Zenamu spart Ihnen Zeit und versendet E-Mails sowohl an Sie als auch an Ihre Kunden – zum Beispiel eine Buchungsbestätigung, Benachrichtigungen über den Kauf eines neuen Eintrittspakets, Änderungen im Stundenplan oder stornierte Stunden. Und das alles ganz automatisch und ohne Aufwand. Dieser Artikel listet diese automatischen E-Mails auf und zeigt, welche Sie unter Einstellungen › Benachrichtigungen ein- oder ausschalten können. Kundenhinweise, die in Ihrem öffentlichen Stundenplan angezeigt werden, sind keine E-Mails. Sie werden in Kundenhinweise: erstellen, bearbeiten und im öffentlichen Stundenplan anzeigen beschrieben.

Diese E-Mail erhält der Kunde, nachdem er zum ersten Mal einen Platz für eine Stunde, eine Kursreihe oder ein Event im Studio gebucht hat. Die gleiche Nachricht wird auch gesendet, wenn Sie den neuen Kunden manuell im System unter der Übersicht aller Kunden hinzufügen.

Diese E-Mail wird sofort nach der Buchung einer Stunde, einer Kursreihe oder eines Events versendet. Sie enthält Informationen zum Termin (Datum, Uhrzeit, Ort, Kursleiter, Zahlungsmethode usw.) sowie einen Link zur Verwaltung der Buchung.

Unter Einstellungen › Benachrichtigungen finden Sie unterhalb der Schalter für die E-Mail-Benachrichtigungen das Feld „Persönliche Nachricht in der Bestätigungs-E-Mail zur ersten Buchung“. Was Sie dort eintragen, wird an die Buchungsbestätigung angehängt.

Wann diese Nachricht tatsächlich verschickt wird, sollten Sie genau wissen – viele Studios überrascht es:

Eine E-Mail zur Bestätigung, dass der Kursleiter die Bestellung des Kunden als ordnungsgemäß bezahlt vermerkt hat.

Wird in einer Stunde ein Platz frei, wird der erste Kunde auf der Warteliste automatisch gebucht und mit dieser E-Mail benachrichtigt. Diese E-Mail wird immer verschickt. Es gibt keine Einstellung, um sie auszuschalten, und keine SMS-Variante.

Bei einer ausgebuchten Stunde können Kunden (auch Gäste ohne Konto) auf Benachrichtigen klicken und ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, zum Beispiel wenn sie sich nicht auf die Warteliste setzen möchten oder die Stunde keine Warteliste hat. Wird ein Platz frei (z. B. weil jemand storniert) und wartet niemand auf der Warteliste, erhalten alle, die auf Benachrichtigen geklickt haben, diese E-Mail gleichzeitig. Es wird nichts automatisch gebucht: Wer zuerst bucht, bekommt den Platz. Kunden, die noch nicht gebucht haben, erhalten die E-Mail erneut, wenn wieder ein Platz frei wird. Die E-Mail enthält einen Link, mit dem sich diese Benachrichtigungen abbestellen lassen.

Diese E-Mail erinnert Teilnehmer an eine bevorstehende Online-Stunde. Sie wird verschickt, wenn Erinnerung an Online-Stunde unter Einstellungen › Benachrichtigungen eingeschaltet ist, und zwar zu dem Zeitpunkt, den Sie unter Erinnerung vor gewählt haben (standardmäßig 1 Stunde vor Beginn der Stunde). Teilnehmer mit bezahlter Buchung erhalten in dieser E-Mail die Zugangsdaten, z. B. den Link zur Übertragung (Zoom, YouTube) und ggf. ergänzende Angaben. Wenn Sie den Link oder die Online-Angaben ändern, erhalten die gebuchten Teilnehmer ebenfalls eine E-Mail.

Diese E-Mail wird an alle angemeldeten Teilnehmer versendet, wenn sich der Kursleiter oder der Veranstaltungsort ändert.

Diese E-Mail wird an alle angemeldeten Teilnehmer versendet, wenn eine Stunde, eine Kurseinheit oder ein Event storniert wird. Die E-Mail enthält einen festen Stornierungshinweis, den Sie nicht ändern können, und darunter Ihre eigene Nachricht. Diese schreiben Sie beim Stornieren in das Feld Zusätzliche Infos für Teilnehmer (E-Mail) (bei einer Kurseinheit oder einem Event: Zusätzliche Informationen für Teilnehmer (E-Mail)). Das Feld ist mit einer kurzen Entschuldigung vorausgefüllt, die Sie bearbeiten können.

Der Kursleiter hat die Buchung eines Kunden aus einem bestimmten Grund storniert (z. B. wegen ausbleibender Zahlung oder auf telefonische Anfrage nach Ablauf der Stornierungsfrist). Die E-Mail enthält einen festen Stornierungshinweis, den Sie nicht ändern können. Wenn Sie beim Stornieren das optionale Feld Bemerkung ausfüllen (z. B. mit dem Grund der Stornierung), wird Ihre Bemerkung darunter eingefügt.

Eine E-Mail zur Bestätigung, dass der Kunde die Buchung selbstständig storniert hat.

Diese E-Mail wird 2 Wochen vor Ablauf eines Eintrittspakets oder Guthabenpakets gesendet, sofern der Kunde noch ungenutzte Eintritte oder ungenutztes Guthaben hat. Sie nennt das Ablaufdatum und den aktuellen Stand. Bei ausgeschaltetem Schalter Ungenutzte Eintritte nach Ablauf automatisch entfernen (für Eintrittspakete) bzw. Ungenutztes Guthaben nach Ablauf automatisch entfernen (für Guthabenpakete) enthält die E-Mail außerdem den Hinweis, dass der Kunde die Gültigkeit mit dem Kauf eines neuen Eintrittspakets oder Guthabenpakets verlängern kann. Bei eingeschaltetem Schalter entfällt dieser Hinweis.

Diese E-Mail wird direkt nach Ablauf eines Eintrittspakets oder Guthabenpakets gesendet. Ihr Text hängt davon ab, wie in den Einstellungen Ihres Eintritts- und Guthabensystems die beiden Schalter Ungenutzte Eintritte nach Ablauf automatisch entfernen und Ungenutztes Guthaben nach Ablauf automatisch entfernen gesetzt sind:

Eine E-Mail zur Bestätigung, dass dem Konto des Kunden Guthaben oder Eintritte hinzugefügt wurden – dies erfolgt manuell durch Sie im Admin-Bereich im Detailprofil des jeweiligen Kunden (z. B. wenn jemand ins Studio kommt und die Karte bar bezahlen möchte).

Diese E-Mail wird sofort nach der Bestellung eines Eintrittspakets versendet. Nach Eingang der Zahlung erhält der Kunde eine weitere E-Mail mit der Information, dass die Bestellung als bezahlt verbucht wurde.

Öffnen Sie Einstellungen › Benachrichtigungen. Im Bereich E-Mail-Benachrichtigungen an Kursleiter gibt es für jede dieser E-Mails einen eigenen Schalter:

Der zugewiesene Kursleiter erhält eine E-Mail, wenn ein Kunde eine neue Buchung erstellt (Stunden, Kursreihen, Events und Workshops, Einzeltermine). Je nach Plan gibt es zusätzlich den Schalter Kopie an "Administrator", mit dem diese E-Mails auch an Administratoren gehen.

Der zugewiesene Kursleiter erhält eine E-Mail, wenn ein Kunde seine Buchung storniert. Je nach Plan können diese E-Mails über Kopie an "Administrator" auch an Administratoren gehen.

Der Kursleiter mit der Rolle „Administrator“ erhält eine E-Mail, sobald ein Kunde ein Eintrittspaket oder eine Mitgliedschaft bestellt. Für beide gibt es einen eigenen Schalter.

Alle mit der Rolle „Administrator“ erhalten eine E-Mail, sobald ein neuer Kunde zum ersten Mal mit Ihrem Studio in Kontakt kommt: bei der Registrierung, der ersten Buchung oder dem ersten Kauf. Für Kunden, die Sie selbst zum Studio hinzufügen, wird keine E-Mail verschickt.

Erinnerung an Stunde für Kursleiter schickt dem zugewiesenen Kursleiter vor einer Stunde, einer Einheit einer Kursreihe oder einem Event eine Erinnerung mit der aktuellen Teilnehmerliste. Den Zeitpunkt wählen Sie unter Erinnerung vor (vorgegebene Zeiten zwischen 1 und 15 Stunden vor Beginn; standardmäßig 2 Stunden). Tagesübersicht für Experten schickt einem Experten täglich eine Übersicht aller seiner Einzeltermine des Tages.

Eine E-Mail, die an den Kursleiter gesendet wird, mit dem Sie zusammenarbeiten, wenn Sie ihn unter Einstellungen › Kursleiter und Kooperationen hinzufügen und seine E-Mail-Adresse eingeben.

Falls der Kursleiter noch kein bestehendes Konto bei Zenamu hat, kann er über diesen Link in der E-Mail zu Zenamu gelangen, ein Passwort festlegen und erhält so Zugriff auf die Stunden, die er bei Ihnen unterrichtet. Er kann dann z. B. die Anwesenheit verwalten, Sammelnachrichten an die Teilnehmer senden usw.

Eine E-Mail, die 1 Stunde vor Beginn einer Online-Stunde an den zuständigen Kursleiter gesendet wird – aber nur, wenn bei der Online-Stunde der Übertragungslink (z. B. Zoom, YouTube...) noch fehlt.

Erinnerungen an Kunden stellen Sie unter Einstellungen › Benachrichtigungen im Bereich E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden ein. Jede Erinnerung hat einen Schalter und die Option Erinnerung vor mit vorgegebenen Zeiten:

Individuelle Erinnerungsintervalle (z. B. 72 Stunden) werden derzeit nicht unterstützt. Die längste Option sind 48 Stunden. Wenn Sie Ihre Kunden früher erinnern möchten, können Sie eine manuelle Sammelnachricht aus der Stundenübersicht versenden.

Studios in Tschechien und der Slowakei sehen außerdem den Bereich SMS-Benachrichtigungen an Kunden mit Stunde storniert und Erinnerung vor Beginn (mit einer eigenen Einstellung Erinnerung vor).

Viele Studios fragen, ob System-E-Mails das Branding des Studios tragen oder eher „von Zenamu“ wirken. So sehen sie im Posteingang Ihrer Kunden konkret aus: