Doklad o zaplacení vzniká ve chvíli, kdy je objednávka zaplacená. Teprve tehdy dostane číslo z číselné řady, datum vystavení a u faktur i datum zdanitelného plnění. Tyto tři údaje se už nikdy nemění, ani když objednávku později upravíte nebo stornujete.

Platí to pro všechny platební metody stejně. U karty a PayPalu je doklad k dispozici skoro hned po zaplacení. U bankovního převodu nebo platby na místě vznikne ve chvíli, kdy platbu spárujete s bankou nebo ji u objednávky zaznamenáte tlačítkem Zaznamenat platbu.

Zenamu vystavuje doklady jen tehdy, když máte zapnuté Vystavovat doklady o zaplacení v nastavení v sekci Platby a umožňuje to Váš tarif. Bez tohoto nastavení objednávky fungují úplně stejně, jen k nim není žádný doklad.

Dokud není objednávka zaplacená, nejde o doklad, ale o výzvu k platbě. Klient dostane e-mail s údaji pro převod, variabilním symbolem a datem splatnosti. Výzva k platbě nemá číslo dokladu a do účetnictví nepatří. Je to jen pokyn k zaplacení.

Datum splatnosti je uvedeno v tomto e-mailu a Zenamu ho počítá od chvíle, kdy objednávka vznikla. Nikdy není pozdější než začátek lekce nebo akce, kterou si klient rezervoval. Když splatnost uplyne, Zenamu objednávku automaticky nezruší. To rozhodnutí je na Vás.

Pokud Vaše studio doklady vystavuje, e-mail klientovi zároveň říká, že si doklad může stáhnout v detailu objednávky, jakmile platba dorazí.

Na faktuře najdete číslo faktury, datum vystavení, datum zdanitelného plnění (DUZP) a datum objednávky.

Datum vystavení je den, kdy byla objednávka zaplacena. Datum objednávky je den, kdy objednávka vznikla, tedy kdy klient rezervoval nebo nakoupil. U rezervací zaplacených později se tato dvě data liší a je to tak správně.

Datum zdanitelného plnění může být dřívější než datum vystavení, například když klient přijde na lekci dřív, než se platba strhne. Zenamu vytvoří doklad až ve chvíli, kdy je platba skutečně stržená, takže datum vystavení nikdy nevychází jen z blokace částky na kartě.

Účtenka, kterou vystavují studia, jež nejsou plátci DPH, obsahuje číslo účtenky, datum objednávky a číslo objednávky. Datum zdanitelného plnění na ní není a na rozdíl od faktury na ní nenajdete ani datum vystavení, přestože ho v detailu objednávky dál vidíte.

V administraci otevřete Objednávky, klikněte na objednávku a v jejím detailu uvidíte číslo dokladu, datum vystavení a datum zdanitelného plnění. Klient vidí stejné údaje v detailu objednávky ve svém účtu.

Dokud je objednávka nezaplacená, tyto řádky se nezobrazují, protože doklad ještě neexistuje.

Když upravujete objednávku, ke které už doklad existuje, Zenamu Vás upozorní, že se změna do dokladu promítne. Jeho číslo a datum vystavení zůstanou beze změny.

Nezaplacená objednávka nemá doklad, a tak se jejím stornem nic nevystaví. Neodčerpá ani číslo z číselné řady, takže v číslování nevznikne mezera.

Když se klientovi vracejí peníze, Zenamu vystaví storno doklad, který odkazuje na původní fakturu nebo účtenku. Samotné PDF je nadepsané Opravný doklad, u plátců DPH je jeho číslo označené jako Číslo opravného daňového dokladu, zatímco tlačítko v akcích u objednávky se jmenuje Stáhnout storno doklad o zaplacení. Storno doklad má jako datum vystavení den storna a původní doklad zůstává beze změny.

Když se klientovi nevrací nic, například při stoprocentním storno poplatku, storno doklad nevzniká a původní doklad dál platí.

Jednotlivý doklad stáhnete v detailu objednávky. Celý měsíc naráz získáte v sekci Objednávky, v části Vystavené doklady, kde můžete exportovat sloučené PDF nebo ZIP s jednotlivými PDF. Studia v Česku a na Slovensku tam navíc dostanou ISDOC a Pohoda XML.

Export objednávek má vedle data objednávky a data platby i sloupec Datum vystavení.

Export do ISDOC a Pohoda XML obsahuje i faktury objednávek, které byly později stornovány, spolu s odpovídajícím storno dokladem. Pokud jste starší období už jednou exportovali a účetní některé doklady doplnila ručně, po opakovaném exportu zkontrolujte, jestli se něco nezaúčtovalo dvakrát. Jednou stažené doklady se nemění.

Když platbu zaznamenáte dodatečně a zadáte dřívější datum platby, doklad dostane datum vystavení podle dne, kdy jste platbu zaznamenali, a datum zdanitelného plnění podle data samotné platby.

Na přelomu roku to znamená, že doklad dostane číslo z číselné řady nového roku, přestože jeho datum zdanitelného plnění spadá ještě do prosince. Pokud potřebujete doklad ve staré řadě, zaznamenejte platbu ještě před koncem roku.

Faktury dřív dostávaly číslo a datum vystavení už při vzniku objednávky, zatímco datum zdanitelného plnění se doplňovalo až po zaplacení. U objednávek zaplacených později tak vznikly faktury, jejichž datum vystavení je dřívější než datum zdanitelného plnění. Tyto faktury zpětně neměníme, protože vystavený doklad se nikdy nepřečíslovává ani nepředatovává. Tento článek slouží jako vysvětlení, odkud tento rozdíl pochází.

Stornované nezaplacené objednávky si tehdy přidělené číslo ponechaly, takže v řadě mohou být nevyužitá čísla. Nepřečíslováváme je ani k nim nevystavujeme storno doklady. Seznam nevyužitých čísel pro Vaše studio Vám na požádání pošleme, stačí napsat na podporu.

Objednávky, které dostaly číslo ještě podle starých pravidel a stále čekají na zaplacení, si své číslo ponechají. Datum vystavení a řádky s dokladem se v detailu objednávky objeví v den, kdy klient zaplatí.