Denne artikel handler om reglerne for kunders aflysning af kurser (erstatningslektioner for en lektion, kunden melder afbud til i tide, og aflysning af hele kurset) og af begivenheder og workshops. Enkelte hold og individuelle bookinger følger en anden regel, nemlig aflysningsdeadline og aflysningsgebyrer på kortet Lektioner; se Aflysningsdeadline og aflysningsgebyrer for holdbookinger og individuelle bookinger.
En kunde melder afbud til én kursuslektion fra sin egen konto, ikke fra kursussiden på din offentlige holdplan: I Mine kurser klikker kunden på Afmeld ved lektionen og bekræfter med Afmeld dig (eller bruger papirkurvsikonet under Mine bookinger). Det kan kun lade sig gøre for en betalt lektion, der ikke er startet. Begivenheder og workshops har ingen procentgebyrer. Kunderne kan kun selv aflyse en booking af en begivenhed, når Tillad selvafmelding er slået til, og kun indtil den frist, du har sat.
Hvordan opsætter jeg erstatningslektioner for kurser?
Gå til Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking, og vælg Kurser.
Under Erstatningslektioner sætter du flueben ved Lad kunder få erstatningslektioner på nye kurser. Nye kurser starter så med Tillad erstatningslektioner slået til. Et eksisterende kursus beholder sin egen indstilling; vil du ændre den, skal du redigere kurset og slå Tillad erstatningslektioner til i afsnittet Erstatningslektioner.
På kortet Hvornår kunden får en erstatningslektion udfylder du Frist for afbud før kursuslektionen: hvor lang tid før kursuslektionens start kunden skal melde afbud for at få en erstatningslektion. Værdien 0 betyder, at ethvert afbud før start regnes som rettidigt. Kunden får dog kun en erstatningslektion, hvis kurset tillader erstatningslektioner, og kunden ikke har nået kursets grænse for erstatningslektioner. Fristen kan angives i minutter, timer, dage eller uger. En kunde kan stadig melde afbud efter dette tidspunkt, men får så ingen erstatningslektion. Fristen gælder for alle kurser med erstatningslektioner. Den er ikke det samme som aflysningsdeadlinen for enkelte hold på kortet Lektioner.
På kortet Hvor længe erstatningslektioner er gyldige vælger du under Gyldighedsregel enten Et fast antal dage (angiv antallet i Antal dage; dagene regnes fra datoen for den kursuslektion, kunden har meldt afbud til, ikke fra dagen for afbuddet) eller Indtil kurset slutter (med valgfrie Ekstra dage efter kursets sidste lektion).
Under Andre standardvalg for nye kurser kan du angive Maks. erstatningslektioner pr. kunde (tilgængelig på Expert- og Ultimate-abonnementerne og i prøveperioden) og sætte flueben ved Tillad betaling med en erstatningslektion for enkelte kursuslektioner (kurset skal have prismuligheden Pris pr. lektion). Begge dele er kun standardvalg for nye kurser.
Klik på Gem.
Erstatningslektioner gælder kun for lektioner på et kursus, som kunden har booket som helhed. Har en kunde booket en enkelt kursuslektion til Pris pr. lektion, følger den booking aflysningsdeadlinen og aflysningsgebyrerne for enkelte hold og giver ingen erstatningslektion. Der refunderes ingen penge, når en kunde melder afbud til en kursuslektion; erstatningslektionen er kompensationen.
Hvorfor giver mit eksisterende kursus ikke erstatningslektioner, efter at jeg har ændret indstillingen?
Lad kunder få erstatningslektioner på nye kurser (under Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking > Kurser) er kun et standardvalg for nyoprettede kurser. Et kursus, du allerede har, beholder sin egen indstilling. Vil du ændre den, skal du redigere kurset og slå Tillad erstatningslektioner til i afsnittet Erstatningslektioner. Det samme gælder Andre standardvalg for nye kurser (Maks. erstatningslektioner pr. kunde og Tillad betaling med en erstatningslektion for enkelte kursuslektioner). Et kursus, du opretter med Brug som skabelon, overtager disse indstillinger fra det oprindelige kursus i stedet for standardvalgene. På Expert- og Ultimate-abonnementerne og i prøveperioden overtager det også indstillingen Erstatningslektionernes gyldighed fra det oprindelige kursus. Til forskel fra disse standardvalg gælder de to kort også for eksisterende kurser: Frist for afbud før kursuslektionen på kortet Hvornår kunden får en erstatningslektion gælder for alle kurser med erstatningslektioner, både nye og eksisterende. Gyldigheden på kortet Hvor længe erstatningslektioner er gyldige gælder for nye kurser og for alle kurser, hvor Brug standardindstillingen er valgt under Erstatningslektionernes gyldighed i afsnittet Erstatningslektioner. Kurser med valget Angiv for dette kursus beholder deres egen gyldighed. Du kan ændre begge kort, også når Lad kunder få erstatningslektioner på nye kurser er slået fra.
Du kan ændre Tillad erstatningslektioner på et kursus uanset abonnement. Maks. antal erstatningslektioner og valget Angiv for dette kursus under erstatningslektionernes gyldighed er tilgængelige på Expert- og Ultimate-abonnementerne og i prøveperioden. På andre abonnementer er disse indstillinger deaktiveret. Et kursus, der allerede har sin egen gyldighed, viser den skrivebeskyttet, og du kan skifte det til Brug standardindstillingen.
Hvordan melder en kunde afbud til en kursuslektion og bruger erstatningslektionen?
Kunden skal have en konto i bookingsystemet
For at dine kunder kan bruge erstatningslektionssystemet, skal de have deres egen konto i bookingsystemet. Uden den kan systemet ikke administrere erstatningslektioner, vise saldi eller udløbsdatoer.
Kunden logger ind på sin konto og åbner enten Mine kurser, klikker på Afmeld ved lektionen og bekræfter med Afmeld dig i vinduet Aflys deltagelse i lektionen den …?, eller klikker på papirkurvsikonet ved lektionen under Mine bookinger. Det gør kunderne fra deres konto, ikke fra kursussiden på din offentlige holdplan.
Efter bekræftelsen får kunden en notifikations-e-mail. Hvis kunden meldte afbud inden for fristen i Frist for afbud før kursuslektionen i dine indstillinger for erstatningslektioner, kurset tillader erstatningslektioner, og kunden ikke har nået kursets grænse for erstatningslektioner, viser hovedsiden, at kunden er berettiget til en erstatningslektion. Ellers bliver deltagelsen aflyst uden erstatningslektion.
Kunden kan derefter bruge erstatningslektionen på alle hold eller kursuslektioner, der tillader betaling med erstatningslektioner, ved at klikke på Book og vælge Book med en erstatningslektion. Betaling med erstatningslektioner er slået til som standard på nye hold. Du kan slå det fra med Tillad betaling med erstatningslektioner i holdets Avancerede bookingindstillinger. På et kursus bruger du Lektion – tillad betaling med en erstatningslektion i kursets afsnit Erstatningslektioner; nye kurser får standardværdien fra Tillad betaling med en erstatningslektion for enkelte kursuslektioner under Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking > Kurser. Læs mere i Erstatningslektioner: optjening, brug og gyldighed.
Aflysningsregler for begivenheder
Kunder kan selv aflyse en booking til en begivenhed, hvis du tillader det. Gå til Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking, vælg Begivenheder / Workshops, og slå "Tillad selvafmelding" til. Udfyld derefter "Frist for aflysning før begivenheden" — en frist på 0 lader kunderne aflyse når som helst, indtil begivenheden begynder. Fristen kan angives i minutter, timer, dage eller uger.
Det, du sætter her, bliver standarden for de begivenheder, du opretter fremover, og hver enkelt begivenhed kan tilsidesætte det i sine egne indstillinger under Avancerede bookingindstillinger, hvor feltet hedder "Frist for aflysning: hvor lang tid før start?" En enkelt begivenhed med en strammere frist tvinger dig altså ikke til at ændre reglen for alt andet.
Begivenheder har ingen procentbaserede aflysningsgebyrer. Før fristen får kunden alt tilbage. Er selvafmelding slået fra, får kunden en besked om at kontakte studiet. Efter fristen kan en booking betalt med kort eller PayPal ikke aflyses online, og kunden bliver bedt om at kontakte studiet. En booking betalt med kreditter, klip, et medlemskab eller en erstatningslektion kan stadig aflyses efter fristen, men intet bliver returneret. Bookinger betalt med bankoverførsel eller kontant skal altid aflyses og refunderes af dig.
Du kan altid selv aflyse en kundes booking til en begivenhed fra begivenhedsdetaljerne i administrationspanelet. Ved aflysning bliver du spurgt, hvordan refunderingen skal håndteres (returnér kreditter, returnér klip, markér som ubetalt osv.).
Kundens aflysning af hele kurset
At en kunde melder afbud til én lektion på et kursus, er én ting — at aflyse hele deres tilmelding til kurset er noget andet, og det har sin egen indstilling. Du finder den samme sted: Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking under Kurser. Slå "Tillad aflysning af hele kurset" til, og udfyld "Frist for aflysning før kurset". En frist på 0 betyder, at kunderne kan aflyse hele kurset når som helst, indtil det begynder. Det, du sætter her, bliver standarden for de kurser, du opretter fremover, og eksisterende kurser beholder deres indstillinger. Hvert kursus har sin egen kopi af denne indstilling i kursusformularen under Avancerede bookingindstillinger, hvor feltet hedder "Frist for aflysning af kurset: hvor lang tid før kursets start?"
En kunde, der aflyser hele kurset før fristen, får hele beløbet refunderet. Er indstillingen slået fra, eller er fristen passeret, skal kunderne aftale aflysningen direkte med dig. Et kursus betalt med bankoverførsel eller kontant skal altid aflyses og refunderes af dig.
Kurser har heller ingen procentbaserede aflysningsgebyrer. Rettidigt afbud til en enkelt lektion håndteres med erstatningslektioner som beskrevet ovenfor.