For at din udlejning ikke støder sammen med studiets almindelige skema, holder Zenamu øje med sammenstød mellem udlejninger og alt andet, der foregår i den samme sal. Denne artikel forklarer, hvad systemet kontrollerer, hvor kontrollen har sine grænser, og hvordan dine kunder ser udlejninger.
Hvad systemet kontrollerer
Sammenstød vurderes pr. sal. Når nogen vil leje et lokale, kontrollerer Zenamu, om der foregår noget andet i den samme sal på samme tid:
Hold og Kurser, der er tildelt den samme sal,
Aftaler i den samme sal,
andre udlejninger af den samme sal.
Finder den et overlap, tilbyder den ikke det tidsrum til booking, og den advarer dig, når du godkender. Optagne tidspunkter vises ikke i tilgængeligheden for lejeren, så vedkommende vælger kun blandt ledige tidsrum.
Blokke i direkte forlængelse af hinanden er ikke sammenstød. Hvis ét lejemål slutter kl. 12:00 og det næste begynder kl. 12:00, går begge igennem uden problemer.
Hvor kontrollen har sine grænser
Kontrollen for sammenstød har én vigtig begrænsning, der er værd at huske:
Begivenheder har ikke en sal tildelt i Zenamu, kun en adresse som tekst. Derfor blokerer de ikke en booking, men et overlap med en begivenhed vises som en advarsel, når du godkender, og du vurderer det selv.
Hold uden en udfyldt sal springes over i kontrollen for sammenstød, fordi systemet ikke ved, hvor de afholdes.
Har du en sådan begivenhed eller et sådant hold planlagt i samme lokale og på samme tid som et lejemål, skal du selv fange sammenstødet. Derfor anbefaler vi altid at tildele en sal til dine hold. Det er den eneste måde, Zenamu kan holde øje med sammenstød på dine vegne.
Kontrollen virker også den anden vej. Når du planlægger et Hold eller Kursus i en sal på et tidspunkt, hvor et lejemål er bekræftet, advarer Zenamu dig om sammenstødet, så du kan løse det ved at flytte eller aflyse lejemålet.
Andre begrænsninger
Bookinger i intervaller på 30 minutter — et lejemåls start og slut skal ligge på hele eller halve timer, f.eks. 6:00 eller 6:30. Varigheden består altså altid af blokke på en halv time.
Én annonce pr. sal — hver sal kan kun have én aktiv udlejningsannonce. Vil du udleje flere lokaler, så opret en separat annonce for hvert.
Hvad kunderne ser i den offentlige holdplan
Et bekræftet lejemål vises i dit studies offentlige holdplan som et optaget tidsrum med mærket Udlejning. Dine kunder kan altså se, at salen er optaget på det tidspunkt, men de kan ikke se, hvem der bookede den, eller hvorfor. Lejerens oplysninger forbliver skjult.