Med en deltagarförsäkran (ofta kallad ansvarsfriskrivning) kan du kräva att kunder bekräftar viktig information och signerar den digitalt innan de bokar (t.ex. hälsostatus, informerat samtycke, ansvarsbekräftelse). Den här artikeln guidar dig genom hela processen, från att skapa en deltagarförsäkran till att hantera situationer där en kund inte har signerat den aktuella versionen, och visar var du hittar kundernas svar. Den handlar inte om dina allmänna villkor, som kunderna godkänner med en kryssruta, och inte heller om extra frågor i bokningsformuläret (se Anpassade fält i bokningsformuläret).
Vad är en deltagarförsäkran och när används den
En deltagarförsäkran är en fristående deklaration kopplad till en bokning.
Den kan krävas både vid onlinebokningar och vid bokningar som skapas från administrationen.
Om en kund inte har signerat den aktuella versionen kan bokningen blockeras.
Deltagarförsäkran finns i planerna Expert och Ultimate och under provperioden.
Skapa en mall för deltagarförsäkran
Gå till Inställningar › Schemasida och öppna fliken Deltagarförsäkran.
Klicka på Skapa deltagarförsäkran och fyll i Formulärets titel, Försäkringstext och Formulärfält (minst ett fält). Ett signaturfält läggs till automatiskt.
Lägg till alla obligatoriska fält som ska fyllas i innan signering.
Använd Förhandsgranska för att kontrollera att både texten och fälten fungerar bra ur kundens perspektiv, och klicka sedan på Spara.
Slå på Kräv att kunder fyller i formuläret på samma flik. Brytaren blir tillgänglig när det finns en deltagarförsäkran.
Testa flödet med en riktig bokning.
Tips: Håll din deltagarförsäkran kort och lättförståelig. En lång eller oklar text ökar risken för att kunder avbryter bokningsprocessen.
Versioner och varför ändringsorsaken är viktig
När du redigerar en befintlig deltagarförsäkran (Redigera deltagarförsäkran) skapas en ny version. Tidigare signerade försäkringar sparas, men alla kunder — även de som signerat en äldre version — måste signera den aktuella.
Fyll i det obligatoriska fältet Anledning till ändringen när du redigerar (för intern spårning).
Informera dina kunder i förväg om väsentliga ändringar.
Kontrollera det publika bokningsformuläret efter att du publicerat en ny version.
Signering vid bokning
Om en deltagarförsäkran är aktiv bekräftar kunden sitt samtycke och fyller i den information som krävs, inklusive sin signatur, under bokningsprocessen.
Kunden har en aktuell signatur
Bokningen fortsätter som vanligt utan hinder.
Kunden har ingen aktuell signatur
Systemet ber kunden att fylla i och signera deltagarförsäkran. Bokningen kan inte slutföras förrän detta är gjort.
Undantag i administrationen: skapa en bokning åt en kund
När du skapar en bokning från administrationen kan det hända att kunden inte har signerat den aktuella deltagarförsäkran. Då visar bokningsformuläret Kunden har inte signerat den aktuella deltagarförsäkran. Ange en anledning i textfältet och klicka på Bekräfta åsidosättande för att fortsätta. Knappen är inaktiv tills du har angett en anledning.
När du bör använda ett undantag
Tillfälliga operativa situationer (t.ex. en sista-minuten-bokning via telefon).
Kunden har redan gett sitt samtycke via en annan kanal och signaturen läggs till senare.
När du inte bör använda ett undantag
Som en rutingenväg i stället för att hämta in den faktiska signaturen.
Om du är osäker på de juridiska eller operativa konsekvenserna.
Viktigt: Att använda ett undantag innebär att du medvetet fortsätter med bokningen utan en aktuell signatur på deltagarförsäkran.
Var ser jag kundernas svar i deltagarförsäkran? Kan jag exportera dem?
Du kan se varje kunds signerade deltagarförsäkran, inklusive svaren i dina formulärfält, på två ställen:
Kunder › kolumnen Deltagarförsäkran: klicka på ögonikonen bredvid en kund som har signerat den aktuella versionen.
Kunddetaljer › Status för deltagarförsäkran: den aktuella signerade deltagarförsäkran, och äldre versioner under Historik.
Fönstret Signerad deltagarförsäkran visar svaren under Insänd information, tillsammans med signaturen. Klicka på Ladda ner PDF för att spara just den signerade deltagarförsäkran. Kolumnen och avsnittet visas bara så länge Kräv att kunder fyller i formuläret är påslaget.
Svaren i deltagarförsäkran kan inte filtreras eller exporteras samlat. Kundlistan visar bara om en kund har signerat den aktuella versionen, och varken kundexporten (Ladda ner CSV-fil) eller deltagarexporten från en klass innehåller svar från deltagarförsäkran. Om du lägger till en kryssruta för nyhetsbrev i din deltagarförsäkran kan du alltså inte få fram en lista över de kunder som kryssade i den. Använd i stället det inbyggda marknadsföringssamtycket för nyhetsbrev — det kan du filtrera och exportera (se Ladda ner dina Zenamu-kontakter som en CSV-fil).
Vanliga problem och lösningar
"Bokningen slutförs inte"
Kontrollera om kunden har signerat den aktuella versionen av deltagarförsäkran och om alla obligatoriska fält är ifyllda.
"Kunden har signerat tidigare, men systemet ber om signatur igen"
Troligen har en ny version av mallen publicerats. En signatur på en äldre version gäller inte för den aktuella.
Relaterade artiklar