecărui eveniment important: din momentul creării, prin fiecare reînnoire, pauză și anulare, până la orice rambursare. Această înregistrare este istoricul tău complet și plasa ta de siguranță pentru rezolvarea disputelor și pentru contabilitate. Acest articol explică unde găsești activitatea unui abonament și cum să citești fiecare tip de eveniment.
Unde găsești activitatea unui abonament
Deschide detaliile abonamentului unui client în zona de administrare și vei vedea:
Starea curentă a abonamentului (activ, în pauză, în așteptarea plății, anulat și așa mai departe), data următoarei reînnoiri și — dacă ceva a eșuat — detalii despre perioada de grație și plata eșuată.
Secțiunea Comenzi: o listă a documentelor emise pentru acest abonament (data creării, data plății, starea plății, suma, descrierea și un link către detaliile documentului). Aceasta este sursa ta principală de informații despre plățile reușite individuale și servește totodată drept bază pentru contabilitatea ta.
În profilul lui (la Abonamentele mele la studiouri → detalii), clientul vede aceeași stare și aceeași listă a comenzilor lui.
Important: Zenamu nu are încă un ecran dedicat de „Istoric reînnoiri” care să detalieze evenimente individuale precum pauze, schimbări de variantă sau corecții. Aceste evenimente sunt stocate într-o înregistrare internă, în baza de date, și sunt reflectate în Stripe Dashboard (la Subscriptions, Invoices și Events). În aplicație ai trei locuri cu care poți lucra direct: starea curentă a abonamentului, lista de documente (Comenzi) și activitatea clientului, unde principalele evenimente sunt descrise în cuvinte simple (reînnoit, plată eșuată, pus în pauză sau pus în pauză automat, reluat, anulat de client, anulat pe partea Stripe sau la sfârșitul perioadei). Pentru succesiunea detaliată a fiecărui eveniment în parte, caută în Stripe. Mai jos descriem tipurile de evenimente pe care le înregistrează sistemul, ca să aibă sens când te apuci să le cauți.
Tipurile de evenimente pe care le înregistrează sistemul
Fiecare eveniment intern are un tip, o dată și, adesea, câteva detalii suplimentare (o sumă, un motiv, ID-ul înregistrării asociate din Stripe).
Abonament creat (prima achiziție)
Prima achiziție reușită a unui abonament apare ca crearea abonamentului (starea activ sau, pentru scurt timp, în așteptarea plății) și ca primul document din secțiunea Comenzi. Din el poți vedea data, varianta pe care a ales-o clientul și prima sumă taxată.
Reînnoire reușită
Sistemul înregistrează fiecare taxare recurentă reușită. O reînnoire include:
Data și ora reînnoirii.
Suma taxată.
Perioada de facturare pe care o acoperă plata (o poți urmări pe factură în Stripe).
Documentul emis (o chitanță sau o factură), pe care îl găsești în secțiunea Comenzi.
Dacă clientul folosește un credit (care poate proveni, de exemplu, dintr-o rambursare anterioară emisă drept credit în loc de pe card) și acesta acoperă plata integrală a perioadei, reînnoirea tot trece — Zenamu o înregistrează pe plan intern, iar abonamentul continuă — dar nu se creează niciun document contabil pentru ea. Nu s-a taxat nimic pe card, așa că nu există ce documenta. Nu vei găsi un document pentru acea perioadă în secțiunea Comenzi sau în exportul pentru contabilul tău. Creditul clientului scade cu prețul perioadei.
Reînnoire eșuată
Sistemul înregistrează fiecare încercare a Stripe de a prelua o plată care nu a reușit (reîncercările automate ale Stripe, o reîncercare manuală și așa mai departe).
Data și ora încercării.
Motivul eșecului (codul de la bancă — fonduri insuficiente, refuzat, card expirat, verificare necesară și așa mai departe).
O singură reînnoire eșuată poate genera mai multe înregistrări (Stripe face un număr de încercări în perioada de grație). Cel mai bun loc pentru a urmări aceste încercări și codurile lor este pe factură, în Stripe Dashboard.
Începutul perioadei de grație este un eveniment intern separat; pe lângă asta, data de încheiere a perioadei de grație (de regulă la 7 zile după eșec) apare direct în zona de administrare, ca parte din avertismentul de plată eșuată de pe abonament.
Abonament pus în pauză
Acesta se înregistrează de fiecare dată când un abonament este pus în pauză. Faptul că un abonament este în pauză se vede direct din starea lui în zona de administrare. Există două cazuri:
Pauză automată (pentru că planul studioului a fost retrogradat). Cu înregistrarea se salvează o notă explicativă care descrie acest motiv.
Pauză manuală (din zona de administrare). Aceasta se salvează fără o notă — nu se introduce niciun motiv.
Activitatea clientului distinge și ea dacă abonamentul a fost pus în pauză (manual) sau a fost pus în pauză automat. Această diferență este importantă, pentru că decide dacă abonamentul se reînnoiește automat când revii mai târziu la planul Ultimate (doar abonamentele puse în pauză automat o fac).
Abonament reluat
Acesta se înregistrează când un abonament pus în pauză este repornit. Motivul distinge dacă a fost:
„Reluat automat: studioul a revenit la Ultimate” — automat, după ce studioul a revenit la planul Ultimate.
O reluare manuală din zona de administrare sau din profilul clientului.
Schimbare de variantă
Se creează când un client este trecut de la o variantă la alta. În activitatea clientului, aplicația etichetează acest eveniment Variantă schimbată.
Data.
Varianta veche → varianta nouă.
Tipul schimbării — o creștere de preț, o scădere de preț programată, o schimbare a intervalului de facturare sau același preț (varianta a fost redenumită și așa mai departe).
În funcție de scenariu: pentru o creștere de preț, apare o factură imediată pentru diferența proporțională pentru zilele rămase (data următoarei reînnoiri rămâne neschimbată); pentru o scădere de preț programată, nu se creează niciun document în ziua în care faci schimbarea — zona de administrare afișează pe abonament un banner „Schimbare de abonament programată” (cu data), iar schimbarea se aplică abia la următoarea reînnoire; pentru o schimbare a intervalului de facturare, ciclul se reia și se creează o singură factură netă (prețul nou minus un credit proporțional pentru partea neutilizată din perioada anterioară).
Poți vedea cine a făcut schimbarea din activitatea clientului, în zona de administrare. Aceasta distinge dacă clientul a schimbat varianta din profilul lui sau studioul a făcut-o din zona de administrare (pentru acțiunile studioului, se salvează și numele membrului personalului).
Schimbare de variantă programată anulată
Când un client (sau studioul în numele lui) anulează o schimbare de variantă programată anterior (întotdeauna Scenariul B — o scădere de preț), bannerul schimbării programate dispare din zona de administrare, iar sistemul face o notă internă a anulării. Nu există consecințe financiare; abonamentul revine pur și simplu la varianta lui inițială, fără nicio urmă.
Situații rare în jurul unei schimbări de variantă programate
Ocazional, un client programează o scădere de preț, dar se întâmplă ceva neobișnuit între momentul programării și ziua reînnoirii — de exemplu, studioul arhivează între timp varianta-țintă sau șterge grupul. Zenamu gestionează aceste situații automat și face o notă internă a lor.
Ce se poate întâmpla și ce face Zenamu:
Ce s-a întâmplat | Ce face Zenamu |
Studioul a arhivat varianta-țintă înainte de reînnoire | Schimbarea nu se aplică. Prețul revine la varianta inițială, iar clientul continuă ca și cum nu ar fi programat niciodată scăderea. |
Studioul a șters complet varianta-țintă | Același comportament ca la arhivare. |
Studioul a arhivat sau a șters întregul grup | Același comportament; clientul rămâne pe varianta inițială. |
Revenirea la preț nu reușește din punct de vedere tehnic (de ex. o scurtă întrerupere Stripe) | Zenamu face o notă a situației. Vei vedea o stare de avertizare pe abonament, în zona de administrare. În acest caz rar, poți verifica prețul curent al abonamentului clientului în Stripe Dashboard și îl poți ajusta manual, dacă e nevoie. |
Aceste situații sunt foarte rare (de regulă sub 1% dintre schimbările programate). În marea majoritate a cazurilor, schimbarea se aplică exact așa cum a intenționat clientul în ziua în care a programat-o.
Preț actualizat
Sistemul înregistrează când studioul a aplicat acestui client o schimbare de preț în masă. Înregistrarea poartă:
Data.
Prețul vechi și cel nou.
O notă că prețul nou se aplică abia la următoarea reînnoire obișnuită.
Abonament anulat
Acesta se înregistrează la orice anulare — manuală (clientul din profilul lui, studioul din zona de administrare sau prin portalul de client Stripe) și automată (de către Zenamu, după expirarea perioadei de grație de 7 zile). Faptul că un abonament este anulat se vede direct din starea lui în zona de administrare (sau dintr-un banner „Anulare în așteptare” cu o dată). Pe lângă asta, înregistrarea internă poartă:
Data anulării.
Modul de anulare: fie la sfârșitul perioadei curente, fie imediat.
Motivul anulării (de exemplu, o anulare manuală la sfârșitul perioadei, o anulare imediată sau o anulare automată după expirarea perioadei de grație). Această descriere are doar rol orientativ: este stocată pe plan intern în engleză și nu este textul exact pe care l-ai vedea în aplicație.
Poți vedea cine a făcut anularea. Atât din înregistrarea internă, cât și din activitatea clientului în zona de administrare, poți afla dacă abonamentul a fost anulat de client, de studio sau de sistem, după expirarea perioadei de grație. Pentru acțiunile întreprinse de studio, se salvează și numele membrului personalului. Ce nu include înregistrarea este un link către vreo rambursare. Pe aceasta o găsești în Stripe Dashboard, la Refunds.
Confirmarea plății necesară și rambursările — acestea apar diferit
Confirmarea plății necesară (3D Secure) la o reînnoire este înregistrată ca un eveniment intern, dar starea abonamentului rămâne activ. Când e nevoie de o verificare suplimentară la o reînnoire, Zenamu nu trece abonamentul la în așteptarea plății (acea stare este rezervată pentru o primă achiziție nefinalizată; vezi articolul „Stările abonamentelor”). Rezultatul apare apoi fie ca o reînnoire eșuată (dacă clientul nu finalizează verificarea, iar Stripe nu mai încearcă), fie ca o reînnoire reușită (dacă o finalizează la timp).
Rambursările nu sunt înregistrate ca o activitate separată a abonamentului. O rambursare integrală duce la anularea automată a abonamentului; o rambursare parțială nu schimbă starea abonamentului. Starea rambursării în sine o găsești pe document (secțiunea Comenzi) sau în Stripe Dashboard.
Corecție dintr-o verificare internă (evenimente rare)
Acest tip de înregistrare consemnează o situație în care o verificare internă din Zenamu a găsit o neconcordanță între propria stare și starea din Stripe și fie a corectat-o, fie a notat-o pentru a o gestiona mai târziu. Tipurile specifice sunt:
Comandă de achiziție în așteptare — clientul a cumpărat, Stripe a confirmat, dar Zenamu nu a putut crea comanda internă. Sistemul marchează înregistrarea pentru a o recupera mai târziu.
Comandă de reînnoire în așteptare — la fel, pentru o reînnoire.
Rambursare în așteptare după o suprapunere — Zenamu a anulat un abonament chiar în momentul în care Stripe a preluat o plată în paralel. Rambursarea automată nu s-a întâmplat pe loc, dar este notată pentru a fi gestionată mai târziu.
Schimbare de variantă în așteptare — o schimbare de variantă nu s-a finalizat curat la o etapă oarecare.
Mesaj pentru un abonament care nu mai există — Stripe a trimis un mesaj despre un abonament care nu mai există în Zenamu (clientul a fost șters).
Acestea sunt, aproximativ, cele mai frecvente cinci; Zenamu folosește alți câțiva marcatori specifici pentru suprapuneri rare (când două lucruri se întâmplă în același moment). Aceste corecții rulează în fundal; o corecție individuală este de obicei în regulă de la sine — problema este același marcator care se repetă pe același abonament. Dacă te confrunți cu o astfel de situație, contactează asistența.
Aceste corecții sunt informative și se reflectă prin faptul că starea abonamentului în Zenamu ajunge să corespundă cu Stripe:
O corecție singulară este în regulă. Mici neconcordanțe între Stripe și Zenamu apar din când în când.
O neconcordanță repetată pentru același client sau studio poate indica o problemă mai profundă. În Stripe Dashboard, verifică dacă contul tău este restricționat (la Account requirements) și dacă toate abonamentele recente ale acestui client corespund cu ce vezi în Zenamu. Dacă neconcordanța persistă, poți resincroniza manual în Stripe (anulează și creează un abonament nou).
Actualizări de stare în timp real
În zona de administrare, starea abonamentului și lista de comenzi se actualizează automat, în timp real. Asta înseamnă că:
Când Stripe îi trimite Zenamu un mesaj (o plată reușită, un eșec, o anulare), Zenamu schimbă starea abonamentului în câteva secunde și adaugă orice document nou.
Studioul vede modificarea fără să fie nevoit să reîmprospăteze pagina.
Un client, în profilul lui, vede starea curentă abia după ce reîmprospătează pagina. Interfața clientului, în general, nu folosește actualizări în timp real. Dacă un client contactează studioul întrebând de ce nu vede o plată nouă, sugerează-i să reîmprospăteze pagina. În unele situații (chiar după o plată), browserul clientului verifică pentru scurt timp starea în fundal, dar ca regulă: reîmprospătează pagina = starea curentă.
În majoritatea cazurilor, ambele părți vor vedea modificările în câteva secunde până la un minut de la evenimentul efectiv de pe partea Stripe.
Cum să folosești în practică activitatea unui abonament
Combinația dintre starea abonamentului + lista de comenzi în Zenamu și Stripe Dashboard este utilă în mai multe situații:
Explică-i unui client o anumită plată
Când un client îți scrie „De ce am fost taxat cu 300 lei pe 14 aprilie?”, deschide secțiunea Comenzi din abonamentul lui și vei vedea:
Data și starea plății.
Suma.
Un link către detaliile documentului (chitanța). Perioada de facturare pe care o acoperă plata o poți urmări pe factură în Stripe.
Apoi îi poți răspunde clientului cu detaliile exacte.
Înțelege de ce a fost anulat un abonament
Poți afla că un abonament s-a încheiat automat după plăți eșuate din starea lui curentă (anulat / neplătit) și din lipsa plății reușite din Comenzi. Pentru cronologia încercărilor individuale și data de încheiere a perioadei de grație (de regulă 7 zile), uită-te la abonamentul și facturile relevante în Stripe Dashboard. Clientul știe atunci că a avut o perioadă de grație de 7 zile pe care nu a folosit-o.
Rambursează-i unui client o perioadă neutilizată
În lista de comenzi poți vedea data ultimei plăți reușite; cât timp este valabil abonamentul vezi din starea abonamentului (data următoarei reînnoiri). Calculează suma proporțională pentru zilele neutilizate și emite rambursarea în Stripe Dashboard.
Depistează taxări duble
Dacă un client susține că Stripe l-a taxat de două ori, deschide secțiunea Comenzi (și, pentru siguranță, și facturile din Stripe). Vei vedea fie o singură plată (și clientul se înșală), fie două, caz în care o poți rambursa pe una dintre ele.
Documentație pentru contabilitate
Lista de comenzi corespunde cu Stripe Dashboard unu la unu. Dacă contabilul tău are nevoie de dovada unei anumite plăți, deschide detaliile documentului (iar în Stripe vei găsi facturarea completă, data scadenței și detaliile fiscale).
Întrebări frecvente
Un client îmi spune că nu își vede ultima plată în profil. Câteva posibilități:
Un credit a acoperit plata integrală (niciun ban mișcat = niciun document, vezi mai sus).
Profilul clientului nu se actualizează în timp real — cere-i să încerce să reîmprospăteze pagina.
Mesajul de la Stripe a întârziat; așteaptă un minut și reîmprospătează pagina.
Pot exporta activitatea unui abonament? Pentru contabilitate, folosește exportul standard de documente din zona de administrare (ISDOC sau Pohoda XML). Conține toate facturile și anulările de care are nevoie contabilul tău. Nu vei găsi în aplicație o succesiune detaliată a evenimentelor individuale (reînnoiri reușite și eșuate, pauze, schimbări de variantă) ca raport separat; acele date se află în baza de date și în Stripe Dashboard. În majoritatea cazurilor, contabilul tău nu are nevoie de ele — lucrează cu documentele.
Pot șterge o înregistrare de eveniment? Nu. Înregistrările contabile și istorice nu se șterg și nu se rescriu ulterior; se adaugă doar altele noi alături de ele. Motivul: istoricul trebuie să rămână complet, atât pentru contabilitate, cât și pentru rezolvarea disputelor.
Ce se întâmplă dacă văd ceva la care nu mă aștept în Stripe sau în starea abonamentului (de exemplu, rezultatul unei corecții dintr-o verificare internă)? Poate fi o situație în care o verificare internă din Zenamu a găsit o neconcordanță între propria stare și starea din Stripe și a corectat-o. Dacă este singulară, este în regulă (din când în când un mesaj de la Stripe se pierde, iar plasa de siguranță internă îl pune la punct). Dacă neconcordanța persistă pentru același client, verifică starea abonamentului lui în Stripe Dashboard și compar-o cu ce vezi în Zenamu. Dacă chiar nu corespunde, contactează asistența sau resincronizează manual în Stripe (anulează și creează un abonament nou).
Articole conexe
Gestionarea abonaților existenți — toate acțiunile care generează evenimente interne și schimbă starea unui abonament
Când o plată eșuează — detaliile a ce se întâmplă când o plată eșuează și evenimentele asociate
Probleme frecvente și cum să le rezolvi — cum să gestionezi situațiile specifice pe care aceste detalii te ajută să le înțelegi