Kunden kan ikke komme, eller kunden kom ikke, og vil have et andet hold i stedet. Før betød det, at du skulle aflyse bookingen og oprette en ny. Nu flytter du kunden med én handling: betaling, pris og kvittering forbliver uændret, og kunden får én e-mail med det nye hold.
Flytning eller erstatningslektion?
Zenamu giver dig to måder at imødekomme kunden. Vælg ud fra, om du allerede kender det nye hold:
Flyt til et andet hold — du vælger et bestemt hold, og kunden flyttes direkte over på det. Det passer, når I aftaler en erstatningsdato, eller når kunden ikke kom, og du vil give kunden et andet hold.
Erstatningslektion — du giver kunden en erstatningslektion, og kunden vælger selv et hold i skemaet. Det passer, når du endnu ikke kender den nye dato, eller når kunden skal flytte flere lektioner på én gang. Hvordan erstatningslektioner fungerer, står i artiklen Sådan bruger du erstatningslektioner fra administratorpanelet.
Sådan flytter du en kunde
Åbn det hold i kalenderen, hvor kunden har sin booking.
Klik på Flyt til et andet hold ud for kunden på deltagerlisten (afhængigt af skærmbredden vises handlingen direkte eller i menuen mere).
Tjek kunden, det oprindelige hold og ordrens pris øverst i vinduet.
Vælg det nye hold. Listen viser hold 30 dage fra den valgte dato; flyt datoen Vis hold fra, hvis det nye hold ligger længere ude. Du kan søge på holdets navn.
Lad Giv kunden besked på e-mail være markeret, og skriv eventuelt en besked til kunden, som kommer med i e-mailen.
I noten til ordrehistorikken kan du skrive årsagen; den ser kunden ikke.
Klik på Flyt booking.
Efter flytningen har kunden en booking på det nye hold med fremmødet sat til "fraværende" og får påmindelser om det nye hold som ved enhver anden booking.
Tip: Du kan også flytte en booking på et hold, der allerede er afholdt, typisk når kunden ikke kom. Er kunden markeret som til stede på det oprindelige hold, skal du først fjerne fremmødet.
Hvad sker der med betalingen og kvitteringen
En flytning rører aldrig pengene: betalt bliver betalt med det oprindelige beløb, ubetalt bliver ubetalt. Der oprettes hverken en ekstra opkrævning eller en refundering, heller ikke når det nye hold har en anden pris. Vil du ændre prisen, retter du den på ordren.
En betalt ordre har allerede en kvittering, og den ændres ikke af flytningen. Ordren bliver derfor registreret på det oprindelige hold: du finder den dér både i ordreoversigten og i holdets omsætning. Kun kundens deltagelse flytter til det nye hold. Flytningen bliver skrevet i ordrehistorikken.
En ubetalt ordre flytter med over på det nye hold i sin helhed: når den er betalt, finder du den på det nye hold både i ordreoversigten og i omsætningen. Betaler kunden via bankoverførsel, bliver forfaldsdatoen beregnet ud fra det nye hold.
Hvad vinduet advarer dig om
Følgende situationer blokerer ikke flytningen; du får kun en advarsel, så du træffer beslutningen bevidst:
Det nye hold er fuldt. Bookingen oprettes ud over kapaciteten, ligesom når du tilføjer en deltager manuelt.
Kunden har allerede en booking på det nye hold. Efter flytningen har kunden to.
Kunden står på ventelisten til det nye hold. Ventelistebookingen forbliver uændret; hvis kunden ikke skal beholde den, skal du aflyse den separat i det nye holds detaljer.
Bookingen er betalt med klippekort, kreditter, medlemskab eller en erstatningslektion. Flytningen kontrollerer ikke, om klippekortet, medlemskabet eller erstatningslektionen også gælder for det nye hold, og om en grænse bliver overskredet. Tjek det i kundedetaljerne.
Kunden kom ikke og betalte online. Efter flytningen er bookingen aktiv igen, og kunden kan selv aflyse den på det nye hold efter dine aflysningsregler — ved onlinebetaling også med refundering. Vil du ikke tillade det, så giv kunden en erstatningslektion i stedet for at flytte bookingen.
Hvad sker der på det oprindelige hold
En flytning frigør en plads på det oprindelige hold på samme måde som en aflysning. Var holdet fuldt og står der folk på ventelisten, bliver den første automatisk rykket op og får en e-mail; ellers får de, der har bedt om besked, når en plads bliver ledig, en notifikation. Vil du aflyse hele det oprindelige hold, så flyt kunderne først og aflys holdet bagefter.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg flytte en kunde fra et kursus?
En kunde, der kun har købt én kursuslektion, kan du flytte til et vilkårligt enkeltstående hold på samme måde. Flytning til en anden kursuslektion eller mellem to kurser er ikke mulig endnu; fremgangsmåden for kurser står i artiklen Kurser: sådan overfører du en kunde mellem to kurser. Kunder, der har købt et helt kursus, og deltagere på begivenheder kan ikke flyttes.
Hvordan beregnes en aflysning efter en flytning?
Ud fra det nye hold. Aflyser kunden bookingen på det nye hold, gælder dine aflysningsregler i forhold til det nye holds starttidspunkt.
Hvor kan jeg se, at en kunde er blevet flyttet?
I ordrehistorikken ligger der en post med både det oprindelige og det nye hold, hvem der flyttede bookingen og hvornår, samt din interne note. Beskeden til kunden bliver ikke skrevet i historikken; den findes kun i den e-mail, der blev sendt.
Hvad får kunden?
Én e-mail, "Booking flyttet", med det oprindelige og det nye hold, din besked, mødestedet eller onlineoplysningerne, en knap til bookingdetaljerne og links til at lægge det nye hold i kalenderen. Har kunden ingen e-mailadresse, skal du informere kunden på anden vis.