Rechnungsdaten der Kunden sind die Adressangaben, die das System braucht, um einen Zahlungsbeleg (Quittung oder Rechnung) auszustellen. Dieser Artikel beschreibt, wann und wie Rechnungsdaten verlangt werden, wo die Kunden sie eingeben und wie Sie als Admin damit arbeiten.
Wann verlangt das System Rechnungsdaten von Kunden?
Rechnungsdaten werden nur dann verlangt, wenn beide Bedingungen zutreffen:
Sie haben Zahlungsbelege ausstellen aktiviert (unter Einstellungen > Zahlungen).
Und mindestens eine der folgenden Voraussetzungen gilt:
Sie sind umsatzsteuerpflichtig — das System stellt automatisch Rechnungen aus, und die Rechnungsadresse des Kunden ist dabei Pflicht.
Sie sind ein eingetragenes Unternehmen (nicht umsatzsteuerpflichtig) und haben als Dokumenttyp Rechnung statt Quittung gewählt.
Tipp: Sie sind sich nicht sicher, welchen Dokumenttyp Sie eingestellt haben? Prüfen Sie das unter Einstellungen > Zahlungen > Zahlungsbelege. Mehr dazu im Artikel Quittung vs Rechnung.
Wann werden keine Rechnungsdaten verlangt?
Das System verlangt in diesen Fällen keine Rechnungsdaten von Kunden:
Die Belegausstellung ist nicht aktiviert.
Sie sind nicht umsatzsteuerpflichtig und stellen nur Quittungen aus (ein vereinfachtes Dokument ohne Kundenadresse).
Der Kunde zahlt mit Guthaben, Eintritten aus einem Eintrittspaket oder einem Nachholtermin — bei diesen Zahlungsarten wird kein Beleg ausgestellt.
Die Preisvariante ist kostenlos (0).
Wie Kunden ihre Rechnungsdaten eingeben
Wenn Ihr Studio Rechnungsdaten verlangt, gibt der Kunde sie direkt beim Kauf oder bei der Buchung ein. Das Adressformular (Straße, Stadt, Postleitzahl, Land) erscheint als Teil des Bestellvorgangs — der Kunde kann es nicht überspringen.
Gibt der Kunde eine E-Mail-Adresse ein, die bereits im System vorhanden ist, werden seine zuvor gespeicherten Daten automatisch vorausgefüllt. Er muss sie also nicht erneut eingeben.
Mein Profil — Rechnungsdaten
Kunden können ihre Rechnungsadresse jederzeit unter Mein Profil > Rechnungsdaten einsehen und ändern. Falls sie noch keine Rechnungsdaten hinterlegt haben, sehen sie einen Hinweis, dass manche Studios diese für die Belegausstellung benötigen.
Die Rechnungsadresse ist auf Kontoebene gespeichert — sie gilt für alle Studios, bei denen der Kunde registriert ist.
Was tun, wenn ein Kunde keine Rechnungsdaten hat
Wenn Sie als Admin einem Kunden Guthaben, ein Eintrittspaket oder eine Mitgliedschaft hinzufügen und der Kunde keine Rechnungsadresse hinterlegt hat, erscheint ein Warnhinweis. Das Formular ist blockiert und kann nicht abgesendet werden.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Rechnungsadresse beim Kunden ergänzen — wechseln Sie zur Detailseite des Kunden und tragen Sie die Adresse dort ein.
Ohne Adresse fortfahren — klicken Sie auf „Verstanden, fortfahren". Das Formular wird freigegeben und Sie können die Bestellung abschließen. Der Beleg wird ohne Kundendaten ausgestellt. Die Adresse lässt sich später im Kundenprofil oder direkt in den Bestelldetails nachtragen.
Beim Erstellen einer Buchung (Stunde, Kursreihe, Event, Termin) erscheint der Warnhinweis erst, wenn der Server feststellt, dass die Rechnungsadresse fehlt. Auch hier können Sie die Schaltfläche zum Fortfahren ohne Adresse verwenden.
Ungarn: Bei ungarischen Studios mit Pflicht zur Ausstellung einer számla (Rechnung) steht die Schaltfläche zum Fortfahren ohne Adresse nicht zur Verfügung. Das ungarische Steuerrecht verlangt auf jedem Beleg eine echte Rechnungsadresse des Kunden.
Rechnungsdaten auf Bestellungen
Beim Anlegen einer Bestellung speichert das System automatisch eine Kopie der Rechnungsdaten des Kunden direkt bei der Bestellung. Ändert der Kunde seine Adresse später, behalten ältere Bestellungen die ursprünglichen Daten — der Beleg entspricht also immer dem Stand zum Zeitpunkt des Kaufs.
Rechnungsadresse in den Bestelldetails
In den Details jeder Bestellung finden Sie den Bereich Rechnungsadresse. Es gibt zwei mögliche Zustände:
Daten sind vorhanden — die Adresse, die der Kunde zum Zeitpunkt der Bestellung hatte, wird angezeigt. Mit „Bearbeiten" können Sie sie ändern, die Änderung gilt aber nur für diese Bestellung.
Daten fehlen — es erscheint der Text „Diese Bestellung enthält keine Rechnungsdaten des Kunden." mit der Möglichkeit, sie zu ergänzen. In diesem Fall werden die Daten sowohl bei der Bestellung als auch im Kundenprofil gespeichert.
Kooperationen (geteilte Events)
Wenn Sie ein Event mit einem anderen Studio teilen, gelten immer die Rechnungseinstellungen des Quellstudios (das Studio, das das Event erstellt hat). Ein Kunde, der sich über ein Partnerstudio anmeldet, sieht das Rechnungsformular gemäß den Einstellungen des Quellstudios. So werden die Belege korrekt ausgestellt, unabhängig davon, wo sich der Kunde registriert hat.
Häufige Fragen
Wo findet ein Kunde seine Rechnungsadresse?
Unter Mein Profil > Rechnungsdaten nach dem Einloggen in sein Konto.
Wenn ein Kunde seine Adresse ändert — ändert sie sich auch auf älteren Bestellungen?
Nein. Ältere Bestellungen behalten die ursprünglichen Rechnungsdaten. Die neue Adresse gilt erst für zukünftige Bestellungen.
Ein Kunde ist bei mehreren Studios registriert — muss er die Adresse jedes Mal neu eingeben?
Nein. Die Rechnungsadresse ist auf Kontoebene gespeichert und gilt für alle Studios.
Warum werden bei Zahlung mit Guthaben oder Eintritten keine Rechnungsdaten verlangt?
Bei Zahlung mit Guthaben, Eintritten aus einem Eintrittspaket oder einem Nachholtermin wird kein neuer Beleg ausgestellt — der Beleg wurde bereits beim ursprünglichen Kauf des Guthabens oder Eintrittspakets erstellt.
Kann ich als Admin immer ohne Rechnungsadresse fortfahren?
Ja, mit Ausnahme ungarischer Studios. Die Schaltfläche „Verstanden, fortfahren" ermöglicht es Ihnen, die Bestellung abzuschließen. Die Adresse können Sie jederzeit nachträglich ergänzen.
Kann ich die Rechnungsadresse auf einer bestehenden Bestellung ändern?
Ja. Klicken Sie in den Bestelldetails auf „Bearbeiten" beim Bereich Rechnungsadresse. Die Änderung wird nur für diese eine Bestellung gespeichert.
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