Kunden vil skifte til et andet kursus: en anden ugedag, et andet niveau eller bare fortsætte på næste forløb. Før betød det, at du skulle annullere deltagelsen og oprette en ny ordre. Nu flytter du kunden med én handling: de resterende lektioner flytter med over på det nye kursus, de afholdte bliver stående i historikken for det oprindelige, betaling, pris og kvittering forbliver uændret, og kunden får én e-mail.
Hvornår du skal bruge en flytning
Flyt til et andet kursus — kunden flytter med hele resten af kurset over på et andet kursus. Du vælger målkurset, og kunden er med fra den første resterende lektion.
Erstatningslektion — kunden skal kun indhente enkelte lektioner og vælger dem selv i skemaet. Hvordan erstatningslektioner fungerer, står i artiklen Sådan bruger du erstatningslektioner fra administratorpanelet.
En enkelt kursuslektion over på et enkeltstående hold — en kunde, der kun har købt én kursuslektion, flytter du på samme måde som en booking på et hold, se Sådan flytter du en kunde til et andet hold uden aflysning og refundering.
Sådan flytter du en kunde
Åbn detaljen for kurset og fanen Deltagere. Den samme handling finder du også i detaljen for en vilkårlig kursuslektion i afsnittet Kursusdeltagere.
Klik ud for kunden på menuen mere (⋮) og derefter på Flyt til et andet kursus.
Tjek kunden, det oprindelige kursus med antallet af resterende lektioner og ordrens pris øverst i vinduet.
Vælg det nye kursus. Listen indeholder kommende og igangværende udgivne kurser i dit studie, der tillader samme deltagelsesform (fysisk eller online) som den oprindelige booking. Under valget kan du se, hvor mange lektioner på det nye kursus kunden bliver tilmeldt, og fra hvornår.
Lad Giv kunden besked på e-mail være markeret, og skriv eventuelt en besked til kunden, som kommer med i e-mailen.
I noten til ordrehistorikken kan du skrive årsagen; den ser kunden ikke.
Klik på Flyt tilmeldingen.
Hvilke lektioner flytter med
Det er de lektioner, der stadig venter kunden på det oprindelige kursus: dem, der endnu ikke er afholdt, og som ikke er aflyst. Lektioner, der allerede er afholdt, bliver stående på det oprindelige kursus sammen med fremmødet. Lektioner, som kunden har meldt sig fra, flytter ikke med, og de erstatningslektioner, kunden har fået for dem, beholder kunden.
På det nye kursus bliver kunden tilmeldt alle kursets resterende lektioner, uanset hvor mange lektioner kunden havde tilbage på det oprindelige kursus:
Det nye kursus har flere lektioner — kunden får dem til samme pris, ordrens pris ændrer sig ikke.
Det nye kursus har færre lektioner — de overskydende lektioner fra det oprindelige kursus går tabt. Vinduet gør dig opmærksom på forskellen; vil du ændre prisen, retter du den på ordren.
Tip: Det nye kursus må godt være i gang. Kunden får så kun de lektioner, der endnu ikke er afholdt på det.
Hvad sker der med betalingen og kvitteringen
En flytning rører aldrig pengene: betalt bliver betalt med det oprindelige beløb, ubetalt bliver ubetalt. Der oprettes hverken en ekstra opkrævning eller en refundering, heller ikke når det nye kursus har en anden pris. Vil du ændre prisen, retter du den på ordren.
En betalt ordre har en kvittering, og den ændres ikke af flytningen; kursets navn og datoen på kvitteringen bliver de oprindelige. Selve ordren vises nu på det nye kursus, ligesom i kundens oversigt over kurser.
En ubetalt ordre flytter med over på det nye kursus i sin helhed, inklusive navn og dato. Betaler kunden via bankoverførsel, bliver forfaldsdatoen beregnet ud fra den første lektion på det nye kursus.
Hvad vinduet advarer dig om
Følgende situationer blokerer ikke flytningen; du får kun en advarsel, så du træffer beslutningen bevidst:
Nogle lektioner på det nye kursus er fuldt booket. Bookingen oprettes ud over kapaciteten, ligesom når du tilføjer en deltager manuelt.
Kunden er allerede tilmeldt det nye kursus. Efter flytningen har kunden to bookinger på de samme lektioner.
Kunden står på ventelisten til det nye kursus til en af lektionerne. Kundens plads på ventelisten forbliver uændret; hvis kunden ikke skal have den, skal du aflyse den separat.
Det nye kursus har færre resterende lektioner end det oprindelige (se ovenfor).
Ordren er betalt med klippekort, kreditter, medlemskab eller en erstatningslektion. Flytningen kontrollerer ikke, om klippekortet, medlemskabet eller erstatningslektionen også gælder for det nye kursus, og om en grænse bliver overskredet. Tjek det i kundedetaljerne.
Hvad sker der på det oprindelige kursus
Kunden forsvinder fra deltagerlisten på det oprindelige kursus. Kundens afholdte lektioner inklusive fremmøde finder du fortsat i detaljen for de enkelte lektioner, i ordredetaljen og i kundedetaljerne. På hver frigjort lektion bliver der en plads ledig ligesom ved en aflysning: var lektionen fuldt booket, rykker den første på dens venteliste automatisk op, ellers får de, der har bedt om besked, når en plads bliver ledig, en notifikation.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor kan jeg se, at en kunde er blevet flyttet?
I ordrehistorikken ligger der en post med det oprindelige og det nye kursus, datoen for den første nye lektion, antallet af flyttede, tilføjede og fjernede lektioner, hvem der flyttede tilmeldingen og hvornår, samt din interne note. Beskeden til kunden bliver ikke skrevet i historikken; den findes kun i den e-mail, der blev sendt.
Hvad får kunden?
Én e-mail, "Kursusbooking flyttet", med navnet på det oprindelige og det nye kursus, antallet af resterende lektioner og perioden for dem, oplysninger om betalingen, din besked, mødestedet eller onlineoplysningerne og en knap til ordredetaljen. Har kunden ingen e-mailadresse, skal du informere kunden på anden vis.
Hvordan annullerer jeg deltagelsen efter en flytning?
Klik på Annullér kursusdeltagelse ud for kunden på det nye kursus. Annulleringen gælder altid hele ordren, altså også de afholdte lektioner på det oprindelige kursus. Derfor vises muligheden ikke længere ud for kunden på det oprindelige kursus.
Kan jeg flytte en enkelt kursuslektion?
Mellem to kurser nej, det er altid hele resten af kurset, der flytter. En enkelt kursuslektion kan flyttes over på et enkeltstående hold som beskrevet i artiklen Sådan flytter du en kunde til et andet hold uden aflysning og refundering. Til enkelte lektioner skal du bruge en erstatningslektion.