Klient nemůže přijít, nebo už nepřišel, a chce místo toho jinou lekci. Dřív to znamenalo rezervaci stornovat a vytvořit novou. Teď klienta přesunete jednou akcí: platba, cena i doklad zůstávají beze změny a klient dostane jeden e-mail s novým termínem.
Přesun, nebo náhrada?
Zenamu nabízí dvě cesty, jak klientovi vyjít vstříc. Vyberte podle toho, jestli už znáte nový termín:
Přesun na jiný termín — vy vyberete konkrétní lekci a klient na ni rovnou přejde. Hodí se, když se domluvíte na náhradním termínu, nebo když klient nepřišel a chcete mu dát jiný termín.
Náhrada — klientovi udělíte náhradu a termín si vybere sám z rozvrhu. Hodí se, když nový termín ještě neznáte, nebo když klient potřebuje přenést více lekcí najednou. Jak náhrady fungují, popisuje článek Jak uplatnit náhradu z administrace.
Jak klienta přesunout
V kalendáři otevřete lekci, na které má klient rezervaci.
V seznamu účastníků u klienta klikněte na Přesunout na jiný termín (podle šířky obrazovky je akce vidět rovnou, nebo v nabídce více).
V horní části okna zkontrolujte klienta, původní termín a cenu objednávky.
Vyberte nový termín. Nabídka zobrazuje lekce 30 dní od zvoleného data; datum Zobrazit lekce od posuňte, pokud je nová lekce dál. Lekce lze hledat podle názvu.
Nechte zaškrtnuté Poslat klientovi e-mail o přesunu a případně připište vzkaz pro klienta, který se v e-mailu zobrazí.
Do poznámky do historie objednávky si můžete zapsat důvod; tu klient nevidí.
Klikněte na Přesunout rezervaci.
Klient má po přesunu rezervaci na nové lekci se stavem docházky „nepřítomen“ a dostane připomínky k novému termínu jako u každé jiné rezervace.
Tip: Přesunout můžete i rezervaci na lekci, která už proběhla, typicky když klient nepřišel. Pokud má klient u původní lekce zaškrtnutou přítomnost, nejdřív ji zrušte.
Co se stane s platbou a dokladem
Přesun nikdy nemění peníze: zaplaceno zůstává zaplaceno v původní výši, nezaplaceno zůstává nezaplaceno. Žádný doplatek ani vratka se nevytváří, ani když má nová lekce jinou cenu. Pokud chcete cenu změnit, upravte ji na objednávce.
Zaplacená objednávka má vystavený doklad, a ten se přesunem nemění. Objednávka proto zůstává evidovaná u původní lekce: v přehledu objednávek i v tržbách lekce ji najdete tam, kde ji klient zaplatil. Na nové lekci se přesune jen jeho účast. Přesun je zapsaný v historii objednávky.
Nezaplacená objednávka přejde na novou lekci celá: v přehledu objednávek i v tržbách ji po zaplacení najdete u nové lekce. Pokud klient platí převodem, splatnost se přepočítá podle nového termínu.
Na co vás okno upozorní
Následující situace přesun neblokují, jen se na ně zobrazí upozornění, abyste rozhodli vědomě:
Nová lekce je plná. Rezervace se vytvoří nad rámec kapacity, stejně jako když účastníka přidáte ručně.
Klient už má na nové lekci rezervaci. Přesunem bude mít dvě.
Klient je na nové lekci náhradníkem. Jeho rezervace na čekací listině zůstává beze změny; pokud ji nemá mít, zrušte ji zvlášť v detailu nové lekce.
Rezervace je hrazená permanentkou, kredity, členstvím nebo náhradou. Přesun nekontroluje, zda permanentka, členství nebo náhrada platí i pro nový termín a zda nepřekročí limit. Ověřte to v detailu klienta.
Klient nepřišel a platil online. Po přesunu je rezervace opět aktivní a klient si ji na novém termínu může sám zrušit podle vašich storno podmínek, u online platby i s vratkou. Pokud to nechcete umožnit, udělte mu místo přesunu náhradu.
Co se stane na původní lekci
Přesun uvolní místo na původní lekci stejně jako storno. Pokud byla lekce plná a jsou na ní náhradníci, první z nich se automaticky povýší a dostane e-mail, případně odejde upozornění těm, kdo si nastavili hlídání volného místa. Pokud chcete původní lekci zrušit celou, nejdřív klienty přesuňte a lekci rušte až potom.
Časté otázky
Můžu přesunout klienta z kurzu?
Klienta, který má zakoupený jen jeden termín kurzu, přesunete na kteroukoli samostatnou lekci stejným postupem. Přesun na jiný termín kurzu nebo mezi dvěma kurzy zatím není možný; postup pro kurzy popisuje článek Kurzy: jak převést klienta mezi dvěma kurzy. Klienta se zakoupeným celým kurzem a účastníky akcí přesouvat nelze.
Jak se po přesunu počítá storno?
Podle nového termínu. Pokud klient rezervaci na nové lekci zruší, platí vaše storno podmínky vůči začátku nové lekce.
Kde uvidím, že byl klient přesunut?
V historii objednávky je záznam s původním i novým termínem, kdo přesun provedl a kdy, a vaše interní poznámka. Vzkaz pro klienta se do historie nezapisuje, najdete ho jen v odeslaném e-mailu.
Co klient dostane?
Jeden e-mail „Rezervace přesunuta“ s původním a novým termínem, vaším vzkazem, místem konání nebo online údaji, tlačítkem do detailu rezervace a odkazy pro přidání nové lekce do kalendáře. Pokud klient nemá e-mail, informujte ho prosím jinak.