Kunder har nogle gange brug for at aflyse i sidste øjeblik. Med funktionen aflysningsregler kan du opsætte gebyrer, der trækkes fra det betalte beløb, når en booking aflyses tæt på holdets starttidspunkt.
Opsætning af aflysningsgebyrer
Gå til Indstillinger (tandhjulsikonet i venstre sidebjælke).
Vælg Bookinger og regler fra topmenuen.
Du finder aflysningsreglerne nederst på siden i afsnittet Aflysning af booking.
Tilføjelse af en aflysningsregel
Opsæt en ny aflysningsregel ved at klikke på knappen + Tilføj.
En dialog vises, hvor du kan definere dine aflysningsbetingelser. I eksemplet nedenfor opretter vi en betingelse, der siger: Hvis en kunde aflyser sin booking 3 timer eller mindre før holdet starter, opkræves et aflysningsgebyr på 25 % af det betalte beløb.
Din nye aflysningsregel vises nu i listen (se billedet nedenfor). Hvis du ønsker det, klik på knappen + Tilføj igen for at oprette endnu en betingelse — f.eks. et gebyr på 50 % for aflysninger foretaget inden for 2 timer før holdet.
Hvad reglerne gælder for (og hvilke tidsenheder)
Reglerne dækker enkelte lektioner — altså både enkeltstående (åbne) hold og bookinger af dine ydelser under Individuelle bookinger. Der findes kun ét fælles regelsæt, så du kan ikke sætte forskellige regler op for ydelser og hold.
Gebyrvinduer og Aflysningsdeadline for enkelte lektioner angives kun i timer — dage og uger kan ikke vælges her. Tænker du i dage, så regn om først: 1 dag = 24 timer, 1 uge = 168 timer.
Kurser og begivenheder fungerer anderledes og har slet ingen procentgebyrer. Se Opsætning af annulleringspolitikker og erstatningslektioner.
Fejlfinding: kan ikke gemme aflysningsregler
Hvis du ikke kan gemme dine aflysningsregler, er den mest almindelige årsag en konflikt mellem et aflysningsgebyr og aflysningsfristen. Systemet viser følgende fejlmeddelelse:
Et af dine aflysningsgebyrer overlapper med aflysningsfristen (fristen skal altid være tidligere). Ret fristen, eller fjern det modstridende gebyr.
Sådan løser du det
Tjek indstillingen for aflysningsfristen — den definerer det seneste tidspunkt, en kunde kan aflyse før holdet starter.
Sørg for, at ingen af dine aflysningsgebyrer gælder for et tidsvindue, der falder efter aflysningsfristen. Fristen skal altid være tidligere end ethvert aflysningsgebyrvindue.
Enten juster aflysningsfristen eller fjern det modstridende aflysningsgebyr.
Eksempel: Hvis din aflysningsfrist er sat til 2 timer før holdet, kan du ikke have et aflysningsgebyr, der gælder "1 time før holdet" — kunden kan ikke længere aflyse på det tidspunkt.
Sådan opsætter du "gratis indtil X, derefter gebyr"
Lad os sige, at aflysning skal være gratis indtil 72 timer før holdet og koste 25 % derefter. Reglen, du skal arbejde uden om: hvert gebyrvindue skal ligge længere fra holdets start end aflysningsfristen, for fristen er det tidspunkt, hvor kunderne ikke længere kan aflyse selv. To opsætninger fører til målet:
Uden frist — lad aflysningsfristen stå på 0 (eller lad være med at bruge den), og tilføj et gebyr på 25 % med et vindue på 72 timer. Aflyser kunden mere end 72 timer før, er det gratis; tættere på koster det 25 %, og kunderne kan stadig aflyse, når de har brug for det.
Med en frist på 48 timer — sæt fristen til 48 timer, og tilføj det samme gebyr på 25 % med et vindue på 72 timer. Mere end 72 timer før er gratis, mellem 72 og 48 timer er gebyret 25 %, og under 48 timer kan kunderne ikke længere aflyse selv.
Det, du ikke kan gøre, er at kombinere de to, f.eks. "gratis indtil 72 timer, 25 % mellem 72 og 48 timer og et andet gebyr under 48 timer". Det sidste gebyr ville falde efter fristen, så systemet gemmer det ikke, og du får fejlmeddelelsen beskrevet ovenfor.