Vil du nødig undervise et hold for én person og så aflyse det i hånden i sidste øjeblik? Det kan Zenamu gøre for dig. Når færre booker et hold eller en begivenhed, end du har brug for, aflyser systemet det automatisk på et fastsat tidspunkt før start, refunderer alle, der har booket, og sender dem en besked. Du får en info-e-mail. Denne artikel forklarer, hvad funktionen gør, og hvordan du slår den til for hele dit studie.
Hvad funktionen gør
På det tidspunkt, du vælger (f.eks. 24 timer før start), tæller Zenamu, hvor mange der er booket på holdet, og sammenligner det med det minimum, du har angivet:
Er der booket færre end minimum, aflyses holdet automatisk. Alle, der har booket, får en refundering og den samme besked, som de ville få ved ethvert andet aflyst hold.
Er der booket mindst minimum, sker der ikke noget, og holdet afholdes som sædvanligt.
Kontrollen køres kun én gang. Hvis nogen annullerer sin booking bagefter, udløser det ikke en ny kontrol.
Hvad funktionen gælder for
Automatisk aflysning fungerer for enkelte hold og for begivenheder (enkeltstående begivenheder og workshops). Du finder den ikke for kurser.
Hold og begivenheder sættes op hver for sig, hver med sine egne regler. Så du kan f.eks. aflyse underbookede hold, men altid lade begivenheder blive afholdt.
Hvilket abonnement du skal have
Automatisk aflysning ved lav tilslutning er tilgængelig fra Expert-abonnementet og højere (Expert, Ultimate) og i prøveperioden. Du finder ikke funktionen i lavere abonnementer.
Hvor du slår den til
Du finder de studieomfattende indstillinger under fanen Indstillinger → Bookinger og regler → Aflysning af booking. Øverst vælger du, hvilken type bookinger du sætter regler for — kortet Lektioner eller kortet Begivenheder / Workshops. Nedenunder vises kortet Automatisk aflysning ved lav tilslutning, hvor du:
slår kontakten Aflys automatisk underbookede hold til (for begivenheder Aflys automatisk underbookede arrangementer),
angiver varslet i Hvor mange timer før start kontrollen skal køre,
indtaster, hvor mange procent af kapaciteten der skal være fyldt, i Minimumsbelægning.
Udfyld indstillingerne for hold og for begivenheder hver for sig, på deres egne kort.
Sådan beregnes det mindste antal personer
Minimum kommer fra holdets kapacitet og den procentsats, du angiver, og det rundes op. Ved 50 % og en kapacitet på 5 personer er minimum 3 bookinger. For et hold med en kapacitet på 1 giver minimum 1, så kun et helt tomt hold aflyses.
På den måde tilpasser minimum sig kapaciteten: har dine hold forskellige antal pladser, dækker en enkelt procentsats dem alle.
Vælg et varsel, der er længere end dine kundepåmindelser
Vi anbefaler at indstille kontrollen med et længere varsel end de påmindelser, du sender før et hold (Indstillinger → Notifikationer). Kører kontrollen før påmindelsen, får en kunde ikke en påmindelse for et hold, der siden er blevet aflyst.
Indstillinger for et bestemt hold
Ud over de studieomfattende indstillinger kan du give et hvilket som helst hold eller en begivenhed sin egen regel eller tage det helt ud af automatisk aflysning. Artiklen om egne indstillinger for hold og begivenheder fører dig igennem det.