Vystavené doklady ze Zenamu nemusíte do účetnictví přepisovat ručně. Můžete je vyexportovat do souboru, který si vy nebo vaše účetní naimportuje do svého programu. K dispozici jsou dva účetní formáty: ISDOC a Pohoda XML. Doklady si vedle toho pořád můžete stáhnout i jako PDF soubory.

V tomto článku najdete, kde funkci hledat, jaký formát zvolit, co je na dokladech a jak vyřešit nejčastější hlášky nebo problémy, se kterými se při importu do Pohody můžete setkat.

Export je v tabulce Vystavené doklady, do které se dostanete z přehledu objednávek. Otevřete okno pro Export dokladů, kde si vyberete formát a období.

Doklad (a jeho unikátní identifikátor) vzniká v systému v okamžiku, kdy objednávku označíte jako zaplacenou. Proto jsou všechny exportované doklady už zaplacené – k neuhrazené objednávce žádný doklad neexistuje.

Důležité: Aby se doklady vůbec vystavovaly, musíte mít v Nastavení → Platby zapnutý přepínač Vystavovat doklady o zaplacení. Bez něj se žádné doklady netvoří a nebude co exportovat.

Formáty PDF pro tisk a ZIP jednotlivá PDF fungují ve všech tarifech, které umožňují vystavovat doklady. Hodí se, když potřebujete doklady pouze vytisknout nebo někam poslat.

Účetní formáty ISDOC a Pohoda XML mají dvě podmínky:

V okně Export dokladů jsou formáty rozdělené do dvou skupin.

V sekci Export do souboru najdete PDF pro tisk a ZIP archiv s jednotlivými PDF doklady.

V sekci Pro účetní najdete ISDOC 6.0.2 a Pohoda XML.

ISDOC 6.0.2 je univerzální standard. Naimportuje ho prakticky každý běžný účetní program – Pohoda, Money S3, ABRA, Helios i Stereo. Funguje pro faktury i příjmové doklady a je jedno, jestli jste plátce DPH, nebo ne.

Pohoda XML je formát jen pro účetní program Pohoda od Stormware. Importuje se přímo do Pohody, ale jiný program ho nepřečte.

Tip: Pokud nevíte, jaký program vaše účetní používá, zvolte ISDOC. Je to bezpečná volba, protože ho zvládne i Pohoda. Pohoda XML volte jen tehdy, když máte jistotu, že účetní pracuje v Pohodě.

U položky Za období vyberete měsíc a rok. Vyexportovat můžete i starší měsíce, ne jen ten aktuální.

U účetních formátů obsahuje export vždy faktury, příjmové doklady i storna – aby měla účetní úplnou bilanci za dané období. U ISDOC a Pohoda XML jsou proto Stornované doklady vždy zahrnuté a nejdou odznačit a filtr Exportovat (Vše / Faktury / Příjmové doklady) je nedostupný – vyexportuje se prostě všechno. U PDF a ZIP si můžete sami zvolit, co za doklady se stáhne.

Jak vypadá výsledný soubor: ISDOC se stáhne jako ZIP archiv, ve kterém je každý doklad jako samostatný soubor .isdoc. Pohoda XML je jeden soubor se všemi doklady za zvolené období.

Když zvolíte Pohoda XML, objeví se v okně sekce Účetní kódy pro Pohodu. Tyto kódy se zapíší přímo do XML souboru a Pohoda je při importu použije pro správné zaúčtování.

Tip: Pokud si nejste jistí, co vyplnit, zeptejte se účetní. Hodnoty musí odpovídat tomu, jak má vaši Pohodu nastavenou – sami je neuhádnete.

Doklad nese stejné údaje jako jeho PDF verze, jen ve strojově čitelné podobě:

Po stažení souboru se může objevit okno Export proběhl — upozornění. Soubor je v pořádku stažený, okno vás jen upozorní na doklady, které je dobré před zaúčtováním zkontrolovat:

Jde o doporučení ke kontrole, ne o chybu exportu. Soubor můžete naimportovat, jen si zmíněné doklady projděte v účetním programu.

Pohoda váže importovaný soubor na účetní jednotku podle IČ. Když se IČ neshodne, import odmítne.

Řešení: Srovnejte IČO ve fakturačních údajích studia v Zenamu s IČ účetní jednotky v Pohodě – musí být stejné. Když studio v Zenamu IČO vyplněné nemá, soubor se naimportuje do právě otevřené účetní jednotky bez svázání. Po srovnání IČ doklady znovu vyexportujte a naimportujte – při této chybě se balíček celý odmítl a nic se nenaimportovalo, takže opakovaný import je bezpečný a duplicity nevzniknou.

Tato hláška (často s číslem 603) znamená, že zadaná Řada dokladů neodpovídá existující číselné řadě ve vaší Pohodě, nebo ta řada nemá nastavenou předkontaci.

Řešení: V Zenamu zadejte do pole Řada dokladů kód shodný s číselnou řadou v Pohodě a té řadě v Pohodě nastavte správnou předkontaci. Tím budou v pořádku všechny nově vyexportované doklady. Doklady, které už v Pohodě naimportované máte, oprava nezmění – Pohoda je při opakovaném importu vyhodnotí jako duplicitní a přeskočí. Ty je potřeba upravit přímo v Pohodě (nebo je tam smazat a naimportovat znovu).

Upozornění: Hláška u Datum účtování ve znění „Hodnota prvku musela být upravena“ je neškodná a objevuje se vždy. Pohoda jen srovná datum účtování na datum dokladu. Nemusíte s ní nic dělat.

Tohle je správně, ne chyba. Faktury placené převodem se do Pohody naimportují jako pohledávky a uhradí se automaticky ve chvíli, kdy účetní nahraje nebo zadá bankovní výpis. Pohoda platbu spáruje podle variabilního symbolu. Doklady placené kartou nebo hotově jsou v Pohodě uhrazené hned.

Storno doklad v Pohodě i v ISDOC nese číslo původního dokladu. Vždy tedy poznáte, ke kterému dokladu se vratka vztahuje. V ISDOC je navíc i datum vystavení původního dokladu.

V tabulce Vystavené doklady, do které se dostanete z přehledu objednávek. Otevře se okno Export dokladů, kde vyberete formát a období.

Účetní formáty jsou součástí tarifu Ultimate. V nižších tarifech vidíte jen PDF a ZIP.

Druhá podmínka je vyplněná fakturační adresa studia v Nastavení → Platby (název, adresa, IČO/DIČ) a zapnutá možnost pro vystavování dokladů o zaplacení.

Pokud nevíte, jaký program vaše účetní používá, zvolte ISDOC – naimportuje ho Pohoda, Money S3, ABRA, Helios i Stereo. Pohoda XML volte jen tehdy, když účetní pracuje v Pohodě.

Je to kód číselné řady dokladů v Pohodě, například FV. Pro export do Pohody je povinný. Musí odpovídat existující číselné řadě ve vaší Pohodě, a té řadě by měla být v Pohodě nastavená správná předkontace. Když si nejste jistí, hodnotu vám řekne účetní.

U účetních formátů obsahuje export vždy faktury, příjmové doklady i storna, aby měla účetní úplnou bilanci za dané období. Proto jsou filtry Stav a Exportovat u ISDOC a Pohoda XML zamčené. Když potřebujete vybrat jen některé doklady, použijte export do PDF nebo ZIP.

Pohoda váže soubor na účetní jednotku podle IČ. Srovnejte IČO ve fakturačních údajích studia v Zenamu s IČ účetní jednotky v Pohodě a soubor znovu vyexportujte a naimportujte.

Zadaná Řada dokladů neodpovídá existující číselné řadě ve vaší Pohodě, nebo ta řada nemá nastavenou předkontaci. Zadejte řadu shodnou s číselnou řadou v Pohodě a té řadě v Pohodě nastavte předkontaci – nově vyexportované doklady pak budou v pořádku. Doklady, které už v Pohodě máte, je potřeba opravit přímo v Pohodě (opakovaný import je jako duplicitní přeskočí). Hláška u Datum účtování ve znění „Hodnota prvku musela být upravena“ je neškodná.

Faktury placené převodem se importují jako pohledávky a uhradí se automaticky, jakmile účetní nahraje bankovní výpis (Pohoda je spáruje podle variabilního symbolu).

Ano. U kurzu se na doklad propíše termín konání a počet lekcí, u workshopu nebo jednotlivé lekce termín konání a u individuální rezervace den a čas – a to i do účetních exportů, stejně jako na PDF.

Ano. ISDOC i Pohoda XML fungují pro plátce i neplátce DPH – neplátci mají na dokladech nulovou sazbu. Doklad nese sazbu DPH, základ a částku ve stavu, v jakém byly při vystavení.

Ano. U položky Za období vyberete libovolný měsíc a rok, ne jen ten aktuální.

Aplikace vám pod položkou Za období rovnou ukáže, kolik dokladů za zvolený měsíc je – ještě než export spustíte. Každý formát má svůj limit:

Export se vždy dělá za jeden konkrétní měsíc (vyberete měsíc a rok u položky Za období) – kratší ani delší období zvolit nelze.

Když je dokladů za zvolený měsíc na PDF moc, formát PDF nejde vybrat (zašedne) a export se automaticky přepne na ZIP – u PDF jen uvidíte poznámku, že je dokladů příliš mnoho a máte použít ZIP. ZIP zvládne výrazně víc (do 5000 dokladů za měsíc), takže pro běžný provoz si přes ZIP stáhnete vždy všechno. Limit 5000 dokladů za jediný měsíc je natolik vysoký, že na něj v praxi prakticky nenarazíte.

Ano. Doklady v cizí měně se v exportu přepočítají na koruny. Pokud je nejnovější dostupný kurz starší než 7 dní, upozorníme vás po stažení v okně Export proběhl — upozornění – kurz si pak před zaúčtováním zkontrolujte v účetním programu.

Doklady vznikají jen u objednávek označených jako zaplacené a jen tehdy, když máte v Nastavení → Platby zapnutý přepínač Vystavovat doklady o zaplacení. Zkontrolujte, že je přepínač zapnutý a že ve zvoleném období nějaké zaplacené objednávky máte.