Denne artikel handler om de to regler for, hvornår kunder selv kan aflyse deres booking af et enkelt hold eller en individuel booking: Aflysningsdeadline (hvor sent en kunde kan aflyse) og Aflysningsgebyrer for enkelte lektioner (den procentdel, du beholder, når en kunde aflyser sent). Den handler ikke om automatisk aflysning af hold med for få tilmeldte (se Automatisk aflysning ved lav tilslutning), aflysningsregler for kurser og begivenheder (se Kurser og begivenheder: erstatningslektioner og indstillinger for kunders aflysning) eller betalingsmetoder for individuelle bookinger (se Individuelle bookinger (1:1): betalingsmetoder og aflysningsregler).
Reglerne kaldes også afbudsfrist, afbudsregler, aflysningspolitik, gebyr for sent afbud eller en grænse for aflysninger i sidste øjeblik.
Her finder du aflysningsindstillingerne
Gå til Indstillinger (tandhjulsikonet i venstre sidebjælke).
Vælg Bookinger og regler fra topmenuen.
Åbn fanen Aflysning af booking.
Under Hvilken type bookinger sætter du regler for? vælger du kortet Lektioner. Under kortet finder du Aflysningsgebyrer for enkelte lektioner og Aflysningsdeadline.
Hvor sent kan kunder aflyse deres egen booking? (aflysningsdeadline)
Aflysningsdeadline er det seneste tidspunkt før et hold eller en individuel booking starter, hvor en kunde stadig selv kan aflyse sin booking. Det er én fælles indstilling for hele studiet, og den gælder for enkelte hold, kursuslektioner, der bookes enkeltvis, og individuelle bookinger. Du kan ikke sætte en anden aflysningsdeadline for ét bestemt hold eller én bestemt ydelse.
Sådan indstiller du aflysningsdeadlinen:
Gå til Indstillinger › Bookinger og regler › fanen Aflysning af booking, og vælg kortet Lektioner.
I afsnittet Aflysningsdeadline vælger du én af mulighederne:
Når som helst — kunderne kan aflyse deres booking, indtil holdet starter.
Eller angiv en specifik deadline — skriv et tal i Hvor lang tid før holdet starter? Deadlinen angives i hele timer, mindst 1.
Klik på Gem nederst på siden.
Eksempel: Skal kunderne kunne aflyse indtil 12 timer før holdet, vælger du Eller angiv en specifik deadline og skriver 12. For 2 dage skriver du 48.
Hvad sker der efter aflysningsdeadlinen?
En kunde med en betalt holdbooking kan stadig aflyse den og give pladsen fri, men får ingen refundering.
En ubetalt holdbooking kan ikke aflyses online. Kunden bliver bedt om at kontakte dig.
En individuel booking kan ikke aflyses online efter aflysningsdeadlinen. Kunden bliver bedt om at kontakte dig.
På et fuldt booket hold forsvinder muligheden for at komme på ventelisten, når aflysningsdeadlinen er passeret.
Aflysningsdeadlinen begrænser kun kunderne. Du kan stadig selv aflyse enhver kundes booking.
Er aflysningsdeadlinen det samme som "Timer før start" på et hold?
Nej. Timer før start i et holds Avancerede bookingindstillinger hører til automatisk aflysning ved lav tilslutning. Feltet bestemmer, hvornår Zenamu kontrollerer, om der er booket nok personer på holdet. Det ændrer ikke, hvor sent kunderne kan aflyse deres egen booking. Se Automatisk aflysning ved lav tilslutning: tilpassede indstillinger for ét hold eller én begivenhed.
Bookingdeadline på fanen Bookinger er også en anden indstilling. Den stopper nye bookinger, ikke aflysninger.
Sådan opkræver du et gebyr for sene aflysninger (aflysningsgebyrer)
Aflysningsgebyrer er en procentdel af den betalte pris, som du beholder, når en kunde aflyser sin booking tæt på starttidspunktet. Sådan tilføjer du et aflysningsgebyr:
På kortet Lektioner går du til Aflysningsgebyrer for enkelte lektioner og klikker på + Tilføj.
I dialogen Nyt aflysningsgebyr udfylder du Hvilken procentdel af holdprisen? (1–100 %).
Udfyld Hvor lang tid før holdet starter? i hele timer.
Klik på Gem.
I eksemplet nedenfor opretter vi en betingelse, der siger: Hvis en kunde aflyser sin booking 3 timer eller mindre før holdet starter, opkræves et aflysningsgebyr på 25 % af det betalte beløb.
Dit nye aflysningsgebyr vises nu i listen (se billedet nedenfor). Hvis du ønsker det, klik på knappen + Tilføj igen for at oprette endnu en betingelse — f.eks. et gebyr på 50 % for aflysninger foretaget inden for 2 timer før holdet.
Hvad reglerne gælder for (og hvilke tidsenheder)
Aflysningsdeadlinen og aflysningsgebyrerne på kortet Lektioner dækker enkelte lektioner: enkeltstående (åbne) hold, kursuslektioner, som kunderne booker enkeltvis, og bookinger af dine ydelser under Individuelle bookinger. Der findes kun ét fælles regelsæt, så du kan ikke sætte forskellige regler op for ydelser og hold.
Gebyrvinduer og Aflysningsdeadline for enkelte lektioner angives kun i timer — dage og uger kan ikke vælges her. Tænker du i dage, så regn om først: 1 dag = 24 timer, 1 uge = 168 timer.
Kurser og begivenheder fungerer anderledes og har slet ingen procentgebyrer. Se Kurser og begivenheder: erstatningslektioner og indstillinger for kunders aflysning.
Fejlfinding: kan ikke gemme aflysningsgebyrer (aflysningsregler)
Hvis du ikke kan gemme dine aflysningsgebyrer, er den mest almindelige årsag en konflikt mellem et aflysningsgebyr og aflysningsdeadlinen. Systemet viser følgende fejlmeddelelse:
Et af dine aflysningsgebyrer overlapper med aflysningsfristen (fristen skal altid være tidligere). Ret fristen, eller fjern det modstridende gebyr.
Sådan løser du det
Tjek indstillingen Aflysningsdeadline — den definerer det seneste tidspunkt, hvor en kunde selv kan aflyse sin booking, før holdet starter.
Sammenlign timerne. Hvert aflysningsgebyr skal bruge flere timer end aflysningsdeadlinen. Med en deadline på 48 timer virker et gebyr på 72 timer f.eks., men et gebyr på 48 eller 24 timer gør ikke.
Enten juster aflysningsdeadlinen eller fjern det modstridende aflysningsgebyr.
Eksempel: Hvis din aflysningsdeadline er sat til 2 timer før holdet, kan du ikke have et aflysningsgebyr, der gælder "1 time før holdet" — kunden kan ikke længere aflyse med refundering på det tidspunkt.
Sådan opsætter du "gratis indtil X, derefter gebyr"
Lad os sige, at aflysning skal være gratis indtil 72 timer før holdet og koste 25 % derefter. Reglen, du skal arbejde uden om: hvert gebyrvindue skal ligge længere fra holdets start end aflysningsdeadlinen, for efter deadlinen kan kunderne ikke længere aflyse med refundering. To opsætninger fører til målet:
Uden deadline — sæt Aflysningsdeadline til Når som helst, og tilføj et gebyr på 25 % med et vindue på 72 timer. Aflyser kunden mere end 72 timer før, er det gratis; tættere på koster det 25 %, og kunderne kan stadig aflyse, indtil holdet starter.
Med en deadline på 48 timer — vælg Eller angiv en specifik deadline, skriv 48 timer, og tilføj det samme gebyr på 25 % med et vindue på 72 timer. Mere end 72 timer før er gratis, mellem 72 og 48 timer er gebyret 25 %, og under 48 timer kan kunderne ikke længere aflyse med refundering.
Det, du ikke kan gøre, er at kombinere de to, f.eks. "gratis indtil 72 timer, 25 % mellem 72 og 48 timer og et andet gebyr under 48 timer". Det sidste gebyr ville falde efter deadlinen, så systemet gemmer det ikke, og du får fejlmeddelelsen beskrevet ovenfor.