Tento článek popisuje dvě pravidla pro situaci, kdy klient sám ruší svou rezervaci na jednotlivou lekci nebo individuální termín: Uzávěrka odhlášení (do kdy nejpozději může klient rezervaci zrušit) a Storno poplatky pro jednotlivé termíny (kolik procent si při pozdním zrušení ponecháte). Nevěnuje se automatickému rušení málo obsazených lekcí (viz Automatické rušení při nízké obsazenosti), pravidlům rušení u kurzů a akcí (viz Kurzy a akce: náhrady a nastavení rušení rezervací klienty) ani platebním metodám u individuálních termínů (viz Individuální termíny (1:1 termíny): platební metody a pravidla rušení rezervací).
Těmto pravidlům se také říká storno podmínky, lhůta pro zrušení rezervace, storno poplatek za pozdní zrušení nebo omezení odhlašování na poslední chvíli.
Kde najdete nastavení rušení rezervací
Přejděte do sekce Nastavení (ozubené kolečko v levém postranním menu).
V horním panelu zvolte Rezervace a pravidla.
Otevřete záložku Rušení rezervací.
V části Pro jaký typ rezervací nastavujete pravidla? vyberte kartu Termíny. Pod ní najdete sekce Storno poplatky pro jednotlivé termíny a Uzávěrka odhlášení.
Do kdy si klienti mohou sami zrušit rezervaci? (uzávěrka odhlášení)
Uzávěrka odhlášení určuje, kdy nejpozději před začátkem lekce nebo individuálního termínu může klient sám zrušit svou rezervaci. Jde o jedno nastavení pro celé studio, které platí pro jednotlivé lekce, jednotlivě rezervované termíny kurzů a individuální termíny. Pro jednu konkrétní lekci nebo službu jinou uzávěrku odhlášení nastavit nejde.
Jak uzávěrku odhlášení nastavit:
Přejděte do Nastavení › Rezervace a pravidla › záložka Rušení rezervací a vyberte kartu Termíny.
V sekci Uzávěrka odhlášení zvolte jednu z možností:
Kdykoliv — klienti mohou rezervaci zrušit až do začátku lekce.
Nebo nastavte konkrétní uzávěrku — do pole Jak dlouho před začátkem lekce? zadejte počet hodin. Uzávěrka se zadává v celých hodinách, minimálně 1.
Klikněte na Uložit v dolní části stránky.
Příklad: pokud chcete, aby klienti mohli rezervaci zrušit nejpozději 12 hodin před lekcí, zvolte Nebo nastavte konkrétní uzávěrku a zadejte 12. Pro 2 dny zadejte 48.
Co se stane po uplynutí uzávěrky odhlášení?
Klient, který má rezervaci na lekci zaplacenou, ji může i potom zrušit a uvolnit tím místo, peníze mu ale vráceny nebudou.
Nezaplacenou rezervaci na lekci online zrušit nejde. Systém klienta vyzve, aby vás kontaktoval.
Individuální termín po uzávěrce odhlášení online zrušit nejde. Systém klienta vyzve, aby vás kontaktoval.
U plně obsazené lekce zmizí po uplynutí uzávěrky odhlášení možnost zapsat se mezi náhradníky.
Uzávěrka odhlášení omezuje jen klienty. Vy můžete rezervaci kteréhokoli klienta zrušit i potom.
Je uzávěrka odhlášení totéž co „Hodin před začátkem“ u lekce?
Není. Pole Hodin před začátkem v sekci Pokročilé nastavení pro rezervace u lekce patří k automatickému rušení při nízké obsazenosti. Určuje, kdy Zenamu zkontroluje, jestli se na lekci přihlásilo dost lidí. Na to, do kdy si klienti mohou sami zrušit rezervaci, vliv nemá. Podrobnosti najdete v článku Automatické rušení při nízké obsazenosti: vlastní nastavení pro jeden termín nebo akci.
Jiným nastavením je i Uzávěrka přihlášení na záložce Rezervace. Ta zastaví nové rezervace, nikoli jejich rušení.
Jak účtovat poplatek za pozdní zrušení (storno poplatky)
Storno poplatek je procento ze zaplacené ceny, které si ponecháte, když klient zruší rezervaci krátce před začátkem. Jak storno poplatek přidat:
Na kartě Termíny přejděte do sekce Storno poplatky pro jednotlivé termíny a klikněte na + Přidat.
V dialogu Nový storno poplatek vyplňte pole Kolik procent z ceny lekce? (1–100 %).
Do pole Jak dlouho před začátkem lekce? zadejte počet celých hodin.
Klikněte na Uložit.
V ukázce níže vytváříme podmínku: Pokud klient zruší rezervaci 3 hodiny nebo méně před začátkem lekce, bude mu ze zaplacené částky účtován storno poplatek 25 %.
Vámi vytvořený storno poplatek se nově zobrazuje v seznamu (viz obrázek níže). Pokud chcete, kliknutím na tlačítko + Přidat si můžete vytvořit další podmínku, např. 50% poplatek při zrušení rezervace 2 hodiny před začátkem lekce.
Volba je na vás.
Na co se tato pravidla vztahují (a v jakých jednotkách)
Uzávěrka odhlášení a storno poplatky na kartě Termíny se vztahují na jednotlivé termíny: samostatné (otevřené) lekce, termíny kurzů, které si klienti rezervují jednotlivě, a rezervace vašich služeb (individuálních termínů). Pravidla jsou jen jedna a společná, takže zvlášť pro služby a zvlášť pro lekce je nastavit nejde.
Časová okna poplatků i uzávěrku odhlášení zadáváte u jednotlivých termínů jen v hodinách — dny ani týdny tady na výběr nejsou. Pokud přemýšlíte ve dnech, přepočítejte si to: 1 den = 24 hodin, 1 týden = 168 hodin.
Kurzy a akce fungují jinak a procentuální poplatky u nich nejsou vůbec. Podrobnosti najdete v článku Kurzy a akce: náhrady a nastavení rušení rezervací klienty.
Řešení problémů: nelze uložit storno poplatky (storno podmínky)
Pokud se vám nedaří uložit storno poplatky, nejčastější příčinou je konflikt mezi storno poplatkem a uzávěrkou odhlášení. Systém zobrazí následující chybu:
Jeden z vámi definovaných storno poplatků se překrývá s uzávěrkou odhlášení (uzávěrka musí být vždy menší). Změňte prosím možnost pro uzávěrku odhlášení nebo odstraňte konfliktní storno poplatek.
Jak to vyřešit
Zkontrolujte nastavení Uzávěrka odhlášení — určuje, do kdy nejpozději před začátkem lekce může klient sám zrušit svou rezervaci.
Porovnejte počty hodin. Každý storno poplatek musí mít nastaveno více hodin než uzávěrka odhlášení. Například při uzávěrce 48 hodin funguje poplatek pro 72 hodin, ale poplatek pro 48 nebo 24 hodin ne.
Buď upravte uzávěrku odhlášení, nebo odstraňte konfliktní storno poplatek.
Příklad: Pokud máte uzávěrku odhlášení nastavenou na 2 hodiny před lekcí, nemůžete mít storno poplatek, který se uplatňuje „1 hodinu před lekcí“ — klient už v tu chvíli nemůže rezervaci zrušit s vrácením peněz.
Jak nastavit „do X hodin zdarma, potom poplatek“
Řekněme, že chcete mít zrušení zdarma do 72 hodin před lekcí a potom účtovat 25 %. Pravidlo, se kterým je potřeba počítat: každé okno s poplatkem musí být od začátku lekce dál než uzávěrka odhlášení, protože po uzávěrce už klient nemůže rezervaci zrušit s vrácením peněz. Dostanete se k tomu dvěma způsoby:
Bez uzávěrky — v sekci Uzávěrka odhlášení zvolte Kdykoliv a přidejte 25% poplatek pro okno 72 hodin. Zrušení dřív než 72 hodin předem je zdarma, cokoli blíž stojí 25 % a klient může rezervaci zrušit až do začátku lekce.
S uzávěrkou 48 hodin — zvolte Nebo nastavte konkrétní uzávěrku, zadejte 48 hodin a přidejte stejný 25% poplatek pro okno 72 hodin. Dřív než 72 hodin předem je zrušení zdarma, mezi 72 a 48 hodinami je poplatek 25 % a pod 48 hodin už klient nemůže rezervaci zrušit s vrácením peněz.
Co nejde, je obojí zkombinovat — tedy „do 72 hodin zdarma, mezi 72 a 48 hodinami 25 % a pod 48 hodin jiný poplatek“. Ten poslední poplatek by spadl za uzávěrku, systém ho neuloží a zobrazí chybu popsanou výše.