V přehledu objednávek můžete měnit stav jednotlivých položek. Tento článek shrnuje, co která akce dělá, kdy ji použít a jak se vyhnout nejčastějším chybám.
Kde najdete akce pro práci s objednávkou
Otevřete sekci Objednávky v administraci.
Vyberte konkrétní objednávku.
V detailu objednávky nebo v rozbalovacím menu akcí zvolte požadovanou operaci.
Hlavní akce a kdy je použít
Upravit částku objednávky
Použijte při opravě ceny (např. individuální dohoda, chyba v ceně). Po změně vždy zkontrolujte návaznost na doklady a interní poznámky.
Potvrdit platbu / označit jako nezaplaceno
Použijte při ruční korekci platebního stavu. U „nezaplaceno“ postupujte opatrně, aby stav odpovídal realitě.
Storno a potvrzení vrácení platby
Po stornu může objednávka přejít do stavu „čeká na vrácení“. Jakmile skutečně vrátíte peníze klientovi (např. bankovním převodem), potvrďte vrácení i v administraci.
Stažení dokladů
Podle stavu objednávky můžete stahovat doklad o zaplacení nebo storno doklad.
Typické scénáře
Klient zaplatil bankovním převodem, ale objednávka je stále nezaplacená
Pokud nedošlo k automatickému spárování, ověřte platbu a ručně nastavte správný stav objednávky.
Poznámka: Automatické párování plateb převodem je dostupné pouze pro tarif Ultimate. Pokud tento tarif nemáte, musíte objednávky s platbou převodem označovat ručně podle pohybů na Vašem bankovním účtu.
Objednávka je stornovaná a čeká na ruční vrácení platby
Peníze vracíte mimo Zenamu (bankou nebo hotově). Poté potvrďte vrácení v Zenamu, aby byl stav účetně uzavřený.
Objednávka má chybnou částku
Použijte úpravu částky a případně doplňte interní poznámku, proč ke změně došlo.
Přesunout klienta na jinou lekci bez vrácení peněz
Někdy chce klient jen přejít z jedné lekce na druhou — peníze zpět nepožaduje. V Zenamu pro to neexistuje samostatné tlačítko „přesunout“, ale ve dvou krocích jeho platbu zachováte beze změny:
Otevřete původní lekci a zrušte klientovu rezervaci bez vrácení peněz. Platba zůstane evidovaná na objednávce.
Otevřete novou lekci a vytvořte klientovi rezervaci z administrace. Způsob platby nastavte na „Platba na místě“ s vlastní cenou 0 — klient už zaplatil v původní objednávce, takže se tím jen zaeviduje nová rezervace, aniž by mu bylo cokoliv účtováno znovu.
Tip: Pokud klient platil permanentkou, členstvím nebo kredity, stačí ho jednoduše přihlásit na novou lekci — vstup nebo kredit, kterým platil, se mu po zrušení původní rezervace automaticky vrátí na účet a využije pro novou rezervaci.
Jak klientovi vytvořit objednávku ručně (např. zpětně za proběhlou lekci)
Zenamu nemá formulář pro prázdnou objednávku — objednávka vždy vzniká z rezervace nebo z nákupu. Když tedy klient potřebuje objednávku a doklad k lekci, která už proběhla, začněte u rezervace:
Otevřete lekci — funguje to i u lekcí, které už proběhly — a vytvořte klientovi rezervaci z administrace.
Zenamu k ní automaticky vytvoří objednávku.
Na objednávce zaevidujte platbu: potvrďte ji jako zaplacenou a vyberte způsob platby.
V detailu objednávky stáhněte doklad — doklad o zaplacení, nebo fakturu. Faktury jsou dostupné od tarifu Expert výš a na objednávce musí být vyplněné fakturační údaje klienta.
Pokud má být cena jiná než standardní, použijte v detailu objednávky Upravit částku objednávky.
U permanentek a členství to funguje stejně, jen se vychází odjinud: vystavíte je z detailu klienta (Přidat členství, případně přidáním kreditů nebo vstupů). Cenu si tam nastavíte vlastní, klidně i 0, a objednávka vznikne automaticky.
FAQ
Jak poznám, že mám použít potvrzení vrácení a ne „nezaplaceno“?
Pokud jste peníze klientovi skutečně vrátili, použijte potvrzení vrácení.
„Nezaplaceno“ slouží k jinému účelu — označuje klienta, který měl závaznou rezervaci s platbou na místě nebo převodem, ale nedostavil se a nezaplatil. Po tomto označení se jméno klienta v systému zobrazí červeně s doplňující informací o nevyřízených závazcích.
Jak zrušit omylem potvrzenou platbu a vrátit objednávku na „nezaplaceno“?
Sami to neuděláte. Jakmile je platba potvrzená, v aplikaci už objednávku zpátky na nezaplaceno přepnout nejde — „nezaplaceno“ slouží k označení klienta, který vám dluží, jak je popsáno výše, ne ke zrušení potvrzené platby.
Napište nám do chatu v aplikaci a opravíme to na naší straně.
Kde stáhnu storno doklad?
V akcích objednávky zvolte stažení storno dokladu. Pokud volba není dostupná, zkontrolujte stav objednávky.
Storno doklad je k dispozici pouze tehdy, pokud k objednávce existuje doklad o zaplacení.
Má úprava částky dopad na účetnictví?
Ano, může ovlivnit návazné doklady a přehledy. Proto úpravy provádějte jen s jasným důvodem.
Související články