Denne artikel handler om reglerne for kunders aflysning af kurser (erstatningslektioner for en lektion, kunden går glip af, og aflysning af hele kurset) og af begivenheder og workshops. Enkelte hold og individuelle bookinger følger en anden regel, nemlig aflysningsdeadline og aflysningsgebyrer; se Aflysningsdeadline og aflysningsgebyrer for holdbookinger og individuelle bookinger.
Hvordan opsætter jeg erstatningslektioner for kurser?
Gå til Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking, og vælg Kurser.
Under Erstatningslektioner slår du Tillad optjening af erstatningslektioner til.
Udfyld Ret til erstatningslektion: hvor lang tid før lektionens start skal kunden melde afbud for at få en erstatningslektion? Værdien 0 betyder, at kunden får en erstatningslektion, uanset hvornår kunden melder afbud, bare det sker, før lektionen begynder. En kunde kan stadig melde afbud efter dette tidspunkt, men får så ingen erstatningslektion.
Vælg Erstatningslektioners standardgyldighed for kurser: Et fast antal dage (regnes fra datoen for den lektion, kunden gik glip af) eller Indtil kurset slutter (med en valgfri Frist efter kursets afslutning (dage)).
Erstatningslektioner gælder kun for lektioner på et kursus, som kunden har booket som helhed. Har en kunde booket en enkelt kursuslektion til Pris pr. lektion, følger den booking aflysningsdeadlinen og aflysningsgebyrerne for enkelte hold og giver ingen erstatningslektion. Der refunderes ingen penge, når en kunde melder afbud til en kursuslektion; erstatningslektionen er kompensationen.
Hvorfor giver mit eksisterende kursus ikke erstatningslektioner, efter at jeg har ændret indstillingen?
Tillad optjening af erstatningslektioner og Erstatningslektioners standardgyldighed for kurser er standardværdier for nyoprettede kurser. Et kursus, du allerede har, beholder sine egne indstillinger. Vil du ændre dem, skal du redigere kurset og åbne afsnittet Erstatningslektioner: Tillad erstatningslektioner, Maks. antal erstatningslektioner og Erstatningslektionernes gyldighed for dette kursus.
Disse indstillinger for det enkelte kursus er tilgængelige på Expert- og Ultimate-abonnementerne og i prøveperioden. På andre abonnementer er de deaktiveret, så hvert kursus beholder den indstilling, det fik, da det blev oprettet.
Hvordan melder en kunde afbud til en kursuslektion og bruger erstatningslektionen?
Kunden skal have en konto i bookingsystemet
For at dine kunder kan bruge erstatningslektionssystemet, skal de have deres egen konto i bookingsystemet. Uden den kan systemet ikke administrere erstatningslektioner, vise saldi eller udløbsdatoer.
Kunden logger ind på sin konto og åbner enten Mine kurser og klikker på Afmeld dig ved lektionen eller klikker på papirkurvsikonet ved lektionen under Mine bookinger. Det gør kunderne fra deres konto, ikke fra kursussiden på din offentlige holdplan.
Efter bekræftelsen viser hovedsiden, at kunden er berettiget til en erstatningslektion. De modtager også en notifikations-e-mail.
Kunden kan derefter bruge erstatningslektionen på alle hold eller kursuslektioner, der tillader betaling med erstatningslektioner, ved at klikke på Book og vælge Book med en erstatningslektion. Betaling med erstatningslektioner er slået fra som standard på hvert hold. Du slår det til med Tillad betaling med erstatningslektioner i holdets Avancerede bookingindstillinger eller med Lektion – tillad betaling med en erstatningslektion i kursets afsnit Erstatningslektioner. Læs mere i Erstatningslektioner: optjening, brug og gyldighed.
Aflysningsregler for begivenheder
Kunder kan selv aflyse en booking til en begivenhed, hvis du tillader det. Gå til Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking, vælg Begivenheder / Workshops, og slå "Tillad selvafmelding" til. Udfyld derefter "Frist for aflysning: hvor lang tid før start?" — en frist på 0 lader kunderne aflyse når som helst, indtil begivenheden begynder. Fristen kan angives i minutter, timer, dage eller uger.
Det, du sætter her, bliver standarden for de begivenheder, du opretter fremover, og hver enkelt begivenhed kan tilsidesætte det i sine egne indstillinger. En enkelt begivenhed med en strammere frist tvinger dig altså ikke til at ændre reglen for alt andet.
Begivenheder har ingen procentbaserede aflysningsgebyrer. Før fristen får kunden alt tilbage. Er selvafmelding slået fra, får kunden en besked om at kontakte studiet. Efter fristen kan en booking betalt med kort eller PayPal ikke aflyses online, og kunden bliver bedt om at kontakte studiet. En booking betalt med kreditter, klip, et medlemskab eller en erstatningslektion kan stadig aflyses efter fristen, men intet bliver returneret. Bookinger betalt med bankoverførsel eller kontant skal altid aflyses og refunderes af dig.
Du kan altid selv aflyse en kundes booking til en begivenhed fra begivenhedsdetaljerne i administrationspanelet. Ved aflysning bliver du spurgt, hvordan refunderingen skal håndteres (returnér kreditter, returnér klip, markér som ubetalt osv.).
Kundens aflysning af hele kurset
At melde en kunde fra én lektion på et kursus er én ting — at aflyse hele deres tilmelding til kurset er noget andet, og det har sin egen indstilling. Du finder den samme sted: Indstillinger > Bookinger og regler > Aflysning af booking under Kurser. Slå "Tillad aflysning af hele kurset" til, og udfyld "Frist for aflysning af kurset: hvor lang tid før kursets start?". En frist på 0 betyder, at kunderne kan aflyse hele kurset når som helst, indtil det begynder. Hvert kursus har også sin egen kopi af denne indstilling i kursusformularen.
En kunde, der aflyser hele kurset før fristen, får hele beløbet refunderet. Er indstillingen slået fra, eller er fristen passeret, skal kunderne aftale aflysningen direkte med dig. Et kursus betalt med bankoverførsel eller kontant skal altid aflyses og refunderes af dig.
Kurser har heller ingen procentbaserede aflysningsgebyrer. Afbud til en enkelt lektion håndteres med erstatningslektioner som beskrevet ovenfor.