Tento článek se týká objednávek vašich klientů v sekci Objednávky v administraci: co dělá která akce u objednávky (Zaznamenat platbu, Označit jako nezaplaceno, Potvrdit vrácení platby, Upravit částku a stažení dokladů), kdy ji použít a jak klientovi vytvořit objednávku ručně. Netýká se měsíčního limitu objednávek vašeho tarifu Zenamu (viz Co se stane, když vyčerpám limit objednávek nebo limit kurzů a akcí svého tarifu?) ani faktur, které vám Zenamu vystavuje za tarif (viz Kde najdu fakturu za rezervační systém?).
Doklady o zaplacení a další doklady jde stáhnout jen tehdy, když je v Nastavení › Platby zapnuté Vystavovat doklady o zaplacení, a nikdy ne v bezplatném tarifu Začínající lektor ani ve starším tarifu Lite. Fakturu místo účtenky lze vystavovat jen v tarifu Expert nebo Ultimate nebo ve zkušební verzi a objednávka musí obsahovat fakturační údaje klienta.
Kde najdete akce pro práci s objednávkou
V levém menu administrace klikněte na Objednávky. Tuto položku vidí uživatelé s oprávněním Manažer nebo Správce.
V seznamu klikněte u objednávky na tři tečky (⋯) ve sloupci Akce. V nabídce jsou akce dostupné pro danou objednávku a také Detail objednávky.
Nebo otevřete Detail objednávky. Tam jsou nahoře tlačítka Zaznamenat platbu, Potvrdit vrácení platby a Stáhnout doklad o zaplacení, ostatní akce najdete vedle nich v nabídce více (⋯).
Zobrazují se jen akce, které odpovídají způsobu platby a stavu platby objednávky. Pokud nějaká akce chybí, zkontrolujte nejdřív tyto dva sloupce.
Hlavní akce a kdy je použít
Upravit částku
Akci Upravit částku použijte při opravě ceny objednávky (např. individuální dohoda, chyba v ceně). Částku lze změnit jen u objednávek placených na místě nebo převodem. U jiných způsobů platby (například kartou nebo přes PayPal) je volba zašedlá. Po změně vždy zkontrolujte návaznost na doklady a interní poznámky.
Zaznamenat platbu / Označit jako nezaplaceno
Zaznamenat platbu označí objednávku jako zaplacenou, když klient zaplatil na místě nebo převodem. Akce je dostupná u objednávek ve stavu Čeká na zaplacení nebo Nezaplaceno. V okně Změnit stav objednávky zadejte Datum platby a klikněte na Zaplaceno. Objednávky placené kartou a přes PayPal mění stav automaticky, proto se u nich tato akce nenabízí.
Označit jako nezaplaceno je dostupné jen u objednávek placených na místě nebo převodem, které jsou stále ve stavu Čeká na zaplacení. U „nezaplaceno“ postupujte opatrně, aby stav odpovídal realitě.
Storno a potvrzení vrácení platby
Když se zaplacená objednávka zruší a peníze musíte vrátit sami (typicky u platby převodem), objednávka má stav Čeká na vrácení. Zenamu tyto peníze za vás neposílá. Jakmile peníze klientovi skutečně vrátíte (např. bankovním převodem), klikněte u objednávky také na Potvrdit vrácení platby. Potvrdit vrácení platby se nabízí jen u zrušených objednávek placených převodem nebo na místě, které čekají na vrácení.
Stažení dokladů
Podle stavu objednávky můžete stáhnout doklad o zaplacení (Stáhnout doklad o zaplacení) nebo storno doklad (Stáhnout storno doklad o zaplacení). Doklady lze stahovat ve všech tarifech kromě bezplatného tarifu Začínající lektor a tarifu Lite, a to jen tehdy, když máte v Nastavení › Platby zapnuté Vystavovat doklady o zaplacení.
Typické scénáře
Klient zaplatil bankovním převodem, ale objednávka je stále nezaplacená
Pokud nedošlo k automatickému spárování, ověřte platbu na svém bankovním účtu, pak otevřete objednávku a klikněte na Zaznamenat platbu.
Poznámka: Automatické párování plateb převodem je dostupné pouze pro tarif Ultimate. Pokud tento tarif nemáte, musíte objednávky s platbou převodem označovat ručně podle pohybů na Vašem bankovním účtu.
Objednávka je stornovaná a čeká na ruční vrácení platby
Peníze vracíte mimo Zenamu (bankou nebo hotově). Poté u objednávky klikněte na Potvrdit vrácení platby, aby byl stav účetně uzavřený.
Objednávka má chybnou částku
Použijte Upravit částku (jen u objednávek placených na místě nebo převodem) a případně doplňte interní poznámku, proč ke změně došlo.
Přesunout klienta na jinou lekci bez vrácení peněz
Klienta přesunete jednou akcí přímo v detailu lekce: u účastníka klikněte na Přesunout na jiný termín. Platba, cena i doklad zůstávají beze změny a klient dostane e-mail s novým termínem. Podrobnosti, včetně toho, co se děje se zaplacenou a nezaplacenou objednávkou, najdete v článku Jak přesunout klienta na jinou lekci bez storna a vrácení peněz.
Jak klientovi vytvořit objednávku ručně (např. zpětně za proběhlou lekci)
Zenamu nemá formulář pro prázdnou objednávku — objednávka vždy vzniká z rezervace nebo z nákupu. Když tedy klient potřebuje objednávku a doklad k lekci, která už proběhla, začněte u rezervace:
Otevřete lekci — funguje to i u lekcí, které už proběhly — a vytvořte klientovi rezervaci z administrace přes Přidat účastníka. Jako způsob platby zvolte platbu na místě nebo převodem — jen tyto objednávky lze ručně označit jako zaplacené.
Zenamu k ní automaticky vytvoří objednávku.
Zaevidujte platbu: ve formuláři rezervace zaškrtněte Označit jako zaplacenou, nebo později otevřete objednávku v sekci Objednávky, klikněte na Zaznamenat platbu, zadejte Datum platby a klikněte na Zaplaceno.
V detailu objednávky stáhněte doklad tlačítkem Stáhnout doklad o zaplacení — doklad o zaplacení, nebo fakturu. Faktury jsou dostupné v tarifech Expert a Ultimate a ve zkušební verzi a na objednávce musí být vyplněné fakturační údaje klienta.
Pokud má být cena jiná než standardní, použijte v detailu objednávky Upravit částku.
U permanentek a členství to funguje stejně, jen se vychází odjinud: vystavíte je z detailu klienta (Přidat členství, případně přidáním kreditů nebo vstupů). Cenu si tam nastavíte vlastní, klidně i 0, a objednávka vznikne automaticky.
FAQ
Jak poznám, že mám použít potvrzení vrácení a ne „nezaplaceno“?
Pokud jste peníze klientovi skutečně vrátili, použijte Potvrdit vrácení platby.
„Nezaplaceno“ slouží k jinému účelu — označuje klienta, který měl závaznou rezervaci s platbou na místě nebo převodem, ale nedostavil se a nezaplatil. Po tomto označení se jméno klienta v systému zobrazí červeně s doplňující informací o nevyřízených závazcích.
Jak zrušit omylem potvrzenou platbu a vrátit objednávku na „nezaplaceno“?
Sami to neuděláte. Jakmile je platba potvrzená, v aplikaci už objednávku zpátky na nezaplaceno přepnout nejde — „nezaplaceno“ slouží k označení klienta, který vám dluží, jak je popsáno výše, ne ke zrušení potvrzené platby.
Napište nám do chatu v aplikaci a opravíme to na naší straně.
Kde stáhnu storno doklad?
V akcích objednávky zvolte Stáhnout storno doklad o zaplacení. Pokud volba není dostupná, zkontrolujte stav objednávky.
Storno doklad je k dispozici pouze tehdy, pokud k objednávce existuje doklad o zaplacení.
Má úprava částky dopad na účetnictví?
Ano, může ovlivnit návazné doklady a přehledy. Proto úpravy provádějte jen s jasným důvodem.
Související články