Wann verlangt das System Rechnungsdaten von Kunden?
Rechnungsdaten werden automatisch verlangt, wenn Ihr Studio beide Bedingungen erfüllt:
Sie haben Zahlungsbelege ausstellen aktiviert (unter Einstellungen > Zahlungen).
Sie sind umsatzsteuerpflichtig, oder Sie sind ein eingetragenes Unternehmen und haben als Dokumenttyp Rechnung gewählt.
Wenn Sie nur einfache Quittungen (vereinfachte Dokumente) ausstellen, sind Rechnungsdaten der Kunden nicht erforderlich.
Wann Rechnungsdaten nicht erforderlich sind: Bei Zahlung mit Guthaben, einem Eintrittspaket oder einer Ersatzstunde wird kein Beleg ausgestellt, und Rechnungsdaten sind daher nicht nötig. Gleiches gilt für Preisvarianten mit dem Betrag 0.
Wie gibt ein Kunde seine Rechnungsdaten ein?
Beim Kauf oder bei der Buchung
Wenn Ihr Studio Rechnungsdaten verlangt, wird dem Kunden das Formular automatisch während des Bestellvorgangs angezeigt. Der Kunde gibt seine Adresse ein (Straße, Stadt, Postleitzahl, Land) und die Daten werden in seinem Profil gespeichert.
Wenn ein Kunde bei der Buchung eine E-Mail-Adresse eingibt, die bereits im System existiert, wird seine Rechnungsadresse automatisch vorausgefüllt.
Im persönlichen Profil
Kunden können ihre Rechnungsdaten jederzeit unter Mein Profil > Rechnungsdaten einsehen und bearbeiten. Die Daten gelten für alle Studios, bei denen der Kunde registriert ist.
Wie ergänze ich Rechnungsdaten als Admin?
Wenn Sie eine Bestellung für einen Kunden anlegen (Guthaben, Eintrittspaket, Mitgliedschaft oder Buchung) und der Kunde keine Rechnungsadresse hat, erscheint ein Hinweis.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Rechnungsadresse ergänzen im Kundenprofil und dann die Bestellung fortsetzen.
Ohne Adresse fortfahren über die Schaltfläche „Verstanden, ohne Adresse fortfahren". Die Adresse kann später im Kundenprofil oder im Bestelldetail ergänzt werden.
Rechnungsadresse auf der Bestellung
Bei der Erstellung einer Bestellung wird automatisch eine Kopie der Rechnungsdaten des Kunden gespeichert. Wenn der Kunde später seine Adresse ändert, behalten zuvor ausgestellte Dokumente die ursprünglichen Daten.
Im Bestelldetail finden Sie den Abschnitt Rechnungsadresse, in dem Sie die gespeicherten Daten einsehen und bei Bedarf bearbeiten können:
Wenn die Bestellung bereits Rechnungsdaten hat -- die Änderung gilt nur für diese Bestellung.
Wenn die Bestellung keine Rechnungsdaten hat -- die Änderung wird sowohl zur Bestellung als auch ins Kundenprofil gespeichert.
Rechnungsdaten über eigene Formularfelder abfragen
Sie können Rechnungsdaten auch über eigene Felder im Buchungsformular abfragen. Richten Sie dies ein unter Einstellungen > Buchungen > Erweiterungen des Buchungsformulars > Zusätzliche Fragen für neue Kunden.
Hinweis: Wenn Ihr Studio eine Rechnungsadresse verlangt (umsatzsteuerpflichtig oder Dokumenttyp „Rechnung"), zeigt das System automatisch das Standard-Rechnungsformular an. Eigene Felder für Rechnungsdaten sind dann nicht nötig und werden nicht angezeigt, um Doppelabfragen zu vermeiden.