Náhrada nahrazuje jeden zmeškaný termín: klient ji využije k rezervaci jiné lekce nebo jiného termínu kurzu. Automaticky klienti náhradu získají jen tehdy, když se omluví z termínu kurzu, na který se přihlásili jako na celek. U jednotlivých lekcí, akcí a individuálních termínů se náhrady automaticky nezískávají. Náhradu můžete kterémukoli klientovi přidat také ručně.
Klient se omlouvá ve svém účtu: v sekci Mé kurzy klikne u termínu na Omluvit a potvrdí tlačítkem Omluvit se (nebo použije ikonu koše v sekci Mé rezervace). Jde to jen u zaplaceného termínu, který ještě nezačal. Náhradu klient dostane jen tehdy, když se omluví včas (lhůtu nastavujete v poli Omluvit se nejpozději), kurz náhrady umožňuje a klient v něm ještě nevyčerpal limit náhrad.
Náhrady nejsou totéž co náhradníci (čekací listina na plně obsazenou lekci) ani uzávěrka odhlášení nebo storno poplatky, které pro jednotlivé lekce nastavujete na kartě Termíny.
Jak klienti získají náhradu?
Omluvou z termínu kurzu: Klient, který si rezervoval celý kurz, získá jednu náhradu, když se z placeného termínu omluví včas, kurz náhrady umožňuje a klient v něm ještě nevyčerpal limit náhrad. Jestli kurz náhrady umožňuje, určuje volba Umožnit získání náhrady v sekci Náhrady u kurzu. Nové kurzy ji přebírají z výchozí volby U nových kurzů umožnit získání náhrady v Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací > Kurzy. Tamtéž na kartě Kdy klient získá náhradu v poli Omluvit se nejpozději nastavíte, do kdy se klient musí omluvit, aby náhradu získal. Tato lhůta platí pro všechny kurzy s náhradami. Postup krok za krokem najdete v článku Kurzy a akce: náhrady a nastavení rušení rezervací klienty.
Ručním přidáním náhrady: Náhradu můžete konkrétnímu klientovi přidat ručně v detailu klienta v sekci Náhrady jako formu kompenzace. Hodí se to třeba tehdy, když zrušíte jednorázovou lekci, nebo když klient předem poslal peníze na váš bankovní účet, ale rezervaci později zrušil.
3. Zrušením rezervace z administrace: když klientovi rušíte rezervaci na kurz ze strany studia (například kvůli nemoci), můžete zvolit Zrušit rezervaci a připsat klientovi 1 náhradu.
Na které lekce může klient náhradu použít?
Klient může náhradu použít jen u lekcí a termínů kurzů, u kterých je hrazení náhradou zapnuté. Rozhodujete o tom u každé lekce a kurzu zvlášť:
Lekce: u nové lekce je volba Umožnit hradit náhradou zapnutá automaticky. Existující lekce si ponechají své nastavení. Volbu najdete při vytváření nebo úpravě lekce v sekci Pokročilé nastavení pro rezervace a můžete ji vypnout.
Kurz: při vytváření nebo úpravě kurzu otevřete sekci Náhrady a zapněte Termín – umožnit hradit náhradou. Kurz k tomu potřebuje cenovou možnost Cena jednoho termínu. U nových kurzů se volba předvyplní podle Umožnit hradit jednotlivé termíny kurzu náhradou v Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací > Kurzy, v sekci Další výchozí volby pro nové kurzy.
U lekce, která je skrytá z veřejného rozvrhu nebo na kterou se klienti nemohou sami přihlásit, volba Umožnit hradit náhradou k dispozici není.
Volbu Umožnit hradit náhradou vypněte například tehdy, když se cena za vaše běžné termíny pohybuje okolo 200 Kč/termín, ale v rozvrhu máte zároveň specializované lekce s vyšší cenou (např. 900 Kč/termín) a nechcete, aby pro dražší termín bylo možné využít náhradu získanou z termínu za 200 Kč.
Jak si klient rezervuje lekci s využitím náhrady?
Klient musí mít účet: Podmínkou využití je, aby měl klient vytvořený svůj vlastní účet v Zenamu (e-mail a heslo). Po přihlášení může náhradu využít na kteroukoli lekci, u které je hrazení náhradou povolené. Stačí kliknout na Rezervovat a vybrat Vytvořit rezervaci s využitím náhrady.
2. K uplatnění náhrady u jednotlivých termínů kurzu je nutné, aby mezi cenovými možnostmi daného kurzu byla i možnost Cena jednoho termínu. Pokud mezi cenami možnost Cena jednoho termínu chybí, znamená to, že máte nastavenou možnost platby pouze za celý kurz (kurz jako celek několika po sobě jdoucích termínů) a klienti nemají možnost náhradu za jeden konkrétní termín uplatnit.
Jak dlouho náhrada platí?
Výchozí platnost náhrad z kurzů nastavíte v Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací > Kurzy na kartě Jak dlouho náhrada platí v poli Platnost. Na výběr jsou dvě možnosti:
Pevný počet dní: počet zadáte do pole Počet dní (výchozí hodnota je 30). Dny se počítají od data termínu, ze kterého se klient omluvil, ne ode dne omluvy.
Do konce kurzu: náhrada platí do posledního termínu kurzu a k tomu ještě tolik dní, kolik zadáte do pole Dny navíc, vždy ale nejméně 5 dní od omluvy.
Příklad: Platnost náhrad je nastavená na 14 dní. Klient se 1. května omluví z termínu kurzu, který se koná 22. května. Náhrada platí 14 dní od 22. května, tedy do 5. června.
Každý kurz má ve své sekci Náhrady volbu Platnost náhrad. Použít výchozí nastavení znamená, že kurz používá výchozí platnost z nastavení rezervací, a to i poté, co ji později změníte. Nastavit pro tento kurz znamená, že kurz má vlastní platnost, které se změny výchozího nastavení netýkají. Když náhradu přidáváte klientovi ručně v jeho detailu, platnost nastavíte přímo při přidání.
Které tarify náhrady zahrnují?
Náhrady zapnete jako výchozí volbu pro nové kurzy zaškrtnutím U nových kurzů umožnit získání náhrady v Nastavení > Rezervace a pravidla > Rušení rezervací > Kurzy a u jednotlivých kurzů volbou Umožnit získání náhrady v jejich sekci Náhrady. Obojí tarifem omezené není. Maximální počet náhrad u kurzu, Max. počet náhrad na klienta v sekci Další výchozí volby pro nové kurzy v nastavení rezervací a volba Nastavit pro tento kurz u platnosti náhrad jsou dostupné v tarifech Expert a Ultimate a ve zkušební verzi. V ostatních tarifech jsou tato nastavení neaktivní. Kurz, který už vlastní platnost má (například z doby, kdy jste měli vyšší tarif), ji ukazuje jen pro čtení a můžete ho přepnout na Použít výchozí nastavení.