I ordreoversigten kan du ændre status for individuelle elementer. Denne artikel dækker, hvad hver handling gør, hvornår du skal bruge den, og hvordan du undgår de mest almindelige fejl.
Hvor finder du ordrehandlinger
Åbn sektionen Ordrer i administrationspanelet.
Vælg en specifik ordre.
I ordredetaljen eller rullemenuen med handlinger, vælg den handling, du har brug for.
Hovedhandlinger og hvornår du skal bruge dem
Redigér ordrebeløb
Brug dette til at rette prisen (f.eks. individuel aftale, prisfejl). Tjek altid de relaterede dokumenter og interne noter efter ændringen.
Bekræft betaling / markér som ubetalt
Brug dette til manuelle rettelser af betalingsstatus. Vær forsigtig med "ubetalt" — sørg for, at statussen matcher virkeligheden.
Annullering og refusionsbekræftelse
Efter en annullering kan ordren gå til status "afventer refusion". Når du faktisk sender pengene tilbage til klienten (f.eks. via bankoverførsel), bekræft refusionen i administrationspanelet også.
Download dokumenter
Afhængigt af ordrestatus kan du downloade en betalingskvittering eller et annulleringsdokument.
Almindelige scenarier
Klienten betalte via bankoverførsel, men ordren viser stadig som ubetalt
Hvis automatisk matchning ikke fangede den, verificér betalingen og indstil manuelt den korrekte ordrestatus.
Bemærk: Automatisk matchning af bankoverførsler er kun tilgængelig på Ultimate-planen. Hvis du er på en anden plan, skal du manuelt markere overførselsordrer som betalt baseret på din bankkontoaktivitet.
Ordren er annulleret og afventer manuel refusion
Du sender pengene uden for Zenamu (bankoverførsel eller kontant). Bekræft derefter refusionen i Zenamu, så ordren er økonomisk lukket.
Ordren har et forkert beløb
Brug beløbsredigeringen og tilføj eventuelt en intern note, der forklarer, hvorfor ændringen blev foretaget.
Flyt en klient til et andet hold uden at udstede en refusion
Nogle gange har en klient bare brug for at flytte sin booking fra ét hold til et andet — de beder ikke om at få deres penge tilbage. Der findes ikke én enkelt "flyt"-knap i Zenamu, men du kan bevare deres betaling intakt i to trin:
Åbn det oprindelige hold og annullér klientens booking uden at udstede en refusion. Pengene bliver på ordren.
Åbn det nye hold og opret en booking for klienten fra administrationssiden. Indstil betalingen til "Betal på stedet" med en brugerdefineret pris på 0 — klienten har allerede betalt på den oprindelige ordre, så dette registrerer blot den nye booking uden at opkræve igen.
Tip: Hvis klienten betalte med et klippekort, medlemskab eller kreditter, kan du blot ombooke dem til det nye hold — klippet eller kreditten, de betalte med, genbruges automatisk, når du annullerer den oprindelige booking og krediterer den tilbage til deres konto.
FAQ
Hvordan ved jeg, om jeg skal bruge refusionsbekræftelse eller "ubetalt"?
Hvis du faktisk returnerede penge til klienten, brug refusionsbekræftelse.
"Ubetalt" tjener et andet formål — det markerer en klient, der havde en bekræftet booking med betaling på stedet eller bankoverførsel, men som ikke mødte op og ikke betalte. Efter denne markering vises klientens navn med rødt i systemet med yderligere information om udestående forpligtelser.
Hvor downloader jeg annulleringsdokumentet?
I ordrehandlingerne, vælg at downloade annulleringsdokumentet. Hvis muligheden ikke er tilgængelig, tjek ordrestatus.
Et annulleringsdokument er kun tilgængeligt, når der eksisterer en betalingskvittering for ordren.
Påvirker redigering af beløbet regnskabet?
Ja, det kan påvirke relaterede dokumenter og rapporter. Foretag kun ændringer, når du har en klar begrundelse.
Relaterede artikler