Acest ghid te conduce prin configurarea unui abonament recurent, pas cu pas.
1. Înainte să începi — de ce ai nevoie
Verifică să ai:
Planul Ultimate sau o perioadă de probă. Funcția nu este disponibilă pe niciun plan sub Ultimate (inclusiv planul Expert). Dacă ești pe un plan inferior, poți face upgrade din Gestionează abonamentul Zenamu (în meniul din stânga).
Un cont Stripe conectat din Setări → Plăți (secțiunea Metode de plată). Nu poți crea abonamente recurente fără Stripe — fiecare plată trece prin el. Stripe se conectează separat pentru fiecare studio — chiar și în cadrul unei singure organizații, fiecare studio are propriul cont Stripe și, prin urmare, propria listă separată de clienți.
Funcția activată — Oferă clienților abonamente recurente din Setări → Pachete de intrări și abonamente.
Rolul de Administrator. Doar un Administrator poate crea și edita abonamente recurente și poate gestiona abonamentele clienților individuali (pauză, reluare, anulare, schimbarea variantei, reîncercarea unei plăți). Un Manager poate vedea secțiunea în zona de administrare, dar sistemul nu îl lasă să ducă efectiv la capăt acțiunea. Rolul de bază de instructor nu are acces la aceste setări.
2. Activarea funcției
Mergi la Setări → Pachete de intrări și abonamente.
Pe acea pagină găsești secțiunea Abonamente recurente (sub secțiunile Pachete de intrări și Credite).
Dacă nu este încă activată, comută Oferă clienților abonamente recurente.
Important: Dacă nu ai un cont Stripe conectat, Zenamu afișează un avertisment când încerci să creezi un grup, cu un link către Setări → Plăți (secțiunea Metode de plată). Nu poți crea un abonament recurent fără Stripe.
3. Cum este structurat — grupuri și variante
Abonamentele recurente în Zenamu funcționează pe două niveluri:
Grup (de ex. „Abonament lunar”) — definește proprietățile generale: nume, descriere, limite de rezervare, vizibilitate.
Variantă (de ex. „Standard” sau „Premium”) — definește prețul specific și intervalul de facturare.
Un grup trebuie să aibă cel puțin o variantă, dar poți crea mai multe. Clientul alege apoi pe cea pe care o vrea și poate trece de la una la alta.
Exemple:
Grup | Variantă | Preț | Interval |
Abonament lunar | Standard | 300 lei | la fiecare lună |
Abonament lunar | Premium | 450 lei | la fiecare lună |
Abonament anual | Anual | 3.000 lei | la fiecare an |
4. Crearea unui grup
În secțiunea Abonamente recurente, apasă Adaugă primul abonament recurent. Se deschide fereastra Adaugă abonament pentru clienți.
Completează formularul:
Nume — obligatoriu. Clienții îl văd în oferta ta publică. De exemplu, „Abonament lunar”.
Descriere scurtă — obligatorie. Explică pe scurt ce include abonamentul (max. 255 de caractere).
Ziua de facturare — o setare importantă; vezi articolul separat despre ziua de facturare.
Numărul maxim de rezervări pe zi / săptămână / lună — opțional. Completează doar dacă vrei să limitezi câte ședințe poate frecventa un client cu acest abonament. Lasă-le goale și se afișează Fără restricții.
Vizibil doar pentru administratori — bifează dacă vrei să retragi oferta temporar. Un abonament ascuns astfel nu apare în oferta publică și nu poate fi cumpărat. Abonații existenți îl păstrează. Dacă vrei să oferi un abonament doar câtorva clienți selectați, e mai bine să creezi o variantă separată pentru ei și să o arhivezi după ce o cumpără.
Completezi prima variantă în aceeași fereastră (vezi pasul 5 de mai jos), apoi apeși Salvează.
Sfat: Limitele de rezervare (maximul pe zi/săptămână/lună) sunt opționale. Lasă-le goale ca să permiți participarea nelimitată. Limitele se stabilesc la nivel de grup — un client poate avea oricând un singur abonament activ într-un grup, iar limitele se aplică acestuia.
5. Completarea unei variante
Completezi prima variantă chiar în fereastra în care creezi grupul (fiecare grup trebuie să aibă cel puțin o variantă). Adaugi variante suplimentare mai târziu cu butonul Adaugă o altă durată de valabilitate (vezi secțiunea despre editări de mai jos).
Pentru o variantă, completează:
Reînnoire la fiecare — obligatoriu. Câte intervale. De exemplu, 3 + lună = la fiecare 3 luni. De cele mai multe ori lași 1.
Interval de facturare — lista derulantă de lângă câmpul „Reînnoire la fiecare”: zi / săptămână / lună / an.
Preț — obligatoriu. Suma pe care o vei taxa clientului în fiecare perioadă de facturare.
Monedă — alege moneda (moneda de bază a studioului tău este preselectată).
În secțiunea Setări avansate găsești câteva câmpuri opționale în plus:
Nume — opțional. Dacă îl lași gol, varianta se afișează doar cu prețul ei. Completează-l când oferi mai multe variante într-un grup și vrei să le deosebești (de ex. „Standard”, „Premium”).
Descriere scurtă — opțională. Un scurt rezumat al lucrului care face această variantă diferită.
Vizibil doar pentru administratori — bifează ca să ascunzi doar această variantă (celelalte din grup rămân vizibile).
Apasă Salvează.
Exemplu de interval: Reînnoire la fiecare 1 lună înseamnă un abonament lunar. La fiecare 3 luni înseamnă trimestrial (clientul plătește o dată la trei luni). La fiecare 1 an înseamnă anual. La fiecare 2 săptămâni înseamnă o dată la două săptămâni.
Limitări
Abonamentele recurente nu acceptă o perioadă de probă gratuită (o perioadă fără taxare înainte de prima facturare). Cumpărarea are doi pași: mai întâi clientul alege o variantă și confirmă acordurile (butonul Cumpără), și abia la al doilea pas introduce un card de plată și plătește (butonul Plătește) — așa că prima plată nu se preia până nu a fost introdus cardul (sau o sumă proporțională, dacă ziua ta de facturare este setată pe o zi fixă a lunii). Dacă banca clientului solicită verificarea 3D Secure, plata se preia abia după ce verificarea este finalizată — până atunci abonamentul rămâne în starea în așteptarea plății.
Variantă gratuită (0 lei): Dacă setezi prețul unei variante la 0 lei, abonamentul se activează imediat când clientul apasă Cumpără, iar pasul cu cardul nu se mai deschide (nu există ce taxa). Cu un cod de reducere de 100%, prima plată este tot 0 lei — dar acolo al doilea pas chiar rulează și cardul este salvat pentru plățile viitoare (integrale); momentan nu se taxează nimic.
Dacă vrei să oferi o „primă lună gratuită” sau o primă plată cu reducere, folosește un cod de reducere cu reducere de 100% (reducere procentuală = 100). Pentru un abonament recurent, un cod de reducere se aplică doar primei plăți — de la a doua plată încolo, clientul plătește prețul integral. Asta îți dă un efect similar cu cel al unei perioade de probă clasice. Ca să funcționeze codul cu un abonament recurent, trebuie să aibă bifat Abonamente recurente la câmpul Valabil pentru — este o casetă de bifare separată, iar bifarea opțiunii Abonamente unice nu este suficientă pentru abonamentele recurente. Mai multe în articolul Coduri de reducere și abonamente recurente.
6. Limitarea unui abonament la anumite ședințe
La fel ca în cazul abonamentelor unice, poți decide pentru ce ședințe este valabil un abonament recurent — de exemplu, „Acest abonament este valabil doar pentru ședințele de dimineață” sau „Doar pentru ședințele cu instructorul Jan”.
Această restricție se stabilește pe ședința individuală, nu pe abonament.
7. Folosirea unui abonament ca opțiune de preț pentru o ședință
Odată creat, un abonament recurent este disponibil ca opțiune de preț pentru ședințe — la fel ca orice alt abonament:
Deschide un șablon sau o ședință anume.
În secțiunea Plăți pentru rezervări la ore, adaugă un preț de tip „Abonament”.
Alege abonamentul tău recurent din listă.
Opțional, adaugă o suprataxă (de ex. „mai e de plătit 25 lei în plus pentru această ședință”).
8. Ordinea în vizualizarea publică
Poți trage și plasa grupurile de abonamente recurente ca să le ordonezi exact cum vrei să le vadă clienții pe profilul tău. Noua ordine se salvează automat și se afișează clienților imediat.
Variantele dintr-un grup se ordonează automat după ordinea în care au fost create. Nu le poți reordona trăgându-le.
9. Cum le apar abonamentele clienților
Odată publicate, abonamentele recurente li se afișează clienților:
Pe profilul public al studioului, în secțiunea de pachete de intrări și abonamente (dacă nu sunt ascunse).
La cumpărarea unei ședințe, ca opțiune de preț (dacă ai adăugat un preț de tip „Abonament”).
În contul clientului după ce cumpără — aici clientul vede starea și data următoarei reînnoiri și poate gestiona abonamentul.
10. Editarea unui abonament existent
Nume, descriere, vizibilitate, limite de rezervare — le poți edita oricând. Modificarea are efect în aplicație imediat. Numele abonamentului afișat în Stripe și pe facturi se sincronizează în fundal în câteva secunde de la salvare. Pentru scurt timp după modificare s-ar putea să mai vezi acolo numele vechi — este normal.
Preț — vezi articolul separat despre schimbarea prețului. O modificare de preț are un impact direct asupra abonaților existenți, iar Zenamu te avertizează când faci editarea și îți oferă mai multe moduri de a continua.
Monedă — nu poate fi schimbată cât timp varianta are cel puțin un abonat. Un singur client în orice stare activă (activ, în așteptarea începerii, în pauză, în așteptarea plății, neplătit) este de ajuns, iar Zenamu refuză editarea cu mesajul „Moneda nu poate fi schimbată pe o variantă cu abonamente recurente active. Creează în schimb o variantă nouă în moneda dorită.” Așadar, pentru o piață nouă, creează în schimb o variantă nouă în moneda dorită. Varianta veche rămâne pe loc pentru clienții existenți.
Intervalul de facturare și multiplicatorul lui (de ex. la fiecare 1 lună, la fiecare 3 luni, la fiecare 1 an) — nu poate fi schimbat cât timp varianta are cel puțin un abonat. Aceeași regulă ca pentru monedă: un client într-o stare activă (activ, în așteptarea începerii, în pauză, în așteptarea plății, neplătit) este de ajuns, iar Zenamu refuză editarea cu mesajul „Perioada de facturare nu poate fi schimbată pe o variantă cu abonamente recurente active. Dacă vrei să schimbi perioada de facturare, arhivează varianta sau creează una nouă.” Motivul: clienții existenți au prețul și intervalul inițial blocate în Stripe (Stripe nu le poate schimba ușor pe un abonament în curs). Dacă Zenamu ar permite editarea, ai vedea valorile noi în zona de administrare, dar clienții ar continua să plătească valorile vechi. Soluția: creează o variantă nouă cu valorile dorite și mută clienții existenți pe ea treptat, schimbându-le varianta (sau așteaptă să le expire abonamentul actual).
Editezi o variantă din meniul de acțiuni (pictograma ⋯) de pe rândul ei din tabel. În meniu, alege opțiunea cu pictograma creion.
11. Ascunderea, arhivarea și ștergerea
Zenamu îți oferă trei moduri de a retrage din ofertă un grup sau o variantă:
Ascundere din oferta publică
Poți activa caseta Vizibil doar pentru administratori atât pentru un grup, cât și pentru o variantă individuală.
Varianta sau grupul nu se mai afișează clienților în oferta publică.
Nu poate fi cumpărat.
Abonații existenți îl păstrează — plățile continuă să fie preluate normal.
În zona de administrare, rândurile ascunse apar estompate.
Aceasta este cea mai simplă și cea mai blândă modalitate de a înceta să oferi o anumită variantă. Pentru abonații existenți nu se schimbă nimic, dar nimeni nu mai plasează o comandă nouă.
Dacă vrei să oferi o variantă doar unor clienți selectați, prin înțelegere, Zenamu nu are o cale directă pentru asta. Recomandăm: creează o variantă separată cu un preț special, las-o disponibilă public doar pe durata achiziției și ascunde-o sau arhiveaz-o imediat după achiziție. Clientul o păstrează, dar nimeni altcineva nu o poate cumpăra.
Arhivarea unei variante
Poți arhiva variante individuale pe cont propriu (separat de arhivarea întregului grup). Găsești butonul Arhivează / ascunde în meniul de acțiuni (pictograma ⋯) de pe fiecare rând din tabelul de variante.
Ce se întâmplă:
Varianta dispare din ofertă pentru achizițiile noi — clienții nu o mai văd în oferta publică, așa că nimeni nou nu o mai poate cumpăra.
Abonații activi existenți continuă să funcționeze pe ea — Stripe taxează normal până când cineva anulează singur sau trece la altă variantă.
În zona de administrare, o variantă arhivată apare estompată.
O poți restaura oricând din meniul de acțiuni (pictograma ⋯) → Restaurează varianta.
Când să o folosești: Când vrei să retragi o variantă din ofertă pentru achizițiile noi, dar să lași abonații existenți să își ducă abonamentul până la capăt (un scenariu frecvent — îți actualizezi lista de prețuri sau o înlocuiești cu o variantă pe alt interval). Dacă ai mai multe variante într-un grup și vrei să retragi doar una dintre ele, arhivarea variantei este mai curată decât ascunderea întregului grup.
Arhivarea unui grup
Dacă vrei să retragi complet un grup de abonamente din ofertă, dar să-l păstrezi în evidență, folosește Arhivează abonamentul. În fereastra de confirmare vei vedea:
„Acest abonament nu mai apare în oferta publică și nu mai poate fi adăugat ca opțiune de preț. Abonamentele existente rămân neafectate.”
Ce se întâmplă:
Grupul (și toate variantele lui) dispare din oferta publică.
Grupul nu poate fi adăugat ca opțiune de preț pentru ședințe.
Abonații existenți își păstrează abonamentele.
În zona de administrare, un grup arhivat apare estompat, cu eticheta „Arhivat”.
Poți arhiva un grup doar fără abonați activi. Dacă un grup are abonamente recurente active, Zenamu semnalează acest lucru și refuză arhivarea. Mai întâi, fiecare client trebuie să treacă la altă variantă sau să își anuleze abonamentul.
Ștergerea unui grup
Ștergerea se face în doi pași:
Arhivează mai întâi grupul (ca mai sus).
Abia atunci apare butonul Șterge abonamentul pentru grupul arhivat, în zona de administrare.
Odată șters, grupul dispare din zona de administrare împreună cu istoricul lui. Această acțiune nu poate fi inversată.
Important: Abonamentele recurente active blochează și arhivarea, nu doar ștergerea (un abonament în curs înseamnă oricare dintre aceste stări: activ, în așteptarea începerii, în pauză, în așteptarea plății, neplătit). Acest lucru este intenționat: vrem să prevenim o situație în care grupul este anulat în Zenamu, dar Stripe continuă să preia plăți. Poți șterge un grup în siguranță doar după ce fiecare abonat a plecat sau a trecut la altă variantă.
Atenție la variantele cu abonați activi: Dacă vrei să ștergi o variantă dintr-un grup care are abonați activi, recomandăm să ascunzi mai întâi varianta din oferta publică și să lași abonații existenți să plece treptat, sau să le schimbi abonamentul la altă variantă.
Probleme frecvente
Nu poți crea un abonament — Zenamu spune că Stripe este obligatoriu. Nu ai un cont Stripe conectat. Vei vedea mesajul „Pentru a crea abonamente recurente este necesar un cont Stripe conectat. Configurează-l în secțiunea Metode de plată.” Mergi la Setări → Plăți (secțiunea Metode de plată) și conectează-l. Fără Stripe, nu poți activa deloc abonamentele recurente.
Nu poți activa abonamentele recurente — ești pe un plan inferior. Ești pe un plan sub Ultimate și nici nu ai o perioadă de probă. Funcția nu este disponibilă pe niciun plan sub Ultimate (inclusiv planul Expert). Dacă te interesează, poți face upgrade la planul tău.
„Nu se poate șterge — are abonați activi.” Grupul are abonamente recurente active. Mai întâi lasă clienții să treacă la altă variantă sau anulează-le abonamentul din zona de administrare. Abia atunci poți șterge grupul.
„Perioada de facturare nu poate fi schimbată pe o variantă cu abonamente recurente active. Dacă vrei să schimbi perioada de facturare, arhivează varianta sau creează una nouă.” Varianta are cel puțin un client într-o stare activă (activ, în așteptarea începerii, în pauză, în așteptarea plății, neplătit). Clienții existenți au intervalul inițial blocat în Stripe. Dacă Zenamu ar permite editarea, ai vedea valorile noi în zona de administrare, dar clienții ar continua să plătească valorile vechi. În loc să editezi, creează o variantă nouă cu intervalul dorit; clienții pot trece pe ea schimbându-și varianta, sau pot aștepta să le expire abonamentul actual. Apoi poți arhiva varianta existentă.
Articole conexe