Tento článek popisuje pravidla, podle kterých klienti sami ruší rezervace u kurzů (náhrady za včas omluvený termín a zrušení celého kurzu) a u akcí a workshopů. Jednotlivé lekce a individuální termíny se řídí jiným pravidlem, uzávěrkou odhlášení a storno poplatky na kartě Termíny; viz článek Uzávěrka odhlášení a storno poplatky u rezervací lekcí a individuálních termínů.
Klient se z jednoho termínu kurzu omlouvá ve svém účtu, ne na stránce kurzu ve vašem veřejném rozvrhu: v sekci Mé kurzy klikne u termínu na Omluvit a potvrdí tlačítkem Omluvit se (nebo použije ikonu koše v sekci Mé rezervace). Jde to jen u zaplaceného termínu, který ještě nezačal. Akce a workshopy procentuální poplatky nemají. Klienti si rezervaci na akci mohou zrušit sami jen tehdy, když je zapnuté Povolit rušení rezervací, a to do vámi nastavené uzávěrky.
Jak nastavit náhrady pro kurzy?
Přejděte do Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací a vyberte Kurzy.
V sekci Náhrady zaškrtněte U nových kurzů umožnit získání náhrady. Kurzy, které vytvoříte od této chvíle, pak budou mít náhrady předem zapnuté. Existující kurz si ponechá své nastavení. Pokud má náhrady umožňovat, upravte ho a v jeho sekci Náhrady zaškrtněte Umožnit získání náhrady.
Na kartě Kdy klient získá náhradu vyplňte pole Omluvit se nejpozději: jak dlouho před začátkem termínu se klient musí omluvit, aby náhradu získal. Lhůtu zadáte v minutách, hodinách, dnech nebo týdnech. Při hodnotě 0 je včasná každá omluva až do začátku termínu. Lhůta platí pro všechny kurzy s náhradami a nesouvisí s uzávěrkou odhlášení pro jednotlivé lekce na kartě Termíny. Omluvit se klient může i po uplynutí této lhůty, náhradu ale nezíská.
Na kartě Jak dlouho náhrada platí zvolte v poli Platnost možnost Pevný počet dní (počet zadáte do pole Počet dní; dny se počítají od data termínu, ze kterého se klient omluvil, ne ode dne omluvy), nebo Do konce kurzu (volitelně s polem Dny navíc).
V sekci Další výchozí volby pro nové kurzy můžete nastavit Max. počet náhrad na klienta (v tarifech Expert a Ultimate a ve zkušební verzi) a zaškrtnout Umožnit hradit jednotlivé termíny kurzu náhradou (kurz k tomu potřebuje cenovou možnost Cena jednoho termínu). Obojí se předvyplní jen u nových kurzů.
Klikněte na Uložit.
Karty Kdy klient získá náhradu a Jak dlouho náhrada platí i sekci Další výchozí volby pro nové kurzy můžete upravit, i když je volba U nových kurzů umožnit získání náhrady vypnutá.
Náhrady platí jen pro termíny kurzu, na který se klient přihlásil jako na celek. Pokud si klient rezervoval jeden termín kurzu s cenovou možností Cena jednoho termínu, řídí se tato rezervace uzávěrkou odhlášení a storno poplatky pro jednotlivé lekce a náhradu nepřináší. Když se klient z termínu kurzu omluví, peníze se nevracejí; kompenzací je právě náhrada.
Proč stávající kurz po změně nastavení nepřiděluje náhrady?
Volba U nových kurzů umožnit získání náhrady (v Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací > Kurzy) jen předvyplňuje nově vytvářené kurzy. Kurz, který už máte, si ponechává vlastní volbu Umožnit získání náhrady. Pokud má existující kurz náhrady umožňovat, upravte ho a v jeho sekci Náhrady volbu zaškrtněte. Totéž platí pro Max. počet náhrad na klienta a Umožnit hradit jednotlivé termíny kurzu náhradou ze sekce Další výchozí volby pro nové kurzy: změna se projeví jen u nových kurzů. Výjimkou je kurz vytvořený volbou Použít jako šablonu: nastavení náhrad (získání náhrady, platbu náhradou, limit i platnost) převezme z původního kurzu, ne z výchozích voleb.
Pro všechny kurzy s náhradami, nové i existující, naopak platí lhůta Omluvit se nejpozději z karty Kdy klient získá náhradu. Výchozí platnost z karty Jak dlouho náhrada platí se použije u nových kurzů i u existujících kurzů, které mají v sekci Náhrady u Platnost náhrad zvoleno Použít výchozí nastavení. Kurzy s volbou Nastavit pro tento kurz si ponechávají svou platnost.
Volbu Umožnit získání náhrady u kurzu můžete měnit v každém tarifu. Maximální počet náhrad a volba Nastavit pro tento kurz u platnosti náhrad jsou dostupné v tarifech Expert a Ultimate a ve zkušební verzi. V ostatních tarifech jsou tato nastavení neaktivní. Kurz, který už vlastní platnost má, ji ukazuje jen pro čtení a můžete ho přepnout na Použít výchozí nastavení.
Jak se klient omluví z termínu kurzu a využije náhradu?
Klient musí mít vytvořený účet v rezervačním systému
Aby mohli vaši klienti využívat systém náhrad, musí mít vytvořený svůj účet v rezervačním systému. Bez něj by pro systém nebylo možné náhrady spravovat, zobrazovat zůstatek a dobu platnosti.
Klient se přihlásí do svého účtu a buď otevře Mé kurzy, u termínu klikne na Omluvit a v okně Zrušit účast na termínu …? potvrdí tlačítkem Omluvit se, nebo v sekci Mé rezervace klikne u termínu na ikonku koše. Klienti to dělají ve svém účtu, ne na stránce kurzu ve vašem veřejném rozvrhu.
Po potvrzení klientovi přijde informativní e-mail. Pokud se omluvil včas, kurz náhrady umožňuje a klient v něm ještě nevyčerpal limit náhrad, zobrazí se mu na hlavní stránce informace o tom, že má nárok na náhradu. Jinak náhradu nezíská.
Klient poté může náhradu využít na kteroukoli lekci nebo termín kurzu, u kterých je povoleno hradit náhradou: stačí kliknout na Rezervovat a vybrat Vytvořit rezervaci s využitím náhrady. U lekce o tom rozhoduje volba Umožnit hradit náhradou v sekci Pokročilé nastavení pro rezervace. U nové lekce je zapnutá automaticky. U kurzu je to volba Termín – umožnit hradit náhradou v sekci Náhrady. U nových kurzů ji předvyplní Umožnit hradit jednotlivé termíny kurzu náhradou v Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací > Kurzy. Více v článku Náhrady: jak je klienti získají, využijí a jak dlouho platí.
Storno podmínky pro akce a workshopy
Klienti si mohou rezervaci na akci zrušit sami, pokud jim to povolíte. Přejděte do Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací, zvolte Akce a zapněte "Povolit rušení rezervací". Pak vyplňte pole "Nejpozději před začátkem akce". Hodnota 0 znamená, že klient může rezervaci zrušit kdykoli až do začátku akce. Uzávěrku zadáte v minutách, hodinách, dnech nebo týdnech.
Co nastavíte tady, se předvyplní u akcí, které vytvoříte od této chvíle, a u každé akce se to dá přepsat v jejím vlastním nastavení. Kvůli jedné akci s přísnější uzávěrkou tak nemusíte měnit pravidlo pro všechny ostatní. Ve formuláři akce se uzávěrka zadává v sekci Pokročilé nastavení pro rezervace u otázky "Uzávěrka pro zrušení rezervace: Jak dlouho před začátkem akce?"
Procentuální storno poplatky u akcí nejsou. Před uzávěrkou dostane klient zpět vše. Když je rušení rezervací vypnuté, zobrazí se klientovi výzva, ať kontaktuje studio. Po uzávěrce už rezervaci zaplacenou kartou nebo přes PayPal online zrušit nejde a klient je vyzván, ať kontaktuje studio. Rezervaci zaplacenou kredity, vstupy, členstvím nebo náhradou může klient zrušit i po uzávěrce, nic se mu ale nevrátí. Rezervace zaplacené bankovním převodem nebo v hotovosti musíte vždy zrušit a peníze vrátit vy.
Rezervaci klienta můžete kdykoli zrušit i vy sami, a to z detailu akce v administraci. Při rušení vás systém vyzve k výběru způsobu vrácení platby (vrátit kredity, vrátit vstupy, označit jako nezaplacené atd.).
Zrušení celého kurzu klientem
Omluvit se z jednoho termínu kurzu je pro klienta jedna věc, zrušit si přihlášku na celý kurz druhá — a má vlastní nastavení. Najdete ho na stejném místě: Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací, v části Kurzy. Zapněte "Povolit rušení celého kurzu" a vyplňte pole "Nejpozději před začátkem kurzu". Hodnota 0 znamená, že klient může celý kurz zrušit kdykoli až do jeho začátku. Co nastavíte tady, se předvyplní u kurzů, které vytvoříte od této chvíle. Existující kurzy si ponechají své nastavení. Každý kurz má také vlastní kopii tohoto nastavení ve formuláři kurzu v sekci Pokročilé nastavení pro rezervace, kde se uzávěrka zadává u otázky "Uzávěrka pro zrušení kurzu: Jak dlouho před začátkem kurzu?"
Klient, který celý kurz zruší před uzávěrkou, dostane zpět celou částku. Když je nastavení vypnuté nebo už uzávěrka uplynula, musí se klient o zrušení domluvit přímo s vámi. Kurz zaplacený bankovním převodem nebo v hotovosti musíte vždy zrušit a peníze vrátit vy.
Procentuální storno poplatky nejsou ani u kurzů. Když se klient z jednoho termínu kurzu včas omluví, může získat náhradu popsanou výše.