Zenamu šetří váš čas a posílá e-maily vám i vašim klientům. Například potvrzení o vytvoření rezervace, upozornění na objednávku nové permanentky, změny v rozvrhu nebo rušení lekcí. To vše automaticky a bez námahy. Tento článek uvádí přehled automatických e-mailů a ukazuje, které z nich můžete zapnout nebo vypnout v Nastavení › Notifikace. Oznámení pro klienty, která se zobrazují ve vašem veřejném rozvrhu, nejsou e-maily. Popisuje je článek Oznámení pro klienty: jak vytvořit, upravit a zobrazit na veřejném rozvrhu.

E-mail, který klient obdrží poté, co si ve studiu poprvé rezervuje místo na lekci, kurzu nebo workshopu. Stejná zpráva je poslána i v případě, že nového klienta přidáte sami v administraci systému v přehledu všech vašich klientů.

E-mail, který je odeslán ihned po rezervaci lekce, kurzu nebo workshopu. Obsahuje informace týkající se termínu (datum, čas, místo, lektor, způsob platby apod.) a také odkaz na správu rezervace.

V Nastavení › Notifikace najdete pod přepínači e-mailových notifikací pole „Vlastní vzkaz do e-mailu s potvrzením první provedené rezervace“. Co do něj napíšete, se přidá do e-mailu s potvrzením rezervace.

Vyplatí se vědět, kdy přesně vzkaz odchází — hodně studií to překvapí:

E-mail s potvrzením, že lektor eviduje klientovu objednávku jako v pořádku zaplacenou.

Když se na lekci uvolní místo, první náhradník z čekací listiny je automaticky přihlášen jako účastník a dostane o tom tento e-mail. Tento e-mail se posílá vždy: nedá se vypnout a SMS verzi nemá.

U plně obsazené lekce mohou klienti (i hosté bez účtu) kliknout na Upozornit mě a nechat svůj e-mail — například když se nechtějí zapsat jako náhradníci nebo lekce čekací listinu nemá. Když se uvolní místo (například někdo zruší rezervaci) a na čekací listině nikdo nečeká, dostanou tento e-mail ve stejnou chvíli všichni, kdo klikli na Upozornit mě. Nikdo se nepřihlásí automaticky: místo získá ten, kdo se přihlásí jako první. Klienti, kteří se ještě nepřihlásili, dostanou e-mail znovu při dalším uvolnění místa. V e-mailu je také odkaz, kterým si tato upozornění vypnou.

Tento e-mail připomíná účastníkům blížící se online lekci. Posílá se, pokud máte v Nastavení › Notifikace zapnuté Připomenutí online lekce, a to v čase zvoleném v Připomenout před (ve výchozím nastavení 1 hodinu před lekcí). Účastníci se zaplacenou rezervací v něm dostanou informace pro připojení, například odkaz na přenos (Zoom, YouTube...) a případně heslo. Při změně odkazu nebo doplňujících informací k online lekci odchází přihlášeným účastníkům také e-mail.

Posílá se všem přihlášeným účastníkům v případě změny lektora nebo místa konání.

E-mail posílaný všem přihlášeným účastníkům v případě rušení lekce, termínu kurzu nebo workshopu. Obsahuje standardní oznámení o zrušení, které změnit nemůžete, a za ním vaši vlastní zprávu. Tu napíšete při rušení do pole Doplňující informace pro účastníky (e-mail) (u lekce, termínu kurzu i akce se jmenuje stejně). Pole je předvyplněné krátkou omluvou, kterou můžete upravit.

Lektor z nějakého důvodu (např. z důvodu nezaplacení nebo na telefonickou žádost po uzávěrce odhlášení) zrušil klientovu rezervaci. E-mail obsahuje standardní oznámení o zrušení, které změnit nemůžete. Pokud při rušení vyplníte nepovinné pole Poznámka (např. důvod zrušení), vaše poznámka se přidá pod toto oznámení.

E-mail s potvrzením zrušení rezervace, které provedl sám klient.

E-mail se posílá 2 týdny před koncem platnosti permanentky nebo kreditového balíčku, pokud má klient ještě nevyčerpané vstupy nebo kredity. Uvádí datum konce platnosti a aktuální zůstatek. Pokud máte vypnutý přepínač Automaticky smazat nevyčerpané vstupy po skončení platnosti (u permanentek) nebo Automaticky smazat nevyčerpané kredity po skončení platnosti (u kreditových balíčků), e-mail navíc vyzývá klienta, aby si platnost prodloužil zakoupením další permanentky nebo kreditového balíčku. Když je přepínač zapnutý, e-mail tuto výzvu neobsahuje.

E-mail se posílá hned po skončení platnosti permanentky nebo kreditového balíčku. Jeho znění se řídí dvěma přepínači v nastavení permanentek a kreditů, Automaticky smazat nevyčerpané vstupy po skončení platnosti a Automaticky smazat nevyčerpané kredity po skončení platnosti:

E-mail s potvrzením o přidání kreditů nebo vstupů na klientův účet, které provedete sami v administraci systému v detailu vybraného klienta (např. přijde do studia s hotovostí a prosbou o zakoupení permanentky).

E-mail, který je odeslán ihned po vytvoření objednávky permanentky. Po potvrzení přijetí platby je klientovi poslán další e-mail, který jej informuje o tom, že jeho objednávka je evidována jako v pořádku zaplacená.

Přejděte do Nastavení › Notifikace. V části E-mail notifikace lektorům má každý z těchto e-mailů vlastní přepínač:

Lektor přiřazený u termínu dostane e-mail, když klient vytvoří novou rezervaci (lekce, kurzy, akce a workshopy, individuální termíny). V závislosti na tarifu je k dispozici i další přepínač Kopie pro "Správce", který tyto e-maily posílá také správcům.

Lektor přiřazený u termínu dostane e-mail, když klient zruší svou rezervaci. V závislosti na tarifu může přepínač Kopie pro "Správce" posílat tyto e-maily i správcům.

Lektor s rolí „Správce“ dostane e-mail, jakmile klient vytvoří objednávku permanentky nebo objednávku členství. Každý z těchto e-mailů má vlastní přepínač.

Všichni s rolí „Správce“ dostanou e-mail, když se u vašeho studia poprvé objeví nový klient — při registraci, první rezervaci nebo prvním nákupu. Za klienty, které do studia přidáte sami, e-mail nechodí.

Připomínka konání lekce lektorovi pošle přiřazenému lektorovi před lekcí, termínem kurzu nebo akcí připomínku se seznamem aktuálně přihlášených klientů. Čas zvolíte v Připomenout před (přednastavené časy od 1 do 15 hodin před začátkem, ve výchozím nastavení 2 hodiny). Denní přehled pro odborníka pošle odborníkovi každý den přehled všech jeho individuálních termínů na daný den.

E-mail, který přijde lektorovi, se kterým spolupracujete, když ho v Nastavení › Lektoři a spolupráce přidáte jako svého nového lektora a zadáte jeho e-mail.

V případě, že lektor nemá existující účet v Zenamu, může se z tohoto e-mailu prokliknout do Zenamu, nastavit si heslo a tím získá přístup k lekcím, které u vás povede, a bude mít možnost tyto lekce obsluhovat (odbavovat docházku, posílat přihlášeným účastníkům hromadné zprávy apod.)

E-mail, který se posílá 1 hodinu před konáním online lekce lektorovi, který má lekci přiřazenou. Pouze za předpokladu, že u online lekce chybí odkaz na přenos (např. Zoom, YouTube...).

Připomínky pro klienty nastavíte v Nastavení › Notifikace v části E-mail notifikace klientům. Každá připomínka má přepínač a volbu Připomenout před s přednastavenými časy:

Vlastní intervaly připomínek (např. 72 hodin) v současné době nejsou podporovány — nejdelší možnost je 48 hodin. Pokud potřebujete klienty upozornit s větším předstihem, můžete využít hromadnou zprávu z detailu lekce.

Studia v Česku a na Slovensku navíc vidí část SMS notifikace klientům s volbami Lekce byla zrušena a Připomenutí termínu před začátkem (s vlastním nastavením Připomenout před).

Studia se často ptají, jestli systémové e-maily nesou značku studia, nebo působí „od Zenamu“. Takto se zpráva ve schránce vašich klientů projeví: